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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-Nördlingen - Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2021101209174464223 / 516496-2021
Veröffentlicht :
12.10.2021
Dokumententyp : Freiwillige ex ante-transparenzbekanntmachung
Vertragstyp : Lieferauftrag
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
Zuschlagkriterien : Unbestimmt
Produkt-Codes :
48450000 - Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
DE-Nördlingen: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

2021/S 198/2021 516496

Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung

Lieferauftrag
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Donau-Ries Kliniken und Seniorenheime gKU
Postanschrift: Stoffelsberg 4
Ort: Nördlingen
NUTS-Code: DE27D Donau-Ries
Postleitzahl: 86720
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Bühner & Partner Rechtsanwälte mbB
E-Mail: [6]sommer@buehner-rae.de
Telefon: +49 9112558650
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [7]https://donkliniken.de/
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: gemeinsames Kommunalunternehmen
I.5)Haupttätigkeit(en)
Gesundheit

Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Beschaffung Mietsoftware Personalverwaltung
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Das Donau-Ries Kliniken und Seniorenheime gKU (das gKU) betreibt im
Landkreis Donau-Ries drei Kliniken und vier Seniorenheime. Insgesamt
betreut die Personalabteilung rund 1600 Abrechnungsfälle in drei
Tarifverträgen.

Zur Personalverwaltung nutzen die Donau-Ries Kliniken die HR-Software
des Herstellers P&I-Loga. Der Hersteller hat mit Schreiben vom
12.05.2021 letztmalig die Beendigung der Softwarepflege für diese
HR-Software angekündigt. Künftig bietet der Hersteller eine Mietlösung
an. Diese beinhaltet alle bisherigen Funktionen, Handhabungen und
Historien in der gewohnten Art und Weise.

Zur Gewährleistung einer unterbrechungsfreien Personalverwaltung, einem
garantierten Zugriff auf die historischen Daten und einer Fortführung
der vom Personal gewohnten Software-Struktur beabsichtigen die
Donau-Ries Kliniken die Beschaffung der bisher genutzten Software in
der künftig nur noch angebotenen Miet-Variante.
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: 672 071.00 EUR
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE27D Donau-Ries
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

1. Das gKU benötigt eine HR-Software (Software) zur Abwicklung
folgender Prozesse: Lohn-, Gehalts- und Reisekostenabrechnung,
Rückrechnung, Einzel- und Massenabrechnung, Tarifautomatik, Meldewesen,
Verbuchung in Finanzen/Controlling, Entgeltbescheinigungswesen,
Abrechnungsanalyse, Analytics und Reporting, Personalentwicklung,
Personaleinsatzplanung, Personalkostenplanung, Standardauswertungen,
Stellenplan, Organisationsmanagement, Personalinformation und
Zeitwirtschaft.

An die Software werden die folgenden Anforderungen gestellt:

2. Nachweis der Marktreife für den Betrieb in komplexen Einrichtungen
des Gesundheitswesens. Dazu muss sie innerhalb der letzten fünf
Kalenderjahre in mindestens 50 Betrieben (mind. 1500 Abrechnungsfälle)
erfolgreich installiert sein und betrieben werden.

3. Rückgriff auf die vorhandenen historischen Daten (seit 2008) ohne
Ortsbindung. Der Aufbau eines neuen Systems unter Zuhilfenahme externer
Dienstleister ist ausgeschlossen. Das gKU ist überzeugt, dass die
verwandten Datensätze durch diejenigen Mitarbeiter angelegt und
gepflegt werden sollen, die das System auch betreuen. Dies
gewährleistet, dass die Daten dort gepflegt werden, wo es das gKU für
richtig und angebracht hält. Dies gilt insb. dann, wenn die Software
mehrere Möglichkeiten der Datenpflege zulässt.

Die Anwender greifen täglich auf die im System hinterlegten Historien
zu. Ohne gezielte Eingaben der Anwender erledigt die Software
wesentliche Aufgaben selbständig. Ohne diesen Zugriff wären die Abläufe
der Abteilung erheblich gestört und ein Mehraufwand notwendig, der
unzweifelhaft mit dem Aufbau zusätzlicher Personalkapazitäten verbunden
wäre.

Eine Arbeit mit nur einem Teil der historischen Daten ist
ausgeschlossen, da ein notwendiger kompletter Systemaufbau die
Ressourcen des gKU und seiner Personalabteilung übersteigen würde.

