Ausschreibung: Fördermittelmanagementsoftware - DE-Berlin Softwarepaket und Informationssysteme Dokument Nr...: 908778-2024 (ID: 2024091207280146837) Veröffentlicht: 12.09.2024 * Fördermittelmanagementsoftware 1) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Offizielle Bezeichnung: Amadeu Antonio Stiftung; Bereich/Abteilung: Finanzverwaltung; Straße, Hausnummer: Novalisstr. 12; Postleitzahl: 10115; Ort: Berlin; Land: DE; Telefon: +49 3024088621; Internet-Adresse: www.amadeu-antonio-stiftung.de; E-Mail: michael.schulte@amadeu-antonio-stiftung.de Den Zuschlag erteilende Stelle: s.o. Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: s.o. 2) Verfahrensart: Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb, Vergabenummer: V2024-001 3) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Angebote können nur elektronisch abgegeben werden. 4) Ggf. in den Fällen des 29 (3) die Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen: nicht angegeben 5) Art und Umfang der Leistung: Aufforderung zur Teilnahme am Wettbewerb für eine Fördermittelmanagement-Software Die Amadeu Antonio Stiftung mit Sitz in Berlin, Leipzig, Jena und Hannover hat zum Ziel, eine demokratische Zivilgesellschaft zu stärken, die sich konsequent gegen Rechtsextremismus, Rassismus und Antisemitismus wendet. Zu diesem Zweck werden jährlich bundesweit bis zu 60 Projekte durchgeführt, die von der öffentlichen Hand und privaten Stiftungen und Verbänden gefördert werden. Für das Management dieser Förderprojekte suchen wir eine Software-Lösung, die uns als Fördermittel empfangende Organisation bei der Beantragung, Verwaltung, Abrechnung und Dokumentation sämtlicher notwendiger Vorgänge unterstützt und Prozesse optimiert. Leistungsbeschreibung Folgende Leistungen sollten erbracht werden: Datensicherheit Serverstandorte müssen nach Möglichkeit in Deutschland sein Nach Möglichkeit Wahlmöglichkeit zwischen Internem Server oder Cloudverwaltung Module Schnittstelle mit dem Buchungshaltungsprogramm DATEV zum Import von Daten: Daten können aus DATEV vollständig in die Software eingelesen, bearbeitet und für Reports exportiert werden. Dabei sollten einmal bearbeitete Daten bei einem erneuten Import aus DATEV nicht überschrieben werden (Doublettenabgleich bei Import) Erstellung oder Importmöglichkeit von unterschiedlichen Fördergeberlogiken für Kosten- und Finanzierungspläne bei Antragstellung und Verwendungsnachweisen: Die Formulare der diversen Fördertöpfe unterscheiden sich in Aufbau und Formaten. Das muss in der Software-Lösung abgebildet werden können. Manuelle Anpassungsmöglichkeiten bei der Organisation und Benennung von Arbeitsschritten und Positionen Exportmöglichkeiten für Beleglisten und zahlenmäßige Verwendungsnachweise als Excel-/CSV-Datei Zugriffsrechte und Rollen von Gruppen von Mitarbeitenden sollten trennbar sein Verwaltung bzw. Erstellung von Anträgen, Mittelabrufen, zahlenmäßigen Verwendungsnachweisen, Beleglisten mit allen notwendigen und gängigen Finanzplanpositionen und Verknüpfungen (u.a. Belegtext, Empfänger*in, Betrag, Beleg- und Zahldatum, Finanzplanposition) Dokumenten- und Adressverwaltung, Terminsetzungen und -erinnerungen per Mail oder Kalenderfunktion Nutzerfreundliche, intuitive Bedienung Erweiterung der Anzahl von Lizenzen möglich Mehrmandantenfähigkeit: aktuell ein Tochterunternehmen und eine weitere Organisation, für die wir die Verwaltung übernehmen Wünschenswert: Vorhandene Anbindung zu Portalen von Fördermittelgebern wie Profi Online, Easy Online, FAZIT Berlin, Demokratie leben Leistungen im Rahmen der Einführung/Implementierung des Produkts Implementierung und Test Dauer und Art der Einführung: Bitte detaillierte Erläuterung des Ablaufs mit Terminbeispielen Probeversion, Art und Nutzungsdauer Bitte erläutern Sie anhand der Leistungsbeschreibung die Möglichkeiten Ihrer Software. Wir freuen uns über Ihre Teilnahme an der beschränken Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb mit der Bestätigung der o.g. Leistungsmerkmale. Bitte strukturieren Sie Ihre Kostenangebote wie folgt: Kosten Vollzugriff/-lizenz für 5 Nutzer*innen Angabe der Kosten für weitere Lizenzen Lesezugriff/-lizenz mit der Berechtigung zur Bearbeitung der Beleglisten für 30 Nutzer*innen (nur Zuordnung der Finanzplanposition) Angabe der Kosten für weitere Lizenzen Ggf. Kosten für weitere Mandanten (Tochtergesellschaften) Ggf. Kosten für Nutzung von Anbindungen an Förderportale wie Profi Online Einführung und Implementierung Probeversion Betriebskosten, Hosting Wird ein NGO-Rabatt gewährt? In welcher Höhe? Sonstige Kosten Die Ausschreibung erfolgt als Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 4 Jahren. Ort(e) der Leistungserbringung: Offizielle Bezeichnung: Amadeu Antonio Stiftung; Straße, Hausnummer: Novalisstr. 12; Postleitzahl: 10115; Ort: Berlin; Land: DE 6) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: entfällt, da keine losweise Vergabe 7) Nebenangebote sind nicht zugelassen. 8) Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist: Beginn: 15.10.2024, Ende: 15.12.2024 9) Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt. Ein unentgeltlicher Abruf ohne Registrierung ist möglich unter https://www.evergabe.de/unterlagen/3032547/zustellweg-auswaehlen. 10) Teilnahmefrist: 17.09.2024, 12:00 Uhr 11) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: Keine 12) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: Wünschenswert ist jährliche Rechnungsstellung zum Projektbeginn, folgend Anfang Januar 13) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die der Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen verlangt: Referenzen möglichst aus dem Bereich Non-Profit und/oder von Referenzen mit Anbindung zu DATEV Muster der Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung Übersicht relevanter Zertifizierungen Ggf. Beschreibung der Software-Schnittstellen 14) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: Funktionsumfang gemäß Leistungsbeschreibung, insbesondere Schnittstelle zu DATEV (70%), Lizenz- und Preismodell (30%) Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/evergabede/2024/09/6388815.html Data Acquisition via: p8000001 -------------------------------------------------------------------------------- Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for: The Office for Official Publications of the European Communities The Federal Office of Foreign Trade Information Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de