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Ausschreibung: Interne Revision - DE-Hannover
Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
Dienstleistungen im juristischen Bereich
Betriebsprüfung
Interne Betriebsrevision
Dokument Nr...: 898908-2021 (ID: 2021102108273783388)
Veröffentlicht: 21.10.2021
*
  Interne Revision
0002-LZN/2020-03.219-2: Interne Revision
 VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung
Bekanntmachung
Zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle
Bezeichnung Logistik Zentrum Niedersachsen Landesbetrieb - Außenstelle Hannover
Postanschrift Podbielskistraße 166
Ort 30177 Hannover
Fax +49 51189848199
E-Mail chris.feuerstab@lzn.de
URL http://www.lzn.niedersachsen.de/
Zuschlag erteilende Stelle
die zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen
Elektronisch über diese Vergabeplattform: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YYHDMA5
Postalische Angebote oder Teilnahmeanträge sind nicht zugelassen
Bereitstellung der Vergabeunterlagen
Elektronisch über diese Vergabeplattform: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YYHDMA5/documents
Art und Umfang der Leistung
Für das LZN (Standort Hann. Münden und Standort Hannover) soll eine interne Revision über die Sicherheit und
Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsprozesse - insbesondere des Finanz- und Vergabewesens - einschließlich des
Umgangs mit dem IT-gestützten Buchführungssystem unter Berücksichtigung der Landeshaushaltsordnung (LHO) und des
Handelsgesetzbuches (HGB) für einen Zeitraum von bis zu 4 Jahren vergeben werden.
Die interne Revision soll für das LZN unabhängig und objektiv Beratungsleistungen erbringen um die eingeführten
Geschäftsprozesse zu evaluieren und zu verbessern bzw. neue Geschäftsprozesse vorzuschlagen.
Sie erfüllt insgesamt die folgenden Funktionen:
- Vertrauensfunktion:
Versicherung für die organisatorischen Entscheider, dass Prozesse ordnungsgemäß und regeltreu ablaufen (zum Beispiel
Rechtsnormen, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden)
- Präventivfunktion:
Erhöhung des Entdeckungsrisikos für Personen, die dolose Handlungen ausführen (wollen)
- Informationsfunktion:
Schaffung von Transparenz über Prozesse und Organisationseinheiten zur Unterstützung der Entscheidungsfindung der
Organisationsleitung.
Zusätzlich ist es Aufgabe der internen Revision, die LZN-internen Prozesse in jedem der nachfolgend genannten Prüfungsfelder
zu
optimieren.
Hierzu soll zunächst geprüft werden, ob für jede wesentliche Tätigkeit ein entsprechender Prozess schriftlich festgelegt
ist. Ist
dies nicht der Fall, so ist der Ist-Zustand der Aufgabenerledigung in einem schriftlichen Prozess erstmalig zu dokumentieren.
Ist
bereits ein schriftlicher Prozess festgelegt, so ist ein Abgleich zwischen dem tatsächlich vorgefundenen Prozess (Ist-Prozess)
und
dem dokumentierten (Soll-)Prozess vorzunehmen. Die überprüften Prozesse sind darüber hinaus auf Effizienz und offenkundige
Verbesserungsmöglichkeiten zu prüfen.
Schließlich soll innerhalb jedes geprüften Bereiches ein Votum erfolgen, ob die Personalausstattung im jeweiligen Bereich
angemessen ist bzw. inwieweit eine quantitative oder qualitative Anpassung empfohlen wird.
Nähere Einzelheiten zu Art und Umfang des Auftrags sind der Leistungsbeschreibung - Fachlicher Teil (Teil B) zu entnehmen.
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 VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung
Haupterfüllungsort
Ort Hann. Münden
Weitere
Erfüllungsorte
Ort Hannover
Zuschlagskriterien
Niedrigster Preis
Nebenangebote
Nebenangebote werden nicht zugelassen.
Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: Ja
Angebote sind möglich für: ein oder mehrere Lose
Anzahl der Lose: 2
Los Nr.: 1 Bezeichnung: Finanz- und Rechnungswesen, IT und Vergabeprozesse
Erfüllungsort Es gibt keine Abweichung vom allgemeinen Haupterfüllungsort (Auftragsgegenstand)
Art und Umfang der Leistung 2.1.1.1 Finanz- und Rechnungswesen (Prüfung LHO/VV/HGB/Dienstanweisung)
Die Prüfung umfasst insbesondere die Begutachtung der für das LZN geltenden
Rechtsgrundlagen der LHO sowie den hierzu ergangenen Verwaltungsvorschriften (VV)
und der Regelungen außerhalb der LHO (z. B. HGB).
