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Ausschreibung: Aufbereitung und Erschließung von Aktenmaterial und sammlungsbegleitender Dokumentation der naturkundlichen Sammlung des Übersee-Museums Bremen - DE-Bremen
Dokumentationsdienste
Aktenführung
Dienstleistungen von Museen und zugehörige Dienste
Dokument Nr...: 898903-2021 (ID: 2021102108273683383)
Veröffentlicht: 21.10.2021
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  Aufbereitung und Erschließung von Aktenmaterial und sammlungsbegleitender Dokumentation der naturkundlichen Sammlung
des Übersee-Museums Bremen
Etta Grotrian
Digitale Strategie
Übersee-Museum Bremen
Bahnhofsplatz 13
28195 Bremen
e.grotrian@uebersee-museum.de
Aufbereitung und Erschließung von
Aktenmaterial und sammlungsbegleitender Dokumentation
der naturkundlichen Sammlung
des Übersee-Museums Bremen
Inhalt
I. Ziele des Projekts
................................................................................................................................
...................... 2
II. Der Umfang im Einzelnen
................................................................................................................................
........ 2
III. Rahmenbedingungen
................................................................................................................................
............. 4
III. 1 Zeitraum
................................................................................................................................
............................ 4
III. 2 Vorgehensweise
................................................................................................................................
.............. 4
IV. Zum Verfahren
................................................................................................................................
......................... 4
V. Ansprechpartnerin:
................................................................................................................................
.................. 5
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Naturkundliche Sammlungsdokumentation, 11. Oktober 2021
I. Ziele des Projekts
Im Rahmen des drittmittelgeförderten Projekts Verfügbarmachung der naturkundlichen regionalen
und in kolonialen Kontexten erworbenen Sammlungen des Übersee-Museums Bremen für Forschung,
Bildung und kulturelle Teilhabe (siehe dazu auch unter https://www.uebersee-museum.de/ueberuns/
projekte-positionen/digitalisieren-und-teilen-von-naturkundlichen-sammlungsinformationen/) ist
geplant, Aktenmaterial und Dokumente zur Sammlungsgeschichte und dem Sammlungsgut
aufzubereiten, digital zu erschließen und strukturiert für die interne Nutzung verfügbar zu machen.
Dabei ist auch die langfristige Perspektive einer Eingabe in die aktuell geplante Naturkunde-
Sammlungsdatenbank geplant, für die in diesem Erschließungsprojekt erste Überlegungen konzipiert
werden könnten, aber noch keine Umsetzung geplant ist.
In einem ersten Schritt sollen die Informationen erhoben und in strukturierter Form aufbereitet werden,
so dass die datenbankmäßige Erfassung und Verknüpfung mit dem dokumentieren Sammlungsgut im
nächsten Schritt umgesetzt werden können. Dazu ist eine Erschließung von Inhalten, Texten, z.T.
Vergabe von Aktentiteln und Signaturen (nach Vorgaben der hauseigenen Richtlinien) erforderlich. Im
Vordergrund steht dabei, dass die Inhalte der Dokumente im Haus zugänglich und auffindbar gemacht
werden (Digitalisate, ggf. Volltext- oder inhaltliche Erschließung in Stichworten). Dabei ist eine
datenbankbasierte Erschließung nicht erforderlich, die Erschließung sollte aber den nächsten Schritt
der datenbankbasierten Erschließung (und entsprechende z.T. bereits vorhandene Erschließungsstrukturen)
berücksichtigen. Für einige der Daten (Personen, Eingangsnummern) existieren
Informationen in einer Datenbank (TMS der Firma Gallery Systems) für die nicht naturkundlichen
Sammlungen, hier soll die Anreicherung auch in die Datenbank überführt werden können, da diese
Daten langfristig mit der naturkundlichen Sammlungsdokumentation verknüpft werden wird. Für einige
der Materialien wäre auch Umbetten (Entfernen von Klammern im Zuge der Digitalisierung, Lagerung in
säurefreie Kartons) im Rahmen der Arbeiten erforderlich.
