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Ausschreibung: Einführung standardisierter Prozesse in der Direktion Gebäude und Technische Gebäudeausrüstung" (Technisches Facility Management) des EPA - DE-München
Softwarepaket und Informationssysteme
Business-Intelligence-Softwarepaket
Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten
Dokument Nr...: 75804-2019 (ID: 2019021809023936971)
Veröffentlicht: 18.02.2019
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DE-München: Einführung standardisierter Prozesse in der Direktion Gebäude und Technische Gebäudeausrüstung" (Technisches
Facility Management) des EPA
2019/S 34/2019 75804
Aufruf zum Wettbewerb
Wettbewerbliches Verhandlungsverfahren
1.Auftraggeber:
Europäisches Patentamt (EPA) mit Hauptsitz in 80469 München,
Bob-van-Benthem-Platz 1. Das EPA ist eine zwischenstaatliche
Organisation, die durch das 1977 in Kraft getretene Europäische
Patentübereinkommen gegründet wurde. Es hat derzeit 38 Mitgliedstaaten
und beschäftigt rund 6 700 Bedienstete am Hauptsitz in München, in Den
Haag/Rijswijk (Niederlande), Berlin und Wien (Österreich). Weitere
Informationen sind unter [1]www.epo.org/about-us/tenders zu finden.
2.Vergabeverfahren:
Wettbewerbliches Verhandlungsverfahren mit Leistungswettbewerb
3.Beschreibung des Auftrags:
a) Gegenstand des Auftrags:
Das Ziel ist die Einführung standardisierter Prozesse in der Direktion
Gebäude und Technische Gebäudeausrüstung (Technisches Facility
Management) des EPA.
Das EPA sucht einen strategischen Partner zur Unterstützung in
folgenden Kernthemen:
Projektsteuerung, Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung eines
Prozessmodells für die Instandhaltung von Verwaltungsgebäuden, Betrieb
und Weiterentwicklung der eingesetzten Software-Tools,
IT-Service-Management, Weiterentwicklung des
Dienstleister-Steuerungsmodells, Entwicklung einer IOT Plattform,
Business Intelligence (BI), Facility Services-Audits und
Weiterentwicklung einer Instandhaltungsstrategie.
Die maßgeblichen Systeme sind: CAFM System Archibus für
Instandhaltungsprozesse, verschiedene SharePoint 2013 Portale, eine
Cloud-Applikation für Dienstleistungssteuerung (bereit für das
Deployment).
Der Umfang wird derzeit auf ca. 1 500 Manntage über einen Zeitraum von
5 Jahren geschätzt.
Auch ist das Betreiben von verschiedenen Cloud Services Teil der
Ausschreibung.
4.Erfüllungsort und Leistungsfrist:
a) Erfüllungsort:
Bob-van-Benthem-Platz 1, 80469 München,
PschorrHöfe, Bayerstr. 34, 80335 München,
Patentlaan 2, NL-2288 EE Rijswijk.
b) Vertragslaufzeit oder Ausführungsfrist:
Die Ausführung ist nach der Zuschlagserteilung im Zeitrahmen von Juni
2019 Juni 2023 vorgesehen.
Der Vertrag hat eine geplante Laufzeit von 5 Jahren.
5.Einzelheiten des Verfahrens:
a) Verhandlungsrahmen
Folgende Aspekte der Ausschreibung werden Gegenstand von Verhandlungen
sein:
wie wird der Auftragnehmer das EPA bei der Verwirklichung der
vorgenannten Ziele, z. B. bei der Einführung von Softwaremodulen
unterstützen? Welches Personal, mit welchen Qualifikationen stellt der
Auftragnehmer zur Verfügung,
die Höhe der Aufwandsentschädigung (Tagessätze je Qualifikation und
Nebenkosten).
Nach Abschluss der Verhandlungen werden die Bieter aufgefordert, ein
neues, das Ergebnis der Verhandlungen widerspiegelndes Angebot
vorzulegen.
b) Informationen über mehrere aufeinanderfolgende Verhandlungsphasen
und eine Reduzierung der Zahl der Angebote:
Geplant sind ein bis 2 Verhandlungsrunden, nach deren Abschluss von den
Bietern eine Bestätigung der Verhandlungsergebnisse und die Vorlage
eines entsprechend überarbeiteten Angebots erwartet werden.
Das EPA kann während und nach jeder Verhandlungsrunde die Zahl der
Angebote reduzieren.
c) Die EPA behält sich die Möglichkeit vor, den Auftrag ohne
Verhandlung zu vergeben.