4. Komplettsystem mit allen unter Ziff. 1 genannten Funktionen. Nach
jahrelangen Problemen mit einem separaten Modul für die Zeitwirtschaft,
welches über eine Schnittstelle verbunden war, steht für das gKU fest,
dass nur ein Komplettsystem ohne Schnittstellen und Redundanzen seinen
Bedarf bedienen kann.

5. Möglichkeit der Implementierung Digitaler Prozesse, um die
Bearbeitung gleicher Probleme an sieben Standorten wesentlich zu
vereinfachen.

6. Zentrale Steuerung der Software, um bei gleichem Personalbestand der
Personalabteilung ein funktionierendes System zur Kontrolle und
Überwachung aller gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes für die
1600 Abrechnungsfälle an sieben Standorten umsetzen zu können. Eine
Personalbestandsanalyse hierzu ergab, dass für die Erledigung aller
durchgeführten Arbeiten eine Vollzeitkraft einzustellen wäre. Bei
zentraler Steuerung der Software kann darauf verzichtet werden. Die
zentrale Steuerung muss außerdem die Möglichkeit automatisierter
Geschäftsprozesse vorsehen.

7. Möglichkeit der Massendatenverarbeitung, um große Datenmengen
effektiv und effizient bearbeiten zu können.

8. Vertrautheit der Anwender aller Standorte mit der Software und ihrer
Handhabung. So sind Änderungen schnell umzusetzen und ersparen dem gKU
größere Ausgaben für Schulungen. Die Software muss bei minimalem
Schulungsaufwand in den Echtbetrieb übergehen können.

9. Verwendung einer Private HR-Cloud. Die Mitarbeiter-Datensätze sollen
in einer Umgebung abgelegt werden, welche ausschließlich durch das gKU
genutzt wird. Eine Betreuung dieser Daten ist durch den Anbieter zu
ermöglichen.

10. Die angebotene Software muss als Miet-Lösung angeboten werden, da
das gKU so jederzeit die aktuellen Module im Einsatz hat. Ein
Ausweichen auf Kauf-Software wird ausgeschlossen.

Folgende Verträge sollen abgeschlossen werden:

1) Vertrag zur Nutzung aller von der P&I-AG angebotenen Software-Module
(All-In)

2) Vertrag zur Betreuung der Daten (Big-Data)
II.2.5)Zuschlagskriterien
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

Möglichkeit der Vertragsverlängerung jeweils um ein Jahr.
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung
* Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden
Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt
werden:
+ nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen

Erläuterung:

Die Leistung, die das gKU beschaffen möchte, kann nur von dem unter
Ziffer V.2.3) genannten Unternehmen (P&I AG) erbracht werden, § 14 Abs.
4 Nr. 2 lit. b VgV. Die Summe der Anforderungen an die Software führt
dazu, dass allein dieses Unternehmen die Software liefern kann. Dabei
ist jede an die Software gestellte Voraussetzung aufgrund der unter
Ziffer II.2.4) beschriebenen sachlichen Kriterien für den reibungslosen
Einsatz beim gKU notwendig.

Der Bedarf einer neuen Software ergibt sich aus der Tatsache, dass die
P&I AG ihr Geschäftsmodell umgestellt hat: Die derzeit als
Kauf-Software genutzte HR-Software wird künftig weder verkauft noch
wird die Bestandssoftware gepflegt. Vielmehr bietet die P&I AG künftig
eine Mietlösung an. Diese beinhaltet alle bisherigen Funktionen,
Handhabungen und Historien in der gewohnten Art und Weise in einer
Komplettsoftware (All-In).

Für das gKU und seine Anwender bedeutet dies, dass trotz der technisch
neuartigen Umsetzung die gewohnte Bedienung bestehen und die bisherigen
Funktionen unverändert vorhanden bleiben.

Das gKU hat erheblichen (Schulungs-)Aufwand betrieben, um alle
spezifischen Schichtformen anzulegen und deren Verwaltung zu
gewährleisten. Eine Bewerberverwaltung und ein Korrespondenzmanagement,
welche die gewohnten Strukturen nutzen, stehen vor der Einführung. Die
aktuell stark genutzte Möglichkeit der nahtlosen Verschmelzung der
Informationen sorgt für eine Verfügbarkeit der vorhandenen
Informationen in allen Modulen. Dies betrifft vor allem die
historischen Daten, die aktuell innerhalb des gKU bis zum Zeitpunkt der
Unternehmensgründung im Jahre 2008 vorhanden sind und in der täglichen
Nutzung eine Rolle spielen. Eben diese Daten sind auch für alle später
hinzugenommene Module nutzbar und bedeuten eine erhebliche
Erleichterung der täglichen Arbeit. Eine Nutzung dieser Historien
stellt eine Grundvoraussetzung für das gKU bezüglich seiner HR-Software
dar.