Das Material, um das es geht, sind Ankaufs- und Erwerbungsakten, Handschriftenproben von
Sammler*innen, Dokumente von Sammelreisen, Korrespondenz und Kataloge. Zusätzlich ist geplant,
ggf. mit ehrenamtlich in der Sammlung tätigen, ehemaligen Mitarbeiter*innen (Botanik und
Entomologie) Interviews zu führen, deren Ergebnisse ebenfalls dokumentiert und erschlossen werden
sollen. Ergänzend sollen Archivstandorte von Nachlässe oder Archivalien zu Sammler*innen, die sich
in Archiven außerhalb des Übersee-Museums befinden, recherchiert und in die Metadaten zu den
Personendaten aufgenommen werden, sofern sie für das Sammlungsgut relevant sind.
Eine Metadatenstruktur für diese Form der Erschließung des Aktenmaterials liegt nicht vor und muss
im Rahmen der Erschließung grob erarbeitet und umgesetzt werden. Die bestehende Archiverschließung
in augias (und die entsprechenden Datenfelder) sollten aber auf Kompatibilität bewertet
werden, so dass ggf. einzelne Informationen in einem Mapping in Beziehung gesetzt werden können.
Eine Empfehlung für die Verknüpfung mit der Sammlungsdokumentation und der archivalischen
Dokumentation des Hauses ist ebenfalls gewünscht.
II. Der Umfang im Einzelnen
So weit nicht anders aufgeführt, ist die inhaltliche Erschließung erforderlich, d.h. in der Regel z.B.
Transkription und/oder inhaltliche Beschreibung, Extraktion von Normdaten, Personendaten und
Kodifizierung zur Verknüpfung mit anderen Materialien o.ä., Anlegen von Daten zu extrahierten
Personendaten etc., z.T. Abgleich mit vorhandenen Datensätzen. Sofern zur inhaltlichen Erschließung
Digitalisate angefertigt werden, sollen diese ebenfalls intern gespeichert und verfügbar gemacht
werden. Weitere Arbeitsschritte (Vergeben von Archivsignaturen, Umbetten, weitere Recherche)
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Naturkundliche Sammlungsdokumentation, 11. Oktober 2021
werden in einer eingangs gemeinsam vorgenommen Priorisierung festgelegt, sollten hier aber bereits
grob kalkuliert werden, so dass die kostenmäßigen Konsequenzen der geplanten Maßnahmen in die
Entscheidungen einbezogen werden können.
 A. 1. Botanik: ca. 500 bis 1.000 Umschläge mit Schriftproben (vollständige bildgebende
Digitalisierung erforderlich)
 A. 2. Botanik: 8 Aktenordner mit Personalien (inhaltliche Erschließung, zuzgl. bildgebende
Digitalisierung)
 A. 3. Botanik: 35 Aktenordner Korrespondenz, z.T. historisch z.B. von Farenholtz, Schatteburg,
(inhaltliche Erschließung)
 B. 1. Entomologie: ca. 3.500 handschriftliche Lochkarten-Fundortkartei (bildgebende
Digitalisierung sowie stichprobenhafte Überprüfung, ob die Daten in der D-Base-Datenbank
erfasst sind)
 B. 2. Entomologie: 1 Aktenordner Korrespondenz zu Kauf/Tausch (inhaltliche Erschließung)
Erfassung
 B. 3. Entomologie: 2,5 Aktenordner mit handschriftlich geführten Erfassungsbögen der
Insektensammlung (stichprobenhafte Überprüfung, ob die Daten in der D-Base-Datenbank
erfasst sind sowie ggf. Transkription und Vorbereitung für datenbankbasierte Erfassung)
 C. 1. Vogelsammlung: 6 Archivkartons mit Listen und Schriften zur Vogelsammlung (siehe
Fotos)
 C. 2. Vogelsammlung: 1 Archivkarton alte Etiketten der Sammlungen
 D. 1. Kataloge allgemein: Eingangsbuch (für das allgemeine Eingangsbuch ab 1904 liegen
Digitalisate vor, die inhaltliche Erschließung, insbesondere Transkription, Extraktion von
Normdaten, Personendaten und Kodifizierung zur Verknüpfung mit anderen Materialien etc.