6.Antrag auf Teilnahme am wettbewerblichen Verhandlungsverfahren,
Sprache:
a) Annahmeschluss für Anträge auf Teilnahme am wettbewerblichen
Verhandlungsverfahren und etwaige unter d) geforderte Auskünfte und
Nachweise, die zusammen mit dem Antrag einzureichen sind:
20.3.2019, 12.00 Uhr MEZ
b) Bezeichnung und Anschrift der Stelle, an die die Anträge auf
Teilnahme zu richten sind:
Europäisches Patentamt
Zentrale Beschaffung
E-Mail: [2]mntenderclarifications@epo.org
c) Sprache oder Sprachen, in denen der Antrag auf Teilnahme und das
Angebot abzufassen sind:
Deutsch
d) Kriterien für die Beurteilung der zur Auftragsausführung
erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des
Bieters:
Bieterprofil
Aufgrund der Art und der technischen Komplexität des zu vergebenden
Auftrags, der speziellen Anforderungen und der geplanten Nutzungsdauer
sollten die Bieter, insbesondere das angebotene Personal umfassende
Erfahrung im Bereich Projektmanagement und Change Management haben.
Nachgewiesene Kompetenz im (technischen) Facility Management und in der
strukturierten Entwicklung von KPI und dem operativen Berichtswesen
sind unabdingbar. Einschlägige Erfahrungen mit den eingesetzten
Softwaretools SharePoint und CAFM ARCHIBUS sind von Vorteil.
Dieses breite Leistungsspektrum kann vom Bieter mit Einsatz von
Subunternehmen oder in Form einer Bietergemeinschaft abgedeckt werden.
Gewünscht wird die Leistung aus einer Hand, mit minimalem
Steuerungsaufwand für die EPA zu beauftragen.
Referenzen
In Anbetracht der Komplexität dieses Projekts und seiner Bedeutung für
das EPA sollte das angebotene Personal über ausreichend Erfahrung mit
vergleichbaren Projekten verfügen.
Sie sollten daher Referenzen von mindestens 3 vergleichbaren Projekten
vorweisen können.
Präsenz vor Ort
Die Bieter sollten eine Niederlassung oder Vertretung in München haben.
Es werden keine Reisekosten für den Standort München vergütet. Reisen
nach Den Haag werden pauschal nach Bedarf vergütet.
Geheimhaltung
Die im Rahmen dieses Projekts erworbenen Informationen und Kenntnisse
sind vertraulich, weswegen die Bieter die angefügte
Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen müssen.
Allgemeines
Bieter sollten bei Interesse umgehend per E-Mail eine Liste der
auszufüllenden Unterlagen (Geheimhaltungsvereinbarung, Vorlage usw.)
anfordern. Die geforderten Informationen sind spätestens bis zu dem
unten genannten Termin einzureichen.
7.Rechtsform einer Bietergemeinschaft:
Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so haften sie
gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen
Verpflichtungen. Zusammen mit dem Angebot ist eine entsprechende von
allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterzeichnete Erklärung
einzureichen, in der ein Vertreter bestimmt ist, der bevollmächtigt
ist, für alle Mitglieder zu handeln.
8.Bindefrist:
6 Monate ab Einreichungsdatum der Angebote
Mit Vorlage eines überarbeiteten Angebots verliert das ursprüngliche
Angebot seine Gültigkeit, und für das überarbeitete Angebot gilt eine
erneute sechsmonatige Bindefrist.
9.Kriterien für die Zuschlagserteilung:
Technische Bewertung (60 %),
Finanzielle Bewertung (40 %).
10.Sonstige Angaben:
Für das Verfahren gelten folgende Termine und Fristen:
Veröffentlichung des Aufrufs zum Wettbewerb: 11.2.2019
Annahmeschluss für die Anträge auf Teilnahme: 26.2.2019, 12.00 Uhr MEZ
Versand der Aufforderung zur Teilnahme und der Ausschreibungsunterlagen
an ausgewählte Bieter: 26.2.2019
Annahmeschluss für Rückfragen beim EPA: 6.3.2019, 12.00 Uhr MEZ
Beantwortung etwaiger Fragen durch das EPA: 8.3.2019
Annahmeschluss für Angebote: 20.3.2019, 12.00 Uhr MEZ
Präsentation der Angebote und erste Verhandlungsrunde: 2.4.2019
(München)
Annahmeschluss für überarbeitete Angebote nach der ersten
Verhandlungsrunde: 10.4.2019, 12.00 Uhr MEZ
Zweite Verhandlungsrunde (sofern erforderlich): 17.4.2019 (München)
Annahmeschluss für überarbeitete Angebote nach der zweiten
Verhandlungsrunde: 25.4.2019, 12.00 Uhr MEZ
Zuschlagserteilung: Mai 2019
Alle persönlichen Treffen und/oder Verhandlungen finden in den
Dienstgebäuden des EPA in München statt. Die Reisekosten werden nicht
erstattet.
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References
1. http://www.epo.org/about-us/tenders
2. mailto:mntenderclarifications@epo.org?subject=TED
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The Office for Official Publications of the European Communities
The Federal Office of Foreign Trade Information
Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de
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