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Ausschreibung: Datenbanksoftwarepaket - DE-Detmold
Datenbanksoftwarepaket
Dokument Nr...: 389113-2019 (ID: 2019081609491186782)
Veröffentlicht: 16.08.2019
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  DE-Detmold: Datenbanksoftwarepaket
   2019/S 157/2019 389113
   Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
   Dienstleistungen
   Legal Basis:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Kreis Lippe  Der Landrat
   Felix-Fechenbach-Straße 5
   Detmold
   32756
   Deutschland
   Kontaktstelle(n): Kreis Lippe  Der Landrat, Zentrale Vergabestelle
   Telefon: +49 5231625030
   E-Mail: [1]z.vergabestelle@kreis-lippe.de
   Fax: +49 5231630111883
   NUTS-Code: DEA45
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [2]www.kreis-lippe.de
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Regional- oder Kommunalbehörde
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Allgemeine öffentliche Verwaltung
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems / Enterprise Content
   Management Systems
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   48611000
   II.1.3)Art des Auftrags
   Dienstleistungen
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Der Kreis Lippe beabsichtigt, ein Dokumentenmanagement bzw. Enterprise
   Content Management System (ECMS) zu beschaffen. Der Auftrag umfasst die
   Lieferung von Lizenzen und Dienstleistungen zum schnellen und
   effizienten Aufbau eines ECMS. Nach erfolgreichem Aufbau des Systems
   wird der Auftragnehmer mit der Wartung und Pflege des Systems
   beauftragt.
   Die Beschaffung erfolgt sowohl zur Umsetzung der im
   Online-Zugangsgesetz (OZG) und E-Government-Gesetz verfolgten Zielen
   als auch im Eigeninteresse des Kreises Lippe. Es wird eine möglichst
   umfassende und nutzenstiftende Digitalisierung der Verwaltungsarbeit
   angestrebt; besonders der medienbruchfreie Datenfluss steht dabei im
   Fokus. Zur schnellen Umsetzung der vorgegebenen Ziele ist eine
   arbeitsteilige interkommunale Zusammenarbeit geplant, um möglichst alle
   Informationen, die in der Verwaltung verarbeitet und aufbereitet
   werden, zeitnah verfügbar zu machen.
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
   Wert ohne MwSt.: 251 081.00 EUR
   II.2)Beschreibung
   II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
   II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DEA45
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Mit der Einführung eines ECMS werden nachstehende Ziele verfolgt, die
   vom zu beschaffenden ECMS zu erfüllen sind:
   1) Das ECMS ermöglicht die Führung kompletter, digitaler Akten mit der
   Option, den Zugriff auf personenbezogene Daten mit einem
   Rechte-/Rollenkonzept rechtskonform steuern zu können. Das ECMS bedingt
   die Bündelung des gesamten Verwaltungswissens in einer zentralen,
   einheitlich aufgebauten und jederzeit verfügbaren Struktur.
   2) Es unterstützt die Verwaltungsarbeit durch digital gestützte
   Prozesse in Zusammenarbeit mit den bereits genutzten Fachprogrammen.
   Die fachliche Führung verbleibt dabei möglichst beim Fachprogramm.
   Hierzu ist die sofortige Verfügbarkeit von Schnittstellen zu kommunalen
   Fachprogrammen erforderlich. Im ersten Schritt sind umfassende
   Schnittstellen zu den Fachprogrammen AKDN sozial und Kommunix ADVIS zu
   liefern. Für den weiteren Ausbau werden Schnittstellen zur Führung
   digitaler Dienstreiseakten, Personalakten, Vertragsakten, Prüfungsakten
   nach § 2b UStG, GIS-Akten (ArcGIS), Lebensmittel- und
   Veterinär-überwachungsakten, Betreuungsakten, Vermessungs- und
   Katasterakten, Vollstreckungsakte, Finanzakte, Gesundheitsakten,
   Gewerbeakten, Fahrerlaubnisakten, Zulassungsakten, Jugendamtsakten,
   Bauakten, Umweltakten, Sitzungsdienstakten, Elternbeitragsakten und
   Bußgeldakte benötigt. Die Führung allgemeiner Sachakten nach Aktenplan,
   die Bearbeitung des Posteingangs und die Anbindung vom Formularservice
   an Fachakten sind durch das System zu unterstützen.
   3) Digitale (Online-)Dienstleistungen können mit einem ECMS
   medienbruchfrei aktenmäßig dokumentiert werden. Bei Bedarf unterstützt
   das ECMS den digitalen Verwaltungsprozess direkt (soweit nicht im
   Fachprogramm abgebildet).
   4) Das ECMS unterstützt die rechtssichere digitale Zustellung von
   Dokumenten.
   5) Digitale Akten können bei Gerichtsprozessen medienbruchfrei an
   Gerichte abgegeben werden (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung).
   6) Die digitalen Akten können medienbruchfrei ins digitale
   Langzeitarchiv überführt werden.
   7) Die Veränderungen am Arbeitsplatz müssen seitens der Mitarbeiter
   insgesamt als positiv bewertet werden. Die Ergonomie der eingesetzten
   Lösungen ist deswegen von zentraler Bedeutung.
