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Ausschreibung: Event-Organisation - DE-München
Event-Organisation
Dokument Nr...: 174983-2018 (ID: 2018042109302701079)
Veröffentlicht: 21.04.2018
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  DE-München: Event-Organisation
   2018/S 78/2018 174983
   Bekanntmachung einer Änderung
   Änderung eines Vertrags/einer Konzession während der Laufzeit
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.
   (Generalverwaltung) Hofgartenstr. 8
   München
   80539
   Deutschland
   E-Mail: [1]vergabe@gv.mpg.de
   NUTS-Code: DE
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [2]www.mpg.de
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von
   Veranstaltungen der Max-Planck-Gesellschaft
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   79952000
   II.1.3)Art des Auftrags
   Dienstleistungen
   II.2)Beschreibung
   II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von
   Veranstaltungen der Max-Planck-Gesellschaft
   II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung zum Zeitpunkt des Abschlusses des
   Vertrags:
   Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von
   Veranstaltungen der Max-PlanckGesellschaft zur Förderung der
   Wissenschaften e.V. (MPG) (wie z.B. Jahresversammlungen, Jubiläumsakte,
   Preisverleihungen u.ä.). Wesentliches Element dieses
   Abrufrahmenvertrages ist die Organisation und Durchführung der
   Jahresversammlung.
   Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG)
   führt als privatrechtlich organisierter Verein jährlich eine
   Mitgliederversammlung, umrahmt von diversen Teilveranstaltungen, durch.
   An der Jahresversammlung mit ihrer hohen medialen und politischen
   Bedeutung nehmen jeweils rund 600 Mitglieder und Gäste aus
   Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft teil.
   Die Jahresversammlung umfasst verschiedene Teilveranstaltungen und
   Begleitprogramme an 2-3 Tagen mit wechselnder Zusammensetzung der
   Teilnehmer. Abschließender Höhepunkt ist jeweils die Festversammlung
   mit hochrangigen Gästen aus dem politischen und wissenschaftlichen
   Bereich.
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen
   Beschaffungssystems oder der Konzession
   Beginn: 15/04/2015
   Ende: 14/04/2018
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.1)Bekanntmachung einer Auftragsvergabe in Bezug auf diesen Auftrag
   Bekanntmachungsnummer im ABl.: [3]2014/S 080-140419
   Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
   Auftrags-Nr.: 1
   Bezeichnung des Auftrags:
   Beauftragung der Organistion und Durchführung der Jahresversammlung
   2020 der Max-Planck Gesellschaft
   V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
   V.2.1)Tag des Abschlusses des Vertrags/der Entscheidung über die
   Konzessionsvergabe:
   28/03/2018
   V.2.2)Angaben zu den Angeboten
   Der Auftrag/Die Konzession wurde an einen Zusammenschluss aus
   Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
   V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
   EUROKONGRESS GmbH
   Schleissheimer Str. 2
   München
   80333
   Deutschland
   NUTS-Code: DE212
   Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja
   V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (zum Zeitpunkt
   des Abschlusses des Auftrags;ohne MwSt.)
   Gesamtwert der Beschaffung: 1.00 EUR
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   Es handelt sich um eine sog. soziale/andere besondere Dienstleistung im
   Bereich der Event-Organisation im Sinne der Richtlinie 2014/24/EU des
   Europäischen Parlaments und des Rates (vgl. Anhang XIV) (CPV 79952000 =
   Anhang XIV-Leistungen).
   Aufgrund der mittlerweile erforderlichen, immer längeren Vorläufe in
   der Veranstaltungsplanung und Reservierung von geeigneten
   Veranstaltungsräumlichkeiten musste die Jahresversammlung 2020
   terminlich und räumlich bereits festgelegt werden. Selbst in einer
   Stadt wie Berlin sind die Auswahlmöglichkeiten begrenzt, und es ist
   zwingend notwendig, frühzeitig  spätestens im Frühjahr 2018  die
   passenden Veranstaltungsräumlichkeiten zu buchen.
