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Ausschreibung: Einführung standardisierter Prozesse in der Direktion Gebäude und Technische Gebäudeausrüstung" (Technisches Facility Management) des EPA - DE-München
Softwarepaket und Informationssysteme
Business-Intelligence-Softwarepaket
Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten
Dokument Nr...: 75804-2019 (ID: 2019021809023936971)
Veröffentlicht: 18.02.2019
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  DE-München: Einführung standardisierter Prozesse in der Direktion Gebäude und Technische Gebäudeausrüstung" (Technisches
Facility Management) des EPA
   2019/S 34/2019 75804
   Aufruf zum Wettbewerb
   Wettbewerbliches Verhandlungsverfahren
    1.Auftraggeber:
   Europäisches Patentamt (EPA) mit Hauptsitz in 80469 München,
   Bob-van-Benthem-Platz 1. Das EPA ist eine zwischenstaatliche
   Organisation, die durch das 1977 in Kraft getretene Europäische
   Patentübereinkommen gegründet wurde. Es hat derzeit 38 Mitgliedstaaten
   und beschäftigt rund 6 700 Bedienstete am Hauptsitz in München, in Den
   Haag/Rijswijk (Niederlande), Berlin und Wien (Österreich). Weitere
   Informationen sind unter [1]www.epo.org/about-us/tenders zu finden.
    2.Vergabeverfahren:
   Wettbewerbliches Verhandlungsverfahren mit Leistungswettbewerb
    3.Beschreibung des Auftrags:
   a) Gegenstand des Auftrags:
   Das Ziel ist die Einführung standardisierter Prozesse in der Direktion
   Gebäude und Technische Gebäudeausrüstung (Technisches Facility
   Management) des EPA.
   Das EPA sucht einen strategischen Partner zur Unterstützung in
   folgenden Kernthemen:
   Projektsteuerung, Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung eines
   Prozessmodells für die Instandhaltung von Verwaltungsgebäuden, Betrieb
   und Weiterentwicklung der eingesetzten Software-Tools,
   IT-Service-Management, Weiterentwicklung des
   Dienstleister-Steuerungsmodells, Entwicklung einer IOT Plattform,
   Business Intelligence (BI), Facility Services-Audits und
   Weiterentwicklung einer Instandhaltungsstrategie.
   Die maßgeblichen Systeme sind: CAFM System Archibus für
   Instandhaltungsprozesse, verschiedene SharePoint 2013 Portale, eine
   Cloud-Applikation für Dienstleistungssteuerung (bereit für das
   Deployment).
   Der Umfang wird derzeit auf ca. 1 500 Manntage über einen Zeitraum von
   5 Jahren geschätzt.
   Auch ist das Betreiben von verschiedenen Cloud Services Teil der
   Ausschreibung.
    4.Erfüllungsort und Leistungsfrist:
   a) Erfüllungsort:
    Bob-van-Benthem-Platz 1, 80469 München,
    PschorrHöfe, Bayerstr. 34, 80335 München,
    Patentlaan 2, NL-2288 EE Rijswijk.
   b) Vertragslaufzeit oder Ausführungsfrist:
   Die Ausführung ist nach der Zuschlagserteilung im Zeitrahmen von Juni
   2019  Juni 2023 vorgesehen.
   Der Vertrag hat eine geplante Laufzeit von 5 Jahren.
    5.Einzelheiten des Verfahrens:
   a) Verhandlungsrahmen
   Folgende Aspekte der Ausschreibung werden Gegenstand von Verhandlungen
   sein:
    wie wird der Auftragnehmer das EPA bei der Verwirklichung der
   vorgenannten Ziele, z. B. bei der Einführung von Softwaremodulen
   unterstützen? Welches Personal, mit welchen Qualifikationen stellt der
   Auftragnehmer zur Verfügung,
    die Höhe der Aufwandsentschädigung (Tagessätze je Qualifikation und
   Nebenkosten).
   Nach Abschluss der Verhandlungen werden die Bieter aufgefordert, ein
   neues, das Ergebnis der Verhandlungen widerspiegelndes Angebot
   vorzulegen.
   b) Informationen über mehrere aufeinanderfolgende Verhandlungsphasen
   und eine Reduzierung der Zahl der Angebote:
   Geplant sind ein bis 2 Verhandlungsrunden, nach deren Abschluss von den
   Bietern eine Bestätigung der Verhandlungsergebnisse und die Vorlage
   eines entsprechend überarbeiteten Angebots erwartet werden.
   Das EPA kann während und nach jeder Verhandlungsrunde die Zahl der
   Angebote reduzieren.
   c) Die EPA behält sich die Möglichkeit vor, den Auftrag ohne
   Verhandlung zu vergeben.
