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Ausschreibung: Dokumentenverwaltungssystem - DE-Magdeburg
Dokumentenverwaltungssystem
Dokument Nr...: 499877-2017 (ID: 2017121509115686178)
Veröffentlicht: 15.12.2017
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  DE-Magdeburg: Dokumentenverwaltungssystem
   2017/S 241/2017 499877
   Auftragsbekanntmachung
   Lieferauftrag
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   KID - Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH
   Alter Markt 15
   Magdeburg
   39104
   Deutschland
   Kontaktstelle(n): Saager, Patrick
   E-Mail: [1]ausschreibung@kid-magdeburg.de
   Fax: +49 39124464400
   NUTS-Code: DEE03
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [2]http://www.kid-magdeburg.de
   Adresse des Beschafferprofils: [3]http://www.deutsche-evergabe.de
   I.2)Gemeinsame Beschaffung
   Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben
   I.3)Kommunikation
   Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
   vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
   [4]https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/DownloadTe
   nderFiles.ashx?subProjectId=HtSIoN8IU48%3d
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
   [5]http://www.deutsche-evergabe.de
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Andere: IT-Dienstleister
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Allgemeine öffentliche Verwaltung
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Dokumentenmanagement - DMS.
   Referenznummer der Bekanntmachung: KID_DMS_11/2017
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   48311100
   II.1.3)Art des Auftrags
   Lieferauftrag
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Bereitstellung und Einführung eines Dokumentenmanagements - DMS sowie
   einer Vertriebspartnerschaft.
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   Wert ohne MwSt.: 1 000 000.00 EUR
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
   II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
   48311100
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DEE03
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Deckung des Bedarfs eines Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches den
   unterschiedlichen Verwaltungsstrukturen der Bedarfsträger der Kommunale
   IT-Union eG (KITU) gerecht wird, die organisatorischen internen Abläufe
   ebenso er-fasst wie die Kommunikation mit dem Bürger sowie amtliche
   Verwaltungsvorgänge.
   Sicherzustellen sind insbesondere:
    eine datenschutzrechtlich abgesicherte Datennutzung und
   -verarbeitung,
    eine einfache Bedienbarkeit des Systems,
    eine nutzerspezifische Rollenzuweisung mit flexibel verteilbaren
   Nutzungs- und Zugriffsrechten nach Maßgabe des beigefügten
   Kriterienkataloges.
   Das System muß in vorhandene IT-Landschaften, sowohl im Rechenzentrum
   der KID Magdeburg GmbH (KID) als auch bei den Kommunen, integrierbar
   sein. Dazu gehört auch die Verbindung des DMS mit anderen
   Softwareprodukten zum Datenaustausch. Folglich sind entsprechende
   Schnittstellen vorzuhalten bzw. im konkreten Anwendungsfall umzusetzen.
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
   nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
   II.2.6)Geschätzter Wert
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Laufzeit in Monaten: 48
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
   II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
   Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
   Höchstzahl: 5
   Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
   a. Qualität der nachgewiesenen Kompetenz und Erfahrung anhand Anzahl
   und beruflicher Qualifikation von Mitarbeitern, Gewichtung: 40 %
   Aufgrund der Komplexität der ausgeschriebenen Leistung ist ein
   hinreichender Personalstamm des Bewerbers erforderlich (Formblatt F2).
   Anzugeben ist die Anzahl und berufliche Qualifikation der Mitarbeiter
   des Bewerbers, die für die Betreuung der Software, der Services, des
   Vertriebs und der In-standhaltung bereitstehen. Die Vergabestelle
   behält sich vor, weitere Nachweise über die Qualifikationen der
   Mitarbeiter anzufordern.
   Die im Rahmen der Auswahlentscheidung relevanten Kriterien sind unter
   Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Kompetenz und Erfahrung
   dargestellt. Die höchste angegebene Anzahl von Mitarbeitern und deren
   beruflichen Qualifikationen wird mit 10 Punkten bewertet, die übrigen
   erhalten eine der Vergleichbarkeit entsprechende Punktzahl. Die
   Wertungspunkte werden mit dem Faktor 40 gewichtet.
   b. Grad der nachgewiesenen Kundenzufriedenheit und der
   Kundenzufriedenheitserklärung mit der bestmöglichen Bewertung,
   Gewichtung: 10 %
   Bestandteil der Vergabeunterlagen ist ein Musterformblatt, das als
   Mustervorlage verwendet werden kann. Gewertet wird jeweils nur der Grad
   der nachgewiesenen Zufriedenheit.
   Ein Bewerber erhält für einen sehr zufriedenen Referenzkunden pro
   ausgefülltem Formblatt 3 Punkte, für einen zufriedenen Kunden 2 Punkte.
