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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-Berlin - Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2022112109335419856 / 645094-2022
Veröffentlicht :
21.11.2022
Angebotsabgabe bis :
22.12.2022
Dokumententyp : Ausschreibung
Vertragstyp : Dienstleistungsauftrag
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Unterteilung des Auftrags : Gesamtangebot
Zuschlagkriterien : Wirtschaftlichstes Angebot
Produkt-Codes :
79950000 - Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
79952000 - Event-Organisation
79953000 - Organisation von Festivals
DE-Berlin: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

2022/S 224/2022 645094

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Postanschrift: Am Karlsbad 11
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10785
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Zentrale Dienste
E-Mail: [6]beschaffung@visitberlin.de
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [7]https://about.visitberlin.de/
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[8]https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRF6401/documents
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
[9]https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRF6401
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Tourismusmarketing Organisation
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Tourismusmarketing

Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Konzeption und Umsetzung BESTIVAL 2023
Referenznummer der Bekanntmachung: D-0048/2022 - visitBerlin - Bestival
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Pandemiebedingt musste der Tourismus und die Veranstaltungswirtschaft
in Berlin stark zurückgefahren werden. Um Zeichen des Neustarts sowohl
in der Tourismusbranche als auch in der Veranstaltungsbranche zu
setzen, planen wir eine Veranstaltung für Partner:innen und
Kunden:innen; das BESTIVAL. Die Umsetzung der Aktion ist abhängig von
der geopolitischen Situation sowie Handlungsspielraum hinsichtlich
etwaiger Hygieneauflagen. Sollten die Rahmenbedingungen sich im
Projektverlauf maßgeblich verändern, entscheidet die Auftraggeberin
über eine Konzeptanpassung oder Absage der Veranstaltung.

Wir wollen ein Treffen der gesamten MICE- & Tourismus-Branche (ca. 800
- 850 Gesamt-Teilnehmende, in Abhängigkeit der Pandemieentwicklung)
schaffen. Die Teilnehmenden setzen sich aus den verschieden Anbietern
des MICE- und Tourismusmarktes zusammen; ca. 300 MICE Kunden:innen
(Veranstaltungsplanende in Corporates, Agenturen und Verbände), ca. 300
Travel Trade Kunden:innen (Reiseveranstaltende und Reisebüros, Incoming
Agenturen), ca. 50 Media Vertreter:innen (Fach- und Tagespresse,
Journalisten, Blogger, Influencer) sowie ca. 200 Berliner
Anbieter:innen & Stakeholder (Hotels, Eventlocations, MICE Service
Provider, Touristische Leistungsträger, Wissenschaft).

Durch die breite Mischung des Publikums, die Reduzierung auf das
Wesentliche bei den Vorträgen und einem erlebnisreichen Rahmenprogramm
bestehend aus verschiedenen Beiträgen aus der Berliner Musik- und
Kunstszene, wollen wir der Veranstaltung einen erlebnisschaffenden
Festivalcharakter geben. Gleichzeitig soll sie für unsere Partner eine
Plattform darstellen, auf der sie durch initiierte und zufällige
Kontakte zu potentiellen Kunden geschäftliche Chancen anbahnen können.

Die Kommunikation sowie Wort- und Bildsprache grenzen sich von
"üblichen Business-Veranstaltungen" auffällig ab und setzt die
Kommunikation der Veranstaltung von 2021 & 2022 fort und etabliert so
die Marke BESTIVAL in der MICE- und Tourismusbranche. Dabei sollen
folgende Botschaften transportiert werden:

- Noch stets: Berlin ist (wieder) bereit für (Business) Reisende und
Veranstaltungen

- Neu: Berlin setzt ein Ausrufezeichen mit einem einzigartigen Format

- Zusammenhalt der Branche "Wir für Berlin!" und "Berlin verbindet"

- Berlin ist der Standort für moderne Veranstaltungskonzepte und
präsentiert sich mit kreativen und innovativen Formaten

- Berlin erfindet sich als stetig und bietet einzigartige
Reiseerlebnisse

| Ziele der Veranstaltung

Mit der Veranstaltung soll Berlin als führende und innovative
Destination für die Tourismus- und MICE-Branche gestärkt werden.
Darüber hinaus soll die Veranstaltung als Leuchtturmveranstaltung
innerhalb der Stadt, in Deutschland und international wahrgenommen
werden, die alle Akteure des Tourismus und der Veranstaltungswirtschaft
zusammenführt und zu einem unverzichtbaren Teil des Berliner
Veranstaltungskalenders werden lässt.