Hierzu gehört auch die Prüfung auf Widerspruchsfreiheit und Anwendbarkeit der
gesetzlichen Vorgaben sowie der geltenden internen Regelungen.
Grundlage hierfür sind insbesondere folgende Regelungen:
- Betriebsanweisung für das LZN
-  26 LHO
-  74 LHO
- VV zu  26 LHO
- VV zu  70 bis 72 und 74 bis 80 LHO
- "Berechtigungskonzept Finanzbuchhaltung Logistik Zentrum Niedersachsen" gemäß
VV 1.9 zu  26 LHO" inkl. Anlage 1 "Verfügungsberechtigungen" und Anlage 2
"Zahlungen"
Die Betriebsanweisung für das LZN und das "Berechtigungskonzept Finanzbuchhaltung
Logistikzentrum Niedersachsen" inkl. Anlagen werden dem Auftragnehmer zur
Verfügung gestellt.
Der Prüfungsaufwand für dieses Prüfungsfeld wird auf 10 bis 15 Stunden für das erste
Jahr und 5 bis 10 Stunden für jedes Folgejahr geschätzt.
2.1.1.2 Finanzwesen / IT-gestütztes Buchführungssystem (Prozessprüfung)
Gegenstand der Prüfung ist die Beurteilung der Angemessenheit und Wirksamkeit des
Internes Kontrollsystem (IKS) bezogen auf die Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit des
Finanzwesens einschließlich des IT-gestützten Buchführungssystems.
Zu prüfen sind die Prozesse der
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 VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung
- Debitorenbuchhaltung einschließlich Fakturierung der Dienstleistungen und
Handelswaren,
- Kreditorenbuchhaltung einschließlich Beschaffung (Einkauf), Rechnungsprüfung und
Zahlungsabwicklung,
- Anlagenbuchhaltung,
Daneben umfasst die Prüfung:
- Die Prüfung umfasst die relevanten Schnittstellen zur Datenübernahme der
Kundenbestellungen aus dem Webshop in das Warenwirtschaftssystem, die
Fakturierung der Warenlieferungen an die Kunden (Debitorenbelege) sowie die
Übernahme Datenübernahme für die Einkaufsbelege (Kreditorenbelege).
- die stichprobenhafte Kontrolle von Buchungsvorgängen einschließlich der
zugrundeliegenden zahlungsbegründenden Unterlagen (Belegprüfung).
Nicht zu prüfen ist die interne Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) sowie die Lohn- und
Gehaltsbuchhaltung.
Die Prozesse im Bereich Finanz- und Rechnungswesen werden über die Software
eGecko gesteuert.
Der Prüfungsaufwand für dieses Prüfungsfeld wird auf 45 bis 50 Stunden für das erste
Jahr und 20 bis 25 Stunden für jedes Folgejahr geschätzt.
2.1.1.3 Vorkehrungen gegen Missbrauch von IT-Administrationsrechten (IT-Prüfung)
Gegenstand der Prüfung ist die Beurteilung der Geeignetheit der Kontrollmechanismen
und Vorkehrungen gegen den Missbrauch von IT-Administrationsrechten. Hierzu
gehören insbesondere die Identifizierung und Würdigung tatsächlich vorhandener
Kontrollaktivitäten und die Beurteilung der Wirksamkeit dieser Kontrollaktivitäten im
Rechnungswesen sowie im Bereich Management von IT-Administrationsrechten
- Hierbei sind insbesondere die tatsächlich im ERP-System Genero und in der
Finanzbuchhaltungssoftware eGecko eingerichteten Rollen und Berechtigungen auf
Basis des entsprechenden Berechtigungskonzeptes zu analysieren und zu prüfen
(Berechtigungsanalyse).
- Hierzu gehört auch die Prüfung von Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen.
- Das ERP-System Genero besteht aus einem Mandanten mit mehr als 40 definierten
Rollen.
Nicht Gegenstand der Prüfung ist die Erteilung eines Software-Zertifikates nach IDW PS
880. Für die Finanzbuchhaltungssoftware eGecko liegt eine Software-Prüfbescheinigung
vor.
Der Prüfungsaufwand für dieses Prüfungsfeld wird auf 10 bis 15 Stunden für das erste
Jahr und 5 bis 10 Stunden für jedes Folgejahr geschätzt.