    6.Antrag auf Teilnahme am wettbewerblichen Verhandlungsverfahren,
   Sprache:
   a) Annahmeschluss für Anträge auf Teilnahme am wettbewerblichen
   Verhandlungsverfahren und etwaige unter d) geforderte Auskünfte und
   Nachweise, die zusammen mit dem Antrag einzureichen sind:
   20.3.2019, 12.00 Uhr MEZ
   b) Bezeichnung und Anschrift der Stelle, an die die Anträge auf
   Teilnahme zu richten sind:
   Europäisches Patentamt
   Zentrale Beschaffung
   E-Mail: [2]mntenderclarifications@epo.org
   c) Sprache oder Sprachen, in denen der Antrag auf Teilnahme und das
   Angebot abzufassen sind:
   Deutsch
   d) Kriterien für die Beurteilung der zur Auftragsausführung
   erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des
   Bieters:
    Bieterprofil
   Aufgrund der Art und der technischen Komplexität des zu vergebenden
   Auftrags, der speziellen Anforderungen und der geplanten Nutzungsdauer
   sollten die Bieter, insbesondere das angebotene Personal umfassende
   Erfahrung im Bereich Projektmanagement und Change Management haben.
   Nachgewiesene Kompetenz im (technischen) Facility Management und in der
   strukturierten Entwicklung von KPI und dem operativen Berichtswesen
   sind unabdingbar. Einschlägige Erfahrungen mit den eingesetzten
   Softwaretools SharePoint und CAFM ARCHIBUS sind von Vorteil.
   Dieses breite Leistungsspektrum kann vom Bieter mit Einsatz von
   Subunternehmen oder in Form einer Bietergemeinschaft abgedeckt werden.
   Gewünscht wird die Leistung aus einer Hand, mit minimalem
   Steuerungsaufwand für die EPA zu beauftragen.
    Referenzen
   In Anbetracht der Komplexität dieses Projekts und seiner Bedeutung für
   das EPA sollte das angebotene Personal über ausreichend Erfahrung mit
   vergleichbaren Projekten verfügen.
   Sie sollten daher Referenzen von mindestens 3 vergleichbaren Projekten
   vorweisen können.
    Präsenz vor Ort
   Die Bieter sollten eine Niederlassung oder Vertretung in München haben.
   Es werden keine Reisekosten für den Standort München vergütet. Reisen
   nach Den Haag werden pauschal nach Bedarf vergütet.
    Geheimhaltung
   Die im Rahmen dieses Projekts erworbenen Informationen und Kenntnisse
   sind vertraulich, weswegen die Bieter die angefügte
   Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen müssen.
    Allgemeines
   Bieter sollten bei Interesse umgehend per E-Mail eine Liste der
   auszufüllenden Unterlagen (Geheimhaltungsvereinbarung, Vorlage usw.)
   anfordern. Die geforderten Informationen sind spätestens bis zu dem
   unten genannten Termin einzureichen.
    7.Rechtsform einer Bietergemeinschaft:
   Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so haften sie
   gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen
   Verpflichtungen. Zusammen mit dem Angebot ist eine entsprechende von
   allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterzeichnete Erklärung
   einzureichen, in der ein Vertreter bestimmt ist, der bevollmächtigt
   ist, für alle Mitglieder zu handeln.
    8.Bindefrist:
   6 Monate ab Einreichungsdatum der Angebote
   Mit Vorlage eines überarbeiteten Angebots verliert das ursprüngliche
   Angebot seine Gültigkeit, und für das überarbeitete Angebot gilt eine
   erneute sechsmonatige Bindefrist.
    9.Kriterien für die Zuschlagserteilung:
    Technische Bewertung (60 %),
    Finanzielle Bewertung (40 %).
    10.Sonstige Angaben:
   Für das Verfahren gelten folgende Termine und Fristen:
   Veröffentlichung des Aufrufs zum Wettbewerb: 11.2.2019
   Annahmeschluss für die Anträge auf Teilnahme: 26.2.2019, 12.00 Uhr MEZ
   Versand der Aufforderung zur Teilnahme und der Ausschreibungsunterlagen
   an ausgewählte Bieter: 26.2.2019
   Annahmeschluss für Rückfragen beim EPA: 6.3.2019, 12.00 Uhr MEZ
   Beantwortung etwaiger Fragen durch das EPA: 8.3.2019
   Annahmeschluss für Angebote: 20.3.2019, 12.00 Uhr MEZ
   Präsentation der Angebote und erste Verhandlungsrunde: 2.4.2019
   (München)
   Annahmeschluss für überarbeitete Angebote nach der ersten
   Verhandlungsrunde: 10.4.2019, 12.00 Uhr MEZ
   Zweite Verhandlungsrunde (sofern erforderlich): 17.4.2019 (München)
   Annahmeschluss für überarbeitete Angebote nach der zweiten
   Verhandlungsrunde: 25.4.2019, 12.00 Uhr MEZ
   Zuschlagserteilung: Mai 2019
   Alle persönlichen Treffen und/oder Verhandlungen finden in den
   Dienstgebäuden des EPA in München statt. Die Reisekosten werden nicht
   erstattet.
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   1. http://www.epo.org/about-us/tenders
   2. mailto:mntenderclarifications@epo.org?subject=TED
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       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
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