Um die Bedeutung der Veranstaltung für Berlin zu verstärken, richtet
sich das Programm und die Gestaltung an ein breites Spektrum an
Teilnehmenden:

- MICE:

o Veranstaltungsplanende in Corporates, Agenturen und Verbände

o Anbieter:innen der MICE-Branche in Berlin

- Travel Trade:

o Reiseveranstaltende und Reisebüros, Incoming Agenturen

- Media:

o Fach- und Tagespresse

o Journalisten, Blogger, Influencer

- Berliner Stakeholder:

o Hotels

o Eventlocations

o MICE Service Provider

o Touristische Leistungsträger

o Stadt- und Bezirkspolitik

o Wissenschaft

o Berliner Cluster

Zusätzlich soll die Veranstaltung eine Plattform sein für Berliner
Leistungsträger (siehe Stakeholder) des Tourismus- und der
MICE-Branchen, um Kunden zu treffen und Leads zu generieren und somit
auch einen wirtschaftlichen Teil zum Aufschwung nach der Pandemie
beitragen. Ferner werden voraussichtlich auch andere Destinationen und
Leistungsträger außerhalb Berlins zu einem Beteiligungsentgelt die
Veranstaltung ergänzen.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
Wert ohne MwSt.: 1 600 000.00 EUR
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
79952000 Event-Organisation
79953000 Organisation von Festivals
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
Hauptort der Ausführung:

Berlin Tourismus & Kongress GmbH Am Karlsbad 11 10785 Berlin
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Konzept der Veranstaltung

Bei den Veranstaltungen sind unterschiedliche Eventformate Bestandteile
der Gestaltung der Gesamtveranstaltung (Main Event, individuelle Post
Events, zielgruppenspezifische geführte Touren). Der
Veranstaltungszeitraum ist über drei aufeinander folgende Tage,
voraussichtlich vom 5. bis 7. Juli 2023. Der Veranstaltungsort für den
Hauptveranstaltungstag am 06. Juli ist eine Kombination aus mehreren
Veranstaltungsorten, die zusammen das Festivalerlebnis erzeugen. Der
Termin ist durch den Auftraggeber in ausgewählten Locations bereits
optioniert und muss nicht durch die Auftragnehmer abgefragt werden.

Der Ablauf der Veranstaltung gestaltet sich wie folgt (Änderungen
vorbehalten):

Vortag Abend (05. Juli 2023):

- Welcome Reception am Vortag des Hauptveranstaltungstages für bis zu
300 teilnehmende Gäste, die bereits angereist sind

Hauptveranstaltungstag Vormittag (06. Juli 2023):

- Eröffnung der Veranstaltung mit allen Teilnehmenden

- Anschließend Bühnenprogramm auf themenspezifischen Bühnen

Hauptveranstaltungstag Nachmittag (06. Juli 2023):

- Weiterführendes Programm

- Ergänzende parallel stattfindende zielgruppenspezifische Angebote,
zum Beispiel:

o Vorträge, Keynotes, Diskussionen in unterschiedlichen und kreativen
Veranstaltungsformaten

o Workshops (max. a 30 Personen)

o Speeddating und/oder andere Networking Möglichkeiten sowie
interaktive Tätigkeiten

- Begleitender Marktplatz (Ausstellungsort für Ideen, Best Practices
und Partner)

- Festival-Activities (Erlebnisse, Kunst, Musik)

Hauptveranstaltungstag Abend (06. Juli 2023):

- Abendveranstaltung in lockerer Atmosphäre mit allen Teilnehmenden,
inkl. Musik und Rahmenprogramm

- Networking Möglichkeiten

2. Veranstaltungstag ganztägig (07. Juli 2023):

Am zweiten Veranstaltungstag hat jeder Teilnehmende der Veranstaltung
die Möglichkeit individuell sein Programm zusammenzustellen. Über eine
Online-Plattform haben alle Akteure aus Berlin die Möglichkeit, eine
kleinere Veranstaltung im Sinne der Eigenpräsentation vorzustellen.
Diese sollten für gewöhnlich nicht länger als eine Stunde dauern und
die Eigenvorstellung mit einem Incentive für die Teilnehmenden
verbinden und so zum Festivalcharakter beitragen. Die Teilnehmenden
können je nach Interesse aus den Angeboten wählen. Die Gäste bewegen
sich dabei individuell durch die Stadt. Wir bieten die Berlin
WelcomeCard zur Nutzung des ÖPNVs an. Ergänzend dazu werden auch
zielgruppenspezifische Touren, wie z.B. Hotel- und Location-Touren oder
Touren zu den Themen Food, Nachhaltigkeit und Kultur angeboten. Die
Anmeldung für diese Touren soll ebenfalls über die Online-Plattform
möglich sein.