2.1.1.4 Prozesse bei Vergabeverfahren und Rahmenverträgen
Eine Überprüfung der Vergabeverfahren und Rahmenverträge in vergaberechtlicher
Hinsicht erfolgt im Rahmen von Los 2 durch einen Fachanwalt für Vergaberecht.
2.1.1.4.1 Prozesse bei der Bearbeitung von Vergabeverfahren
Der Prozess der Bearbeitung von Vergaben in den Geschäftsfeldern Waren und
Dienstleistungen sowie Dienst- und Schutzkleidung ist darauf zu prüfen, ob Potential für
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 VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung
Optimierungen besteht und inwieweit für sinnvoll gehaltene Optimierungsmaßnahmen
umgesetzt werden können.
Der Prüfungsaufwand für dieses Prüfungsfeld wird auf 5 bis 10 Stunden für das erste
Jahr und auf 2 bis 5 Stunden für jedes Folgejahr geschätzt.
2.1.1.4.2 Prozesse und Überwachung von Rahmenverträgen
Gegenstand der Prüfung ist die Prüfung der Einhaltung von abgeschlossenen
Rahmenverträgen. Die Prüfung umfasst dabei insbesondere die Verfügbarkeit
und Effizienz von Kontrollmechanismen, die sicherstellen, dass Einzelaufträge
innerhalb eines Rahmenvertrages nur innerhalb dessen Grenzen (voraussichtliches
Auftragsvolumen des Rahmenvertrages sowie zeitlicher Beginn und Ende des
Rahmenvertrages) erteilt werden.
Darüber hinaus sind Gegenstand der Prüfung die Prozesse, die sicherstellen, dass
Rahmenverträge rechtzeitig vor deren Ablauf neu ausgeschrieben werden und die
Bedarfe hierfür korrekt und zuverlässig ermittelt werden.
Bei insgesamt fünf Rahmenverträgen ist eine stichprobenhafte Kontrolle der zuvor
ausgeführten Punkte (Volumen, zeitliche Grenzen) durchzuführen. Die Auswahl der
stichprobenhaft zu prüfenden Rahmenverträge erfolgt durch den Auftragnehmer
ohne Mitwirkung des Auftraggebers. Der Auftraggeber legt dem Auftragnehmer zur
Möglichkeit der Auswahl auf dessen Anforderung eine Liste aller aktuell bestehenden
Rahmenverträge mit Beginn- und Enddatum und dem bei Ausschreibung des
Rahmenvertrages zugrunde gelegten Volumens bzw. Höchstvolumens sowie des zum
Anforderungszeitpunkt abgerufenen Volumens vor.
Der Prüfungsaufwand für dieses Prüfungsfeld wird auf 15 bis 20 Stunden für das erste
Jahr und
10 bis 15 Stunden für jedes Folgejahr geschätzt.
2.1.1.5 Weitergehende Prüfungen
Soweit sich während der Durchführung des Vertrages die Erforderlichkeit von weiteren
Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit den in dieser Leistungsbeschreibung genannten
Aufgaben stehen, ergibt, kann der Auftraggeber diese bis zu einem Umfang von 40
Stunden pro Jahr beauftragen.
2.1.1.6 Nachkontrollen
Die interne Revision überwacht ab dem Jahr 2022, dass die in vorherigen Prüfungen
aufgedeckten Mängel anlassbezogen zeitnah abgestellt werden und die vereinbarten
Empfehlungen und Maßnahmen umgesetzt wurden.
In Abhängigkeit vom Prüfungsergebnis gehört dazu auch ein Follow-Up im Sinne einer
Qualitätssicherung, indem eine Nachkontrolle terminiert, durchgeführt und entsprechend
dokumentiert wird.
Der Prüfungsaufwand für dieses Prüfungsfeld wird auf 10 bis 15 Stunden geschätzt.