   Für einen unzufriedenen Kunden erhält der Bewerber 0 Punkte. Der
   Bewerber mit der höchsten Punktzahl erhält 10 Wertungspunkte. Die
   übrigen Bewerber erhalten anteilig weniger Wertungspunkte. Die
   erreichten Wertungspunkte werden mit dem Faktor 10 gewichtet.
   c. Qualität der nachgewiesenen Referenzen, Gewichtung: 20 %
   Die Vergabestelle wird anhand der eingereichten Referenzen die
   Kompetenz und Erfahrung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft durch
   Vergabe von 10 Punkten (sehr gut) bis 2 Punkte (mangelhaft) bewerten
   und den erreichten Punktestand mit dem Faktor 20 gewichten. Bewertet
   wird der Grad der Vergleichbarkeit der jeweils dargestellten
   Referenzleistung mit der ausgeschriebenen Leistung.
   Die im Rahmen der Auswahlentscheidung relevanten Kriterien sind unter
   Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Referenzen in der
   beschrieben.
   d. Servicekonzept mit der bestmöglichen Bewertung, Gewichtung: 30 %
   Der Bewerber mit dem schlüssigsten Konzept, welches zu allen
   vorgenannten Punkten belastbare Aussagen enthält, bekommt 10 Punkte,
   die mit dem Faktor 30 gewichtet werden.
   Die im Rahmen der Auswahlentscheidung relevanten Kriterien sind unter
   Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Servicekonzept in der
   beschrieben.
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: nein
   II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Teilnahmebedingungen
   III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
   hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
   Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
   a. Handelsregisterauszug in Kopie, nicht älter als 6 Monate.
   b. Eigenerklärungen zu §§ 10, 12, 13 LVG LSA und ergänzende
   Vertragsbe-dingungen zu §§ 12, 17, 18 LVG LSA.
   c. Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123
   GWB und § 124 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 GWB.
   d. Geforderte Erklärungen/Nachweise im Fall der Bildung einer
   Bietergemeinschaft bzw. im Fall der Einschaltung anderer Unternehmen.
   III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   Wenn eine Bewerbergemeinschaft sich bewirbt, genügt der Nachweis der
   Berufshaftpflicht durch ein Mitglied, die übrigen Nachweise sind jedoch
   von jedem Mitglied und durch jedes Drittunternehmen einzureichen, auf
   deren Eignung sich ein Bewerber bezieht.
   Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
   a. Bilanzen der letzten drei Geschäftsjahre.
   b. Angaben über die Gesamtumsätze der letzten drei Geschäftsjahre und
   der Umsätze der letzten drei Geschäftsjahre, die mit der
   ausgeschriebe-nen Leistung vergleichbar sind. Dabei muss der Umsatz in
   den letzten 3 Jahren jeweils über 5 Millionen Euro liegen und
   mindestens 70 % vom Gesamtumsatz betragen.(Formblatt F5)
   c. Nachweis über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer
   Mindesthaftsumme von EUR 500.000,00 für Sach-, Personen- und
   Vermögens-schäden je Schadensfall (Kopie). Es genügt eine verbindliche
   Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung im Auftragsfall
   abgeschlossen wird nebst einer schriftlichen Erklärung eines in der
   Europäischen Union zuge-lassenen Kreditinstitutes über die Bereitschaft
   zum Abschluss einer solchen Versicherung im Auftragsfall.
   III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   a. Angaben zum Firmenprofil
   Angaben zum Firmenprofil, zur Unternehmensgröße, zur Service- und
   Vertriebsstruktur sowie dem Unternehmenskonzept.
   b. Kompetenz und Erfahrung
   Darzulegen ist die Erfahrung des Bewerbers zur Integration der
   angebotenen Leistungen in eine IT-Infrastruktur.
   Anzugeben sind ferner die berufliche Qualifikation und
   Weiterbildungsmaßnahmen der Mitarbeiter des Bewerbers, die für die
   Betreuung und Einführung des Dokumentenmanagementsystems sowie die
   Wartung und Auftragsabwicklung bereitstehen. Die Vergabestelle behält
   sich vor, weitere Nachweise über die Qualifikationen der Mitarbeiter
   anzufordern.
   Die beste Bewertung erhält der Bewerber, welcher.
    eine umfassende Kompetenz und vorhandene Erfahrung der zur
   Leistungserfüllung eingesetzten Mitarbeiter belegt,
    anhand der Referenzen seine Fähigkeit zur Beratung erklärt,
    die Integration der angebotenen Leistungen in eine IT-Infrastruktur
   erfolgreich umgesetzt hat sowie.
    durch Aus- und Weiterbildungskonzepte die Qualifikation seiner
   Mitarbeiter sicherstellt.