Die neue Software soll mit einem minimalen Schulungsaufwand in den
Echtbetrieb übergehen. Neben dem täglichen Umgang betrifft dies auch
die Möglichkeiten des Auswertungsgenerators. Aufgrund der jahrelangen
Vertrautheit mit dem System können auch komplexe Auswertungen
weitestgehend selbst erstellt werden, was den Bedarf an externen
Schulungs- und Beratungsleistungen reduziert. Selbst wenn ein anderer
Anbieter diese Leistungen sehr günstig anbieten könnte, so ergäbe sich
immer noch der erhebliche Personalaufwand für das gKU dies wäre im
laufenden Betrieb personell nicht zu stemmen.

Das gKU hat sich zur Erstellung des Pflichtenhefts für die Software von
einem namhaften und auf die Re-Organisation, Optimierung und
Digitalisierung personalwirtschaftlicher Prozesse spezialisierten
Beratungsunternehmen beraten lassen. Dieses Beratungsunternehmen hat
die Sinnhaftigkeit der einzelnen sachlichen Anforderungen bestätigt und
anhand dieser Anforderungen eine Marktanalyse mit folgendem Ergebnis
durchgeführt: Eine Software mit vollständiger Integration der Bereiche
Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und Entgeltabrechnung inkl.
Abbildung sämtlicher gesetzlicher/tariflicher Anforderungen und der
weiteren beschriebenen Anforderungen für ein Unternehmen von der Größe
des gKU erfüllt letztlich nur die Software P&I-Loga der P&I AG.
Besondere Bedeutung kommt dabei der Revisionssicherheit zu. Allein die
zu beschaffende Software P&I-Loga gewährleistet diese
Revisionssicherheit, weil sie die originalen historischen Daten
verwenden kann. Eine anderweitig nachträgliche Herstellung oder
Erfassung dieser historischen Daten ist nicht möglich, sofern die
Revisionssicherheit gewahrt werden soll, da es die tatsächlich be- und
abgerechneten Daten nur exakt einmal gibt.
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
Bezeichnung des Auftrags:

Beschaffung Mietsoftware Personalverwaltung
V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1)Tag der Zuschlagsentscheidung:
28/06/2021
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern
vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: P&I AG
Postanschrift: Alter Fischmarkt 11
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land: Deutschland
Internet-Adresse: [8]www.pi-ag.com
Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: nein
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 672 071.00 EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Klarstellung: Das unter Ziffer V.2.1) "Tag der Zuschlagsentscheidung"
angegebene Datum gibt den Zeitpunkt an, an dem sich der Auftraggeber
für einen Vertragsschluss mit dem Auftragnehmer entschieden hat. Der
Vertrag wurde noch nicht geschlossen. Der Vertrag wird frühestens nach
Ablauf von 10 Kalendertagen nach Veröffentlichung dieser freiwilligen
Ex-ante-Transparenzbekanntmachung geschlossen (§ 135 Abs. 3 S. 1 Nr. 3
GWB).
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer
Südbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Ort: München
Postleitzahl: 80534
Land: Deutschland
E-Mail: [9]vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Internet-Adresse:
[10]https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ueber_uns/zentralezustae
ndigkeiten/vergabekammer-suedbayern/index.html
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Hält ein Unternehmen die Vergabe des Auftrags ohne vorherige
Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen
Union für unzulässig und den Auftrag demzufolge für unwirksam, so kann
das Unternehmen diese Unwirksamkeit durch die zuständige Vergabekammer
im Wege des Nachprüfungsantrags gemäß § 160 ff. GWB feststellen lassen.

Die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit endet 30 Kalendertage
nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung der Auftragsvergabe im
Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 Abs. 2 S. 2 GWB).

Einer vorherigen Rüge gegenüber dem Auftraggeber bedarf es nicht (§ 160
Abs. 3 S. 2 GWB).
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
07/10/2021

References

6. mailto:sommer@buehner-rae.de?subject=TED
7. https://donkliniken.de/
8. http://www.pi-ag.com/
9. mailto:vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de?subject=TED
10. https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ueber_uns/zentralezustaendigkeiten/vergabekammer-suedbayern/index.html

 
 
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