Zuschlagskriterien Es gibt keine Abweichung von den allgemeinen Zuschlagskriterien
Ausführungsfristen Es gibt keine Abweichung von den allgemeinen Ausführungsfristen
Los Nr.: 2 Bezeichnung: Vergabeverfahren
Erfüllungsort Es gibt keine Abweichung vom allgemeinen Haupterfüllungsort (Auftragsgegenstand)
Art und Umfang der Leistung 2.1.2.1 Rechtssichere Durchführung von Vergaben
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 VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung
Gegenstand der Prüfung ist die rechtssichere Durchführung von Vergabeverfahren
sowie die Beurteilung der Angemessenheit und Wirksamkeit von Verhinderungen von
Missbrauch (Korruption, Vorteilsannahme, Gleichbehandlung von Auftragnehmern
und auftragsinteressierten Unternehmen, Neutralität von Leistungsbeschreibungen,
Anfrageprozess bei Direktaufträgen und freihändigen Vergaben, Ablauf der
Vergabeverfahren) in beiden Geschäftsfeldern.
Bei insgesamt elf Vergabeverfahren ist eine stichprobenhafte Kontrolle der zuvor
ausgeführten Punkte (Neutralität der Leistungsbeschreibung, ordnungsgemäßer
Ablauf des Vergabeverfahrens) durchzuführen. Von den zu prüfenden Verfahren
im Geschäftsfeld Waren- und Dienstleistungen müssen sich zwei Verfahren -
unabhängig vom gewählten Vergabeverfahren - auf Vergabeverfahren oberhalb des
EU-Schwellenwertes beziehen. Die Rahmenverträge sind zusätzlich bezüglich ihrer
Einhaltung (Abrufberechtigte, Auftragsvolumen, zeitliche Grenzen (Beginn und Ende des
Rahmenvertrages)) in vergaberechtlicher Hinsicht zu überprüfen.
Die Auswahl der stichprobenhaft zu prüfenden Vergabeverfahren erfolgt durch den
Auftragnehmer ohne Mitwirkung des Auftraggebers. Der Auftraggeber legt dem
Auftragnehmer zur Möglichkeit der Auswahl auf dessen Anforderung eine Liste aller
aktuell im Prüfungszeitraum durchgeführten Vergabeverfahren mit dem jeweiligen
Auftragswert und Nennung der Verfahrensart und eine Liste aller aktuell bestehenden
Rahmenverträge mit Beginn- und Enddatum, sowie dem bei Ausschreibung des
Rahmenvertrages zugrunde gelegten Volumens bzw. Höchstvolumens und des zum
Anforderungszeitpunkt abgerufenen Volumens vor.
Die elf zu prüfenden Vergabeverfahren sind wie folgt auszuwählen:
Geschäftsfeld Waren- und Dienstleistungen:
- 2 Lieferleistungen
- 2 Dienstleistungen
- 3 Rahmenverträge
Geschäftsfeld Dienst- und Schutzkleidung:
- 2 Lieferleistungen
- 2 Rahmenverträge
Der Prüfungsaufwand für dieses Prüfungsfeld wird auf 65 bis 70 Stunden für das erste
Jahr und auf 30 bis 35 Stunden für jedes Folgejahr geschätzt.
2.1.2.2 Eigenbeschaffungen
Neben den in Ziffer 2.1.2.1 genannten Vergabeverfahren sind zusätzlich Vergaben/
Verträge zu prüfen, die das LZN für eigene Zwecke (Eigenbedarfe) durchgeführt hat.
Hierbei sind mindestens zwei im Prüfungs-Kalenderjahr durch Zuschlag abgeschlossene
Beschaffungsvorgänge zu prüfen, sofern vorhanden. In jedem Fall sind dabei
Beschaffungen zu prüfen, deren geschätzter Auftragswert oberhalb des EUSchwellenwertes
lag.
Zu prüfen sind auch bereits in der Vergangenheit abgeschlossene Verträge (soweit diese
nicht bereits aufgrund der vorgenannten Regelung geprüft worden) und die aufgrund
des Vertrages geleisteten Zahlungen im Prüfungskalender mehr als EUR 50,00 netto
betragen haben.
Der Auftraggeber stellt eine Liste der Beschaffungen und Verträge zur Verfügung.
Der Prüfungsaufwand für dieses Prüfungsfeld wird auf 10 bis 15 Stunden für das erste
Jahr und 5 bis 10 Stunden für jedes Folgejahr geschätzt.
2.1.2.4 Weitergehende Prüfungen
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0002-LZN/2020-03.219-2: Interne Revision
 VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung
Soweit sich während der Durchführung des Vertrages die Erforderlichkeit von weiteren
Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit den in dieser Leistungsbeschreibung genannten
Aufgaben stehen, ergibt, kann der Auftraggeber diese bis zu einem Umfang von 40
Stunden pro Jahr beauftragen.