steht aus). Es handelt sich um ca. 10.000 Einträge (Name und Adresse der Zuliefer*in,
Beschreibung des Zugangs sowie Eckdaten wie E-Nr., Eingangsdatum und Erwerbsart. Für die
Eingangsnummern werden (und sind) Datensätze in der Datenbank TMS angelegt, die ergänzt
und abgeglichen werden müssten. davon sind für ca. 2.275 Einträge Datensätze angelegt
 D. 2. Kataloge allgemein: Eine auf das Eingangsbuch bezogene Namenskartei als Hilfsmittel,
um festzustellen, ob eine Person als Zuliefer*in im E.-Buch aufgeführt ist. Die Ablage ist
alphabetisch (orientiert am Nachnamen), ca. 8.000 karteigroße Pappkarten, die den Namen der
Person, die zugehörige(n) E-Nummer(n), die Adresse und die Erwerbsart aufführen, vermutlich
im Zweiten Weltkrieg angelegt und höchstens bis in die 1950er geführt (bildgebende
Digitalisierung und Erschließung).
 D. 3. Kataloge allgemein: 7 Bände Spezialkatalog (je ca. 200 Seiten, unvollständig ausgefüllt,
zwischen 800 bis 2.000 Datensätze pro Katalog, i.e. Spec. Kat. Vögel Rhamphastidae Galbulidae
etc; Spec. Kat. III Corvidae Paradiseidae Oriolidae etc, Spec. Kat. IV-V Campephagidae et. al;
Spec. Kat. X (DICAEDAE); Spec. Kat. XI COEREBIDAE THRAUPIDAE GENERA SEDIS INCERTAE;
Spec. Kat. XIII ARTAMIDAE STURNIDAE PLOCEIDAE etc, Spec. Kat.
XIV._TYRANNIDAE_PIPRIDAE_etc (Transkription der Einträge, vorbereitend für Abgleich mit
datenbankbasierter Erfassung)
 E. 1. Aktenarchiv (bereits verzeichnet, aber nicht tiefenerschlossen): Korrespondenz-Akten mit
den Nummern (fast ausschließlich handschriftlich verfasstes Material): 131, 132, 133, 134, 432.
 E. 2. Aktenarchiv (bereits verzeichnet, aber nicht tiefenerschlossen):: Korrespondenz-Akten mit
den Nummern 214, 342 und 336.
 E. 3. Aktenarchiv (bereits verzeichnet, aber nicht tiefenerschlossen): Briefbuch Insekten
(Sign. 287)
 E. 4. Aktenarchiv (bereits verzeichnet, aber nicht tiefenerschlossen): 1 Akte Notizen
Naturkunde (Sign. 283)
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Naturkundliche Sammlungsdokumentation, 11. Oktober 2021
 E. 5. Aktenarchiv (noch nicht verzeichnet oder erschlossen): Akten der Abteilung Naturkunde,
benannt Ausstellung und nummeriert 1-43 sowie einige weitere überschrieben Evolution:
ca. 2,5 Regalmeter
 E. 6. Aktenarchiv (noch nicht verzeichnet oder erschlossen): diverse Akten benannt u.a. zu
Museumsplanungen (u.a. Reisen, Ausstellungen) ca. 1 Regalmeter
 F. 1. Archivlager (noch in Kartons und nicht erschlossen oder verzeichnet): Akten eines vor
mehreren Jahren verstorbenen Ornithologen, 2 Umzugskartons
 F. 2. Archivlager (noch in Kartons und nicht erschlossen oder verzeichnet): Planung Ozeanien
Neukonzeption 1970er Jahre, 2 Umzugskartons
G. Zwei Mitarbeiter*innen, mit denen Interviews geführt werden könnten.
H. Benennung der Sammlerpersönlichkeiten, die relevant sind (in Zusammenarbeit mit dem
wissenschaftlichen Personal des Übersee-Museums, insbesondere Naturkunde und
Provenienzforschung) bzw. Anlegen von Personendatensätzen, Abgleich mit Personendaten in dem
Datenbanksystem für die kulturgeschichtliche Sammlung (TMS)
Für alle diese Materialien gilt es, sie im internen Netzwerk des Übersee-Museums zugänglich zu
machen und ein Konzept für die Bereitstellung der Informationen und ihrer Struktur in Absprache mit
den zuständigen Mitarbeiter*innen in der Naturkunde, für das Archiv/Provenienzforschung und die
Digitale Strategie entwickeln. Ansonsten gilt, was jeweils in Klammern hinter dem einzelnen Eintrag
steht.