   Ein möglichst großer Vorlauf gilt ebenfalls für die Reservierung von
   Zimmerkontingenten und zusätzlichen Tagungsräumlichkeiten.
   Einhergehend mit der Buchung eines geeigneten Raumes für die
   Festversammlung, entwickelt der derzeitige Auftragnehmer bereits jetzt
   eine erste für den Raum passende Konzeption für die Veranstaltung. Ein
   umso größerer Zeitvorlauf garantiert in diesem Zusammenhang auch, dass
   die geeignetsten Moderatoren, Musiker etc. gebucht werden können und so
   die Durchführung eines angemessenen Events gewährleistet ist.
   Die vor allem auch konzeptionellen und kreativen Weichenstellungen
   müssen jetzt final festgelegt werden. Ein späterer Auftragnehmerwechsel
   und Eintritt eines neuen Dienstleisters ist nicht nur mit erheblichen
   Schwierigkeiten, sondern auch mit erheblichen Mehraufwand und damit
   höheren Kosten verbunden.
   Eine Übernahme fremder Konzeptionen und deren Umsetzung dürfte zudem
   weder einer homogen und repräsentativen Darstellung des Auftraggebers
   dienen noch einem neuen Dienstleister zumutbar sein.
   Aus den vorgenannten Gegebenheiten und erörterten Gründen ist eine
   Beauftragung der Organisation und Durchführung der Jahresversammlung
   2020 gemäß § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB ohne Durchführung eines neuen
   Vergabeverfahrens notwendig und zulässig.
   Die Wertgrenze von 50 % des ursprünglichen Auftragswertes sowie der
   hier einschlägige Schwellenwert von 750 000 EUR wird nicht erreicht.
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Regierung von Oberbayern Vergabekammer Südbayern
   Maximillianstr. 39
   München
   80538
   Deutschland
   E-Mail: [4]vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de
   VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Ein Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit der Auftragsvergabe nach
   § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB ist unzulässig, soweit mehr als 30 Kalendertage
   nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im
   Amtsblatt der Europäischen Union vergangen sind (§ 135 Abs. 2 Satz 2
   GWB).
   VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
   erteilt
   Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung; Sachgebiet
   Vergabemanagement
   Hofgarten 8
   München
   80539
   Deutschland
   E-Mail: [5]vergabe@gv.mpg.de
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   19/04/2018
   Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession
   VII.1)Beschreibung der Beschaffung nach den Änderungen
   VII.1.1)CPV-Code Hauptteil
   79952000
   VII.1.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
   VII.1.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE
   VII.1.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Beauftragung der Organisation und Durchführung der Jahresversammlung
   2020 der Max-Planck-Gesellschaft in Berlin mittels Erweiterung des
   Abrufrahmenvertrags vom 14.04.2015 (Auftragsänderung) für die
   Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der
   Max-PlanckGesellschaft.
   Zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) (wie z.B.
   Jahresversammlungen, Jubiläumsakte, Preisverleihungen u.ä.).
   Wesentliches Element dieses Abrufrahmenvertrages ist die Organisation
   und Durchführung der Jahresversammlungen.
   Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG)
   führt als privatrechtlich organisierter Verein jährlich eine
   Mitgliederversammlung, umrahmt von diversen Teilveranstaltungen, durch.
   An der Jahresversammlung mit ihrer hohen medialen und politischen
   Bedeutung nehmen rund 600 Mitglieder und Gäste aus Wissenschaft,
   Politik, Wirtschaft und Gesellschaft teil.
   Die Jahresversammlung umfasst verschiedene Teilveranstaltungen und
   Begleitprogramme an 2-3 Tagen mit wechselnder Zusammensetzung der
   Teilnehmer. Abschließender Höhepunkt ist jeweils die Festversammlung
   mit hochrangigen Gästen aus dem politischen und wissenschaftlichen
   Bereich.