- Am Vormittag und Nachmittag je 5 unterschiedliche und organisierte
Entdeckungstouren mit je 20 - 30 Teilnehmenden

- Am Vormittag und Nachmittag je 4 klassische Location-, Hotel- und
Site Inspection Touren mit je 20 - 30 Teilnehmenden

- Bis zu 50 unterschiedliche Partnerevents (Organisation erfolgt durch
die jeweiligen Partner)

- 1 zentraler Anlauf- / Sammelpunkt für alle Teilnehmenden

2. Veranstaltungstag Abend (07. Juli 2023):

Am Abend wird das Konzept weiterverfolgt und als "Lange Nacht der
Hotels" fortgesetzt. Die Teilnehmenden haben dabei mit dem beim Einlass
vergebenen Armband Zugang zu den Bars der teilnehmenden Hotels. Alle
teilnehmenden Hotels und deren Angebot sind auf der Online-Plattform zu
integrieren.

Alle Teilnehmenden haben die Möglichkeit ihren Aufenthalt zu verlängern
und individuell Termine bei interessanten Leistungsträgern zu
vereinbaren. Dieses Angebot wird einzeln zwischen den
Hotels/Leistungsträgern und Teilnehmenden vereinbart.

| Leistungen der Agentur

- Projektmanagement

- Location

- Set / Bühnendesign / Ausstattung / Networking Areas

- Technik

- Catering

- Besondere Hinweise zu einzelnen Veranstaltungsbestandteilen

- Teilnehmermanagement

- Kommunikationsmanagement

- Dokumentation, Grafikarbeiten und PR

- Meetings
II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: Umsetzungskonzept / Gewichtung: 45%
Qualitätskriterium - Name: Nachhaltigkeitskonzept / Gewichtung: 20%
Qualitätskriterium - Name: Präsentation des Umsetzungskonzepts /
Gewichtung: 7,5%
Qualitätskriterium - Name: Präsentation des Nachhaltugkeitskonzepts /
Gewichtung: 7,5%
Preis - Gewichtung: 25%
II.2.6)Geschätzter Wert
Wert ohne MwSt.: 1 600 000.00 EUR
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 30/01/2023
Ende: 31/12/2023
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Vertrag wird für den Zeitraum ab Zuschlagserteilung bis zum
31.12.2023 abgeschlossen.

Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor, den Leistungszeitraum
einmalig um ein Jahr, längstens bis zum 31.12.2024, zu verlängern
(Verlängerungsoptionen). Die Entscheidung über die Verlängerung erfolgt
spätestens 2 Monate vor Ablauf des Leistungszeitraumes, mithin bis zum
31.10.2023.

Im Falle einer Verlängerung des Vertrags gelten die Vereinbarungen im
Preisblatt und in den Vergabeunterlagen entsprechend fort.
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Option nach § 132 GWB

Für den Fall, dass der Ausschreibungsgewinner vor vollständiger
Leistungserbringung wegen Kündigung, Insolvenz oder aus einem anderen
Grunde endgültig ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, die
verbleibenden Arbeiten den übrigen Bietern in der Reihenfolge des
Ausschreibungsergebnisses anzutragen.

Fällt ein Auftragnehmer nur bezüglich einzelner Lose aus, ist der
Auftraggeber berechtigt, die betroffenen Lose ganz oder teilweise
anderen Losen zu den jeweils vertraglich vereinbarten Konditionen bis
zum Ende der Vertragslaufzeit zuzuschlagen."

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

- Erklärung über Ausschlussgründe gem. §123, 124 GWB

- Erklärung über die Eintragung im Handelsregister
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1. Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung:
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, während der gesamten Vertragsdauer
eine Betriebs- oder

Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens
EUR 3.000.000,00 für Personen- und Sachschäden pro Versicherungsfall zu
unterhalten. Sollte sich im Laufe der Organisation und Koordination der
Veranstaltung herausstellen, dass diese Deckungssumme als nicht
ausreichend erachtet wird, so ist der Auftragnehmer verpflichtet, eine
Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme für die
Veranstaltung abzuschließen. Die zusätzlichen Kosten wird die
Auftraggeberin tragen. Der Auftragnehmer hat der Auftraggeberin das
Bestehen der Versicherung auf Verlangen unverzüglich nachzuweisen.
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1. Referenzen
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Der Auftragnehmer und die zuständige Projektleitung haben Erfahrung im
Umgang mit der Organisation mindestens einer dezentralen Veranstaltung
von mind. 500 Teilnehmern, die in den letzten drei Jahren (gerechnet
bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurde, nachzuweisen.
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der
Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 22/12/2022
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 06/02/2023
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 22/12/2022
Ortszeit: 12:00

Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bekanntmachungs-ID: CXP4YRF6401
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: +49 03090138316
Fax: +49 03090137613
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein
Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach
Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
16/11/2022

References

6. mailto:beschaffung@visitberlin.de?subject=TED
7. https://about.visitberlin.de/
8. https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRF6401/documents
9. https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRF6401

 
 
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