III. Rahmenbedingungen
III. 1 Zeitraum
November 2021 bis Juni 2022 (ggf. Verlängerung bis Dezember 2022 in Absprache möglich)
III. 2 Vorgehensweise
Eine Sichtung und Aufnahme der Akten muss vor Ort erfolgen. Daraus folgt die Erstellung von
Findmitteln und die Erschließung des Materials (Inhaltliche Erschließung ggf. über Volltext oder über
inhaltliche Beschreibung), ggf. eine Kalkulation über den Umfang vollständiger Transkriptionen.
Außerdem wünschen wir uns eine Dokumentation der zugrunde gelegten Erschließungsregeln, die mit
den im Haus bereits existierenden Standards abgestimmt sind. Empfehlungen für eine datenbankbasierte
Dokumentation bzw. Verknüpfung mit der Sammlungsdokumentation der Objekte sollen
ebenfalls als erstes Konzeptpapier und Diskussionsgrundlage erstellt werden. Das Erstellen digitaler
Abbildungen der Akten nach den Grundlagen der DFG-Digitalisierungsregeln ist wünschenswert und
sollte ebenfalls kalkuliert werden. Im Zuge der bildgebenden Digitalisierung und Erschließung könnte
die Umbettung einzelner Akten (in Absprache) erforderlich sein.
IV. Zum Verfahren
Bitte senden Sie uns Ihr Angebot zum 8. November 2021. Der Zuschlag wird erteilt zum 12. November
2021. Die Laufzeit des Auftrags hängt von dem angebotenen Aufwand ab, geplant ist der Abschluss des
Projekts bis Juni 2022 sein. Je nach Zeit- und Kostenplan ist eine Verlängerung bis Dezember 2022
möglich (bei gemeinsamer Priorisierung der Arbeitsschritte).
Die Kriterien für die Erteilung des Zuschlags sind:
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Naturkundliche Sammlungsdokumentation, 11. Oktober 2021
 Preis 40 Prozent (Preisgestaltung, Gesamtpreis)
 Konzept und Vorgehensweise: 40 Prozent (Transparenz der Arbeitsschritte, Angemessenheit
der vorgeschlagenen Maßnahmen, Zeitplan)
 Vorerfahrung: 20 Prozent (Portfolio und Projekte)
Bitte erstellen Sie ein Angebot, in dem die einzelnen o.g. Arbeitsschritte einzeln aufgeführt und
kalkuliert sind (sowohl ihr kostenmäßiger als auch ihr zeitlicher Umfang). Bitte ermöglichen Sie bei der
Kalkulation auch die Beziehbarkeit einzelner Positionen auf die genannten Materialien, so dass der
Auftraggeber ggf. eine Priorisierung vornehmen kann, um einzelne Materialien aus dem Auftrag
auszunehmen. Der Auftraggeber behält sich vor, einzelne Positionen nicht zu beauftragen  der Bieter
erhält aber die Gelegenheit, sein Angebot zu korrigieren, wenn einzelne Positionen nicht beauftragt
werden.
 Erschließung der Akten und Erstellung von Findmitteln
 Transkription von Katalogen
 Sacherschließung der Materialien inkl. Extraktion bestimmter Informationen und Verknüpfung
mit Normdaten (z.B. Personen, Geographie)
 Bildgebende Digitalisierung
 Konzept für Dokumentation (in Absprache mit dem zuständigen Personal im Übersee-Museum
Bremen, siehe oben)
V. Ansprechpartnerin:
Etta Grotrian
Digitale Strategie
Übersee-Museum Bremen
Bahnhofsplatz 13
28195 Bremen
e.grotrian@uebersee-museum.de
Rückfragen bitte schriftlich formulieren. Bitte beachten Sie, dass Ihre Anfrage (anonym) und unsere
Antwort darauf auch anderen Bietern zur Verfügung gestellt werden!
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Naturkundliche Sammlungsdokumentation, 11. Oktober 2021
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Naturkundliche Sammlungsdokumentation, 11. Oktober 2021
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Naturkundliche Sammlungsdokumentation, 11. Oktober 2021
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Naturkundliche Sammlungsdokumentation, 11. Oktober 2021
Source: 4 https://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Uebersee-Museum-Bremen/2021/10/4182827.html
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