   Alle Bewerber, die die vorgenannten Punkte nicht oder nur teilweise
   nachweisen, erhalten entsprechend schlechtere Bewertungen.
   c. Kundenzufriedenheit
   Für die Eignungsprüfung ist die Einreichung ausgefüllter Angaben zur
   Kundenzufriedenheit gemäß Formblatt F2 nicht erforderlich. Die
   ausgefüllten Formblätter sind nur innerhalb der Auswahlentscheidung
   relevant.
   In die Bewertung fließen die eingereichten ausgefüllten Erklärungen der
   Referenzgeber zur Kundenzufriedenheit ein. Die Bewertung erfolgt wie
   eingangs dargestellt.
   Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
   d. Referenzen
   Einzureichen ist eine Referenzliste mit den Referenzprojekten
   (Formblatt F6) der letzten drei Jahre des Bewerbers bzw. der Mitglieder
   der Bewerberge-meinschaft sowie von den Drittunternehmen, auf deren
   Eignung sich der Bewerber bezieht. Die Referenzliste muss sich über die
   wesentlichen, in den letzten drei Jahren vollständig erbrachten
   Leistungen erstrecken, die mit der ausgeschriebenen Leistung
   vergleichbar sind. Die Referenzprojekte müssen nicht zwingend
   abgeschlossen sein.
   Vergleichbar sind solche Leistungen, die inhaltlich die Beratung,
   Betreuung und Einführung von Dokumentenmanagementsystemen in
   Gebietskörper-schaften des öffentlichen Rechts oder sonstigen
   Unternehmen/Einrichtungen mit überwiegend öffentlicher
   Kapitalbeteiligung zum Gegenstand hatten.
   Die Referenzliste muss Angaben zum Projektvolumen in Euro, dem
   Leis-tungszeitraum sowie dem Auftraggeber inklusive der Ansprechpartner
   mit Telefonnummer und einer Projektbeschreibung gemäß Formblatt F6
   enthalten.
   e. Servicekonzept
   Einzureichen ist ein Servicekonzept mit folgenden Schwerpunkten:
    ServiceDesk (Supportannahme per Telefon, eMail oder persönlich),
    Kapazität, anstehende Kundenaufträge basierend auf mehrjährigen
   Supportverträgen abzuarbeiten,
    Vor-Ort-Betreuung beim Endkunden,
    aktuelle Nachweise über die Betreuung vergleichbarer
   Infrastrukturen/Projekte mit mehrjährigen Supportverträgen,
    Maßnahmen zur Verarbeitung der Kundendaten gemäß
   Informationssicherheits-Managementsystemnorm ISO 27001 bzw. Nachweis
   der Zertifi-zierung,
    Sicherstellung einer umfassenden Kundenbetreuung/Wartung bei
   fehlen-der Verfügbarkeit keines Standortes im Umkreis von 100 km von
   Sachsen-Anhalt,
    Ressourcenplanung bewerberseitiger Einführungs-, Beratungs-,
   Entwicklungs- und Betreuungsleistungen des Jahres 2018 zwecks Abgleich
   mit dem angestrebten DMS-Projekt des Auftraggebers.
   Für den Fall, dass weniger als drei Mitarbeiter für die Betreuung,
   Einführung und Wartung der Software sowie die Abwicklung der
   Lieferleistungen bereit-stehen, hat der Bewerber darzulegen, wie im
   Krankheits- bzw. Vertretungsfall eine umfassende Kundenbetreuung
   sichergestellt ist.
   III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
   III.2)Bedingungen für den Auftrag
   III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
   III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Verhandlungsverfahren
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
   Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
   IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
   Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
   IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
   Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf
   der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne
   Verhandlungen durchzuführen
   IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
   Tag: 12/01/2018
   Ortszeit: 23:59
   IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
   Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
   Tag: 19/01/2018
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   IV.2.6)Bindefrist des Angebots
   IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
   VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
   Ernst-Kamieth-Straße 2
   Halle/Saale
   06112
   Deutschland
   Telefon: +49 3455141529
   Fax: +49 3455141115
   VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   §160 GWB Einleitung, Antrag.
   (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag
   ein.
   (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem
   öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in
   seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von
   Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem
   Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein
   Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
   (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
   1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
   Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und
   gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10
   Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2
   bleibt unberührt,
   2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
   erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der
   Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
   gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
   3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
   Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der
   Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber
   gerügt werden,
   4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des
   Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
   Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit
   des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt
   unberührt.
   VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
   erteilt
   Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
   Ernst-Kamieth-Straße 2
   Halle/Saale
   06112
   Deutschland
   Telefon: +49 3455141529
   Fax: +49 3455141115
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   12/12/2017
References
   1. mailto:ausschreibung@kid-magdeburg.de?subject=TED
   2. http://www.kid-magdeburg.de/
   3. http://www.deutsche-evergabe.de/
   4. https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=HtSIoN8IU48%3d
   5. http://www.deutsche-evergabe.de/
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