2.1.2.5 Nachkontrollen
Die interne Revision überwacht ab dem Jahr 2022, dass die in vorherigen Prüfungen
aufgedeckten Mängel anlassbezogen zeitnah abgestellt werden und die vereinbarten
Empfehlungen und Maßnahmen umgesetzt wurden.
In Abhängigkeit vom Prüfungsergebnis gehört dazu auch ein Follow-Up im Sinne einer
Qualitätssicherung, indem eine Nachkontrolle terminiert, durchgeführt und entsprechend
dokumentiert wird.
Der Prüfungsaufwand für dieses Prüfungsfeld wird auf 10 bis 15 Stunden geschätzt.
Zuschlagskriterien Es gibt keine Abweichung von den allgemeinen Zuschlagskriterien
Ausführungsfristen Es gibt keine Abweichung von den allgemeinen Ausführungsfristen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Zur Feststellung der finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter in dem Vordruck "Angaben zur Firma und Firmenprofil"
auch Angaben hinsichtlich der Bonität des Unternehmens (insbesondere der Geschäftskontenführung, der finanziellen
Gesamtverhältnisse, des Vorliegens von Beanstandungen in der Geschäftsbeziehung zum Kreditinstitut, des Eingehens von
erfüllbaren Verpflichtungen und der Zahlung von fälligen Rechnungen) und des Umsatzes (Umsatz bezüglich der Leistungsart, die
Gegenstand der Vergabe ist sowie Gesamtumsatz) der letzten drei abgeschlossenen Jahre zu machen.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Zum Nachweis seiner Eignung, insbesondere der fachlichen Leistungsfähigkeit (Fachkunde), hat der Bieter eine Referenzliste
der wesentlichen, in den letzten drei Jahren erbrachten Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung in Art und Umfang
vergleichbar sind, unter Angabe des Auftragswertes, des Auftragsumfangs, des Auftragszeitraums sowie des Auftraggebers inkl.
Ansprechpartner und Telefonnummer vorzulegen. Eine entsprechende Tabelle ist in dem beigefügten Vordruck "Angaben zur Firma
und zum Firmenprofil" enthalten.
Der Bieter hat in dem Vordruck "Angaben zur Firma und zum Firmenprofil" des Weiteren Angaben zur Unternehmensgröße,
zur Service- und Vertriebsstruktur, zum Personalbestand, zum Nichtvorliegen von gesetzlichen Ausschlussgründen, zur
Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen, der Kernarbeitsnormen im Sinne der ILO-Konventionen, zur Einhaltung von Sozial- und
Umweltstandards sowie zu den gewerblichen Schutzrechten zu machen.
Als weiterer Nachweis zur Eignung, speziell der technischen Leistungsfähigkeit, hat der Bieter in seinem Angebot darzustellen,
wie
er in geeigneter Weise die Lieferkontinuität auf der Grundlage von Bestellungen, die ihm von dem Logistik Zentrum Niedersachsen
zur Verfügung gestellt werden, garantiert (i.S.v.  276 Abs. 1 S. 1 BGB).
Die in Los 1 geforderten Leistungen dürfen nur von Personen, die zum Wirtschaftsprüfer bestellt wurden oder von anerkannten
Wirtschaftsprüfungsgesellschaften erbracht werden. Mit Angebotsabgabe ist ein entsprechender Qualifikationsnachweis
vorzulegen.
Die in Los 2 geforderten Leistungen dürfen nur von einem Fachanwalt für Vergaberecht erbracht werden. Mit Angebotsabgabe ist
ein entsprechender Qualifikationsnachweis vorzulegen.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass der Zuschlag nicht an den aktuellen Wirtschaftsprüfer des LZN erteilt wird.
Wesentliche Zahlungsbedingungen
Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B), Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) für die
Ausführung von Lieferungen und Leistungen des Landes Niedersachsen, Vergabeunterlagen, bei Skontogewährung 14 Tage
Zahlungsziel, die Vergabeunterlagen sehen im Falle der Überschreitung von Ausführungsfristen Vertragsstrafen vor.
Schlusstermin für den Eingang der Angebote 11.11.2021 um 10:00 Uhr
Bindefrist des Angebots 31.12.2021
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0002-LZN/2020-03.219-2: Interne Revision
 VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung
Zusätzliche Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXQ6YYHDMA5
Seite 7/7
Source: 4 https://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/vmp-nds/2021/10/56772.html
Data Acquisition via: p8000000
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             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
 Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de
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