(1) Searching for "2021051409250748607" in Archived Documents Library (TED-ADL)

Ausschreibung: Datenarchivierung - DE-Berlin
Datenarchivierung
Dokument Nr...: 242916-2021 (ID: 2021051409250748607)
Veröffentlicht: 14.05.2021
*
  DE-Berlin: Datenarchivierung
   2021/S 93/2021 242916
   Vorinformation
   Diese Bekanntmachung ist ein Aufruf zum Wettbewerb
   Dienstleistungen
   Rechtsgrundlage:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Offizielle Bezeichnung: Leitung
   Postanschrift: Ihnestr. 16-20
   Ort: Berlin
   NUTS-Code: DE3 Berlin
   Postleitzahl: 14195
   Land: Deutschland
   E-Mail: [5]ausschreibung@harnackhaus-berlin.mpg.de
   Telefon: +49 3084133802
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [6]www.harnackhaus-berlin.mpg.de
   I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
   Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben
   I.3)Kommunikation
   Der Zugang zu den Auftragsunterlagen ist eingeschränkt. Weitere
   Auskünfte sind erhältlich unter:
   [7]https://www.harnackhaus-berlin.mpg.de/de
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
   [8]https://www.harnackhaus-berlin.mpg.de/de
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten
   Kontaktstellen
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Andere: Verein
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Andere Tätigkeit: Tagungsstätte
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Anschaffungsparameter für eine Software die das digitale
   Kreditorenmanagement im Harnack-Haus abbildet
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   72252000 Datenarchivierung
   II.1.3)Art des Auftrags
   Dienstleistungen
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Das Harnack-Haus möchte im Rahmen einer ersten Markterkundung
   potentielle Dienstleister ausfindig machen, die eine Software für ein
   digitales Kreditorenmanagement anbieten können.
   Bei Eingangsrechnungsbearbeitung soll der Workflow optimiert werden
   (Rechnungen scannen, die relevanten Informationen automatisch auslesen
   und im Anschluss digital prüfen, freizeichnen und kontieren).
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE3 Berlin
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Die Software muss alle nachfolgende Leistungsmerkmale beinhalten:
    Belege auf ordnungsgemäße Ausstellung gemäß § 14 UStG prüfen,
    Digitalisierung und datentechnische Verarbeitung aller eingehenden
   Rechnungen unabhängig vom ursprünglichen Format (z.B. von Papier in
   PDF; PDF in PDF),
    übersichtliche Darstellung aller eingegangenen offenen und bezahlten
   Rechnungen (Rechnungsarchiv) inkl. Darstellung des aktuellen
   Bearbeitungsstatus,
    Suchfunktion mind. nach Artikel, Kreditor, Rechnungseingangsdatum,
    Aufbewahrung aller Rechnungen für 10 Jahre,
    Kontrolle der Artikel auf Preisveränderung zur letzten Rechnung inkl.