   VII.1.5)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen
   Beschaffungssystems oder der Konzession
   Beginn: 15/04/2014
   Ende: 31/12/2018
   VII.1.6)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
   Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 1.00 EUR
   VII.1.7)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
   EUROKONGRESS GmbH
   Schleissheimer Str. 5
   München
   80333
   Deutschland
   NUTS-Code: DE212
   Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja
   VII.2)Angaben zu den Änderungen
   VII.2.1)Beschreibung der Änderungen
   Art und Umfang der Änderungen (mit Angabe möglicher früherer
   Vertragsänderungen):
   Die Max-Planck-Gesellschaft führt als privatrechtlich organisierter
   Verein jährlich eine Mitgliederversammlung, umrahmt von diversen
   Teilveranstaltungen sowie im Jahresverlauf weitere Veranstaltungen wie
   Festakte zu Jubiläen, Preisverleihungen u.ä. durch. Für die
   Organisation und Durchführung dieser Veranstaltungen wurde nach einem
   EU-weit veröffentlichten Vergabeverfahren ([6]2013/S 208-360648) im
   Jahr 2014 mit der Eurokongress GmbH ein Abruf- Rahmenvertrag mit einer
   Laufzeit bis zum 14.4.2018 abgeschlossen.
   Gegenstand dieses Auftrags sind Auftragsänderungen während der Laufzeit
   des vorgenannten Vertrags.
   Es muss, über die ursprünglichen Planungen hinaus, die Organisation der
   Jahreshauptversammlung 2020 in Berlin noch während der aktuellen
   Laufzeit des Abrufrahmenvertrages vom 14.4.2014 beauftragt werden.
   Die Jahresversammlung ist die größte und bedeutendste Veranstaltung der
   Max-Planck-Gesellschaft. Hier treffen sich rund 500  600 Mitglieder
   und hochrangige Gäste aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und
   Gesellschaft. Die Versammlung findet jedes Jahr in einem anderen
   Bundesland statt, alle 4-5 Jahre im Tagungshaus der
   Max-Planck-Gesellschaft in Berlin-Dahlem. Die Jahresversammlung setzt
   sich aus verschiedensten Gremiensitzungen mit gesonderter
   Zugangsberechtigung, Rahmenprogrammen und Abendveranstaltungen für alle
   Gäste zusammen. Den Abschluss bildet die Festversammlung mit
   anschließendem Empfang, zu der hochrangige Sprecher aus der Landes- und
   Bundespolitik sowie aus der internationalen Wissenschaftscommunity
   eingeladen werden.
   VII.2.2)Gründe für die Änderung
   Notwendigkeit zusätzlicher Bauarbeiten, Dienstleistungen oder
   Lieferungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer/Konzessionär
   (Artikel 43 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/23/EU, Artikel 72
   Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 89 Absatz 1
   Buchstabe b der Richtlinie 2014/25/EU)
   Beschreibung der wirtschaftlichen oder technischen Gründe und der
   Unannehmlichkeiten oder beträchtlichen Zusatzkosten, durch die ein
   Auftragnehmerwechsel verhindert wird:
   Vgl. die Ausführungen unter Ziff. VI.3
   VII.2.3)Preiserhöhung
   Aktualisierter Gesamtauftragswert vor den Änderungen (unter
   Berücksichtigung möglicher früherer Vertragsänderungen und
   Preisanpassungen sowie im Falle der Richtlinie 2014/23/EU der
   durchschnittlichen Inflation im betreffenden Mitgliedstaat)
   Wert ohne MwSt.: 1.00 EUR
   Gesamtauftragswert nach den Änderungen
   Wert ohne MwSt.: 1.00 EUR
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   1. mailto:vergabe@gv.mpg.de?subject=TED
   2. http://www.mpg.de/
   3. http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:140419-2014:TEXT:DE:HTML
   4. mailto:vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de?subject=TED
   5. mailto:vergabe@gv.mpg.de?subject=TED
   6. http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:360648-2013:TEXT:DE:HTML
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