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Ausschreibung: Besucher und Veranstaltungscatering - DE-Hannover
Restaurant- und Bewirtungsdienste
Servieren von Mahlzeiten
Verpflegungsdienste
Verpflegungsdienste für sonstige Unternehmen oder andere Einrichtungen
Dokument Nr...: 826761-2023 (ID: 2023113008114860743)
Veröffentlicht: 30.11.2023
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  Besucher und Veranstaltungscatering auf der IdeenExpo 2024
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Öffentliche Ausschreibung nach 9 UVgO
Nationale Bekanntmachung
Vergabe-Nr.: IE2024-Catering
Die Auftragsvergabe erfolgt in einem einstufigen öffentlichen Verfahren. Der
Auftraggeber fordert eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur
Abgabe von Angeboten auf. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot
abgeben. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Bewertung
des Angebots erfolgt auf Basis folgender Zuschlagskriterien: Kosten, Qualität des
schriftlichen Angebotes und der mündlichen Präsentation, siehe Dokument
"Aufforderung zur Angebotsabgabe", S. 5.
Zu beachten sind die formalen Hinweise hinsichtlich Form und Frist für die
Einreichung der Angebote in der Ausschreibung. Eingänge per E-Mail oder Fax sind
unzulässig.
Die vollständigen Vergabeunterlagen finden Sie als Download unter folgendem Link:
https://cloud.ideenexpo.de/s/EaWPLpwybm8Mmj8
Ergänzende Anhänge zur Leistungsbeschreibung (Anlage 3) sind per E-Mail
anzufordern unter: idee@ideenexpo.de
Mit Anforderung der ergänzenden Unterlagen erhalten die Bieter einen Link zum
Download und werden für die weitere Kommunikation registriert. Der Schriftverkehr
(u.a. Beantwortung von Bieterfragen) erfolgt über die angegebene E-Mail-Adresse
des Bieters.
a) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, den Zuschlag erteilende Stelle
sowie Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind:
a1) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle:
IdeenExpo GmbH (Auftraggeber)
Kirchwender Straße 17
30175 Hannover
www.ideenexpo.de
a2) Rückfragen zum Verfahren:
event it AG
Kevin Dickscheid
Pelikanplatz 7-9
30177 Hannover
ideenexpo@eventit.ag
a3) Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind:
IdeenExpo GmbH
Stichwort: IE2024-Catering
Kirchwender Straße 17
30175 Hannover
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b) Art der Vergabe: Öffentliche Ausschreibung nach 9 UVgO
Vergabe-Nr.: IE2024-Catering
c) Form der Angebote:
Die geforderten Unterlagen sind in deutscher Sprache bis zum 12.01.2024, 12
Uhr wie folgt einzureichen:
 in Papierform:
o alle unterschriftspflichtigen Dokumente mit Originalunterschriften
 in digitaler Form auf einem Speichermedium:
o alle unterschriftspflichtigen Dokumente mit Originalunterschriften,
eingescannt als PDF
o alle weiteren geforderten Dokumente als PDF
o das digital ausgefüllte Leistungsverzeichnis als Excel und PDF
Die Originaldokumente und das Speichermedium sind gemeinsam in einem
geschlossenen Umschlag mit dem Stichwort IE2024-Catering (außen sichtbar)
einzureichen.
Eingänge per E-Mail oder Fax sind unzulässig.
d) Art, Umfang sowie Ort der Leistung
d1) Art der Leistung:
Besuchercatering (Los 1): Kommerzielle gastronomische Versorgung der
Besucher zur IdeenExpo 2024 und der Aussteller an den Tagen des Ausstelleraufund -abbaus.
Veranstaltungscatering (Los 2): Umsetzung eines Veranstaltungscaterings zur
IdeenExpo 2024 in Form einer gastronomischen Versorgung für Aussteller, Crew
und Veranstalter der IdeenExpo.
Die IdeenExpo findet vom 08. bis 16. Juni 2024 auf dem Messegelände in Hannover
und der angrenzenden EXPO-Plaza statt. Die Veranstaltungsfläche umfasst ca.
110.000 qm in den Hallen 6, 7, 8 und 9, auf der Freifläche vor den Hallen sowie auf
der unmittelbar angrenzenden EXPO-Plaza. Erwartet werden ca. 280 Aussteller mit
rund 210 Ständen.
Im Rahmen des Events wird die Begeisterung junger Menschen für Mathematik,
Informatik und Naturwissenschaften und Technik geweckt. Europas größtes
Jugendevent in diesem Bereich motiviert und ermutigt Kinder, Jugendliche und
(angehende) Studierende sich bei ihrer persönlichen Berufs-/Studienwahl für
naturwissenschaftliche oder technisch orientierte Ausbildungswege und Berufe zu
entscheiden. Die IdeenExpo ist gleichzeitig eine Kontaktbörse zwischen
Arbeitgebern und Hochschulen auf der einen sowie Schülerinnen/Schülern und
Studierenden auf der anderen Seite.
Die Finanzierung der IdeenExpo wird überwiegend von Unternehmen und
Wirtschaftsverbänden sichergestellt, die sich den jungen Besuchern mit
faszinierenden, vorrangig interaktiven Exponaten als attraktive und
zukunftsweisende Anbieter von Ausbildungsplätzen und Arbeitgeber präsentieren.
Darüber hinaus erfolgt eine Finanzierung aus öffentlichen Mitteln.
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d2) Umfang der Leistung
Besuchercatering (Los 1): Kommerzielle gastronomische Versorgung der ca.
425.000 Besucher zur IdeenExpo 2024 durch Stellung einer dafür ausgelegten
Infrastruktur mittels Verkaufseinheiten. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf
der gastronomischen Versorgung der drei Konzertabende mit jeweils bis zu 10.000
Konzertbesuchern. Eine gesonderte Betrachtung liegt auf dem vom Veranstalter
finanzierten Ausstellerabend "Bergfest". Darüber hinaus ist eine Versorgung der
Aussteller an den Tagen des Ausstellerauf- und -abbaus zu schaffen.
Veranstaltungscatering (Los 2): Umsetzung der gastronomischen Versorgung
verschiedenster Veranstaltungsbereiche/-teile u.a. für Aussteller, Künstler, Crew
und Veranstalter.
Zum Leistungsumfang gehört ein weitreichendes Crew- und Ausstellercatering mit
ca. 40.000 Mahlzeiten sowie diverse Sonder- und VIP-Veranstaltungen wie
beispielweise die Eröffnungsveranstaltung