   übersichtlicher Darstellung, live per Web-Zugriff abrufbar,
    digitale Verarbeitung der Rechnungspositionen, so dass analysiert
   werden kann, welche Artikel bei welchen Lieferanten in welchen Mengen
   zu welchen Preisen eingekauft wurden,
    Rückwirkend abrufbare Rechnungen aller Kreditoren, live per
   Web-Zugriff im PDF-Format, um z. B. Garantieansprüche prüfen zu können,
    Auswertungsmöglichkeit aller Einkäufe, detailliert nach der
   Verbuchung auf Sachkonten,
    Abbildung aller Genehmigungsprozesse,
    Auslösung der Zahlungen,
    Erstellung von Sepa-Dateien für das Online-Banking,
    Darstellung von Preisabweichungen der Artikel im Vergleich zur
   letzten Rechnung, ohne zusätzlich notwendige Datenverarbeitung per
   Excel,
    Auswertung aller rechnungsrelevanten Daten über Berichte,
    voller Zugriff auf alle Funktionen der Software von jedem Ort aus,
   ohne dafür eine separate Software zu installieren,
    auch analoge Rechnungen in Papierform müssen extern archiviert und
   zusätzlich auch digitalisiert werden,
    digitale Erfassung aller Texte von analogen und digitalen Rechnungen,
   so dass diese ausgelesen und innerhalb des Berichtswesens erfasst
   werden können. Eine Digitalisierung der Rechnung nur als PDF, ohne
   komplette Datenerfassung und Auswertungsmöglichkeit ist nicht
   ausreichend,
    Schnittstelle zum Steuerberater (DATEV und SAP),
    die Software muss auch als App verfügbar sein,
    alle Rechnungen müssen durch die Verwendung einer Suchfunktion nach
   verschiedenen Parametern gefunden werden können,
    die Kosten für die Softwarelizenz muss von der Beleganzahl abhängig
   gemacht werden,
    alle offenen Rechnungen müssen mit folgenden Details auf dem
   Dashboard sichtbar untereinander, sortierbar, aufgeführt sein:
   Kreditor, Rechnungsnummer, Fälligkeit, Bruttobetrag, Preisabweichung,
   vier Genehmigungsfelder-Felder für 4 Bearbeitungsschritte (sachliche
   Prüfung, rechnerische Prüfung, Kontierung, Zahlungsfreigabe/Zahlung)
   und ein Stornierungsbutton,
    der Benutzer muss einstellen können, wieviel Rechnungen gleichzeitig
   angezeigt werden sollen,
    der Gesamtbetrag aller offenen Rechnungen auf der Übersichtsseite
   muss angezeigt werden (Anzahl der Rechnungen und Summe aller
   Bruttobeträge),
    Artikel mit Inventarnummern müssen verbunden werden, über die man
   dann direkt nach der dazu passenden Rechnung suchen kann,
    es muss möglich sein, einen Preisalarm einzustellen, der den Benutzer
   bei jeder offenen Rechnung darüber informiert, wenn Artikel im
   Vergleich zur vorherigen Rechnung sich im Preis verändert haben. Der
   Benutzer muss dabei selbst bestimmen können, bei welcher prozentualen
   Abweichung der Preisalarm ausgelöst wird. Bei Preisveränderungen von
   Artikeln, muss die Software ohne weitere Datenverarbeitung in Excel,
   auf Knopfdruck die Artikel markieren, die sich preislich verändert
   haben,
    es muss übersichtlich darüber informiert werden, wie sich der
   Artikelpreis in der Historie ALLER archivierten Rechnungen pro Kreditor
   entwickelt hat. Es muss möglich sein, darüber Auswertungen in Form von
   Diagrammen zu erstellen,
    die Gesamtumsätze müssen pro Kreditor, pro Artikel und pro Sachkonto
   für jeden beliebigen Zeitraum ablesbar sein. Es soll auch möglich sein,
   einen Artikel auf verschiedene Sachkonten aufzusplitten.
    alle Daten müssen in Excel exportierbar sein,
    es muss eine Benchmark Analyse erstellt werden können.
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   II.2.6)Geschätzter Wert
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Beginn: 01/10/2021
   Ende: 30/09/2025
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
   Beschreibung der Verlängerungen:
   Jeweils um 1 Jahr, maximal 2-mal verlängerbar.
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Verhandlungsverfahren
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang von Interessenbekundungen
   Tag: 13/06/2021
   Ortszeit: 00:00
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   IV.2.5)Voraussichtlicher Beginn der Vergabeverfahren:
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft e. V.
   Postanschrift: Hofgartenstraße 8
   Ort: München
   Postleitzahl: 80539
   Land: Deutschland
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   11/05/2021
References
   5. mailto:ausschreibung@harnackhaus-berlin.mpg.de?subject=TED
   6. http://www.harnackhaus-berlin.mpg.de/
   7. https://www.harnackhaus-berlin.mpg.de/de
   8. https://www.harnackhaus-berlin.mpg.de/de
--------------------------------------------------------------------------------
             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
 Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de