   8) Die einzusetzenden Ressourcen bei der Weiterentwicklung und
   Digitalisierung dürfen die einsetzbaren Personal- und Finanzmittel
   nicht überschreiten. Dies ist nur möglich, wenn organisatorische und
   technische Lösungen mit anderen Kommunalverwaltungen ausgetauscht
   werden können. Dafür sind Kooperationspartner mit gleichen
   Rahmenbedingungen (Kreise mit gleichem Landesrecht und gleichem ECMS)
   erforderlich. Kooperationspartner in räumlicher Nähe ermöglichen die
   erforderlichen intensiven Abstimmungen.
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Preis
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: nein
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung
     * Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden
       Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt
       werden:
          + nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen
   Erläuterung:
   Zwar gibt es mehrere leistungsfähige DMS bzw. ECMS auf dem Markt,
   jedoch gibt es nur wenige ECMS die über die Vielzahl der notwendigen
   Schnittstellen zu verwendeten kommunalen Fachprogrammen verfügen. Das
   hat eine intensive Markterkundung unter Hinzuziehung eines externen
   Beratungsinstituts ergeben. Nur das Unternehmen, welches hier
   bezuschlagt werden soll, verfügt darüberhinaus über:
    mindestens 3 vergleichbare Referenzkunden,
    eine automatische rechtssichere Dokumentenzustellung und
    eine vollumfängliche Schnittstelle zu AKDN-sozial. (AKDN-sozial ist
   das Fachprogramm mit der höchsten Nutzerzahl (Jobcenter und Fachdienst
   500 (Soziales und Integration)) und ist deswegen als Schnittstelle von
   gesteigerter Relevanz.).
   Somit verbleibt am Markt nur ein Produkt, das die Anforderungen des
   Auftraggebers erfüllt. Deswegen kann aus technischen Gründen kein
   Wettbewerb stattfinden.
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
   Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
   V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
   V.2.1)Tag der Zuschlagsentscheidung:
   25/07/2019
   V.2.2)Angaben zu den Angeboten
   Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern
   vergeben: nein
   V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
   codia Software GmbH
   Edisonstraße 2
   Meppen
   49716
   Deutschland
   NUTS-Code: DE949
   Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: ja
   V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
   Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 251 081.00 EUR
   V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Vergabekammer Westfalen
   Albrecht-Thaer-Straße 9
   Münster
   48143
   Deutschland
   Telefon: +49 2514113514
   Fax: +49 2514112165
   Internet-Adresse:
   [3]http://www.bezreg-muenster.nrw.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalauf
   sicht/vergabekammer_westfalen/index.html
   VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Das Verfahren für Verstöße gegen das Vergaberecht richtet sich im
   vorliegenden Fall nach den Vorschriften des Gesetzes gegen
   Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften,
   durch die einem Bieter ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen
   droht, können von den Bietern mit einem Nachprüfungsverfahren gemäß §
   160 GWB bei der unter VI.4.1. genannten Vergabekammer geltend gemacht
   werden. Ein Nachprüfungsverfahren ist gemäß § 160 Abs. 1 GWB nur auf
   Antrag zulässig.
   Der Antrag ist jedoch nach § 160 Abs. 3 GWB nur dann zulässig, wenn der
   jeweilige Bieter den jeweiligen Verstoß gegenüber der Vergabestelle
   rechtzeitig gerügt hat. Eine Rüge gemäß § 160 Absatz 3 ist dann nicht
   mehr rechtzeitig wenn:
    der jeweilige Bieter, der den Antrag stellt, den geltend gemachten
   Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des
   Nachprüfungsantrags erkannt hat, jedoch innerhalb von 10 Tagen keine
   Rüge gegenüber der Vergabestelle erhoben hat;
    Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht
   spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur
   Bewerbung gerügt worden sind;
    Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
   Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der
   Angebotsfrist gegenüber der Vergabestelle gerügt worden sind;.
   Auch im Falle einer rechtzeitigen Rüge kann der Nachprüfungsantrag
   unzulässig sein, wenn mehr als 15 Kalendertagen nach Eingang der
   Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen,
   vergangen sind.
   Im Falle eines Antrages auf Feststellung der Unwirksamkeit eines
   Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB gelten die vorgenannten
   Regelungen zu § 160 Abs. 3 GWB nicht.
   Unter Berücksichtigung dieser Bekanntmachung und der Regelung nach §
   135 Abs. 3 GWB, nach dem die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 dann
   nicht eintritt, wenn:
    der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die
   Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im
   Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
    der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der
   Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet,
   den Vertrag abzuschließen und
    der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10
   Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser
   Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
   Müsste ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens somit
   innerhalb der genannten Frist von 10 Kalendertagen gestellt sein.
   VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
   erteilt
   Vergabekammer Westfalen
   Albrecht-Thaer-Straße 9
   Münster
   48147
   Deutschland
   Telefon: +49 2514113514
   Fax: +49 2514112165
   Internet-Adresse:
   [4]http://www.brms.nrw.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/verga
   bekammer_westfalen
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   12/08/2019
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   1. mailto:z.vergabestelle@kreis-lippe.de?subject=TED
   2. http://www.kreis-lippe.de/
   3. http://www.bezreg-muenster.nrw.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/vergabekammer_westfalen/index.html
   4. http://www.brms.nrw.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/vergabekammer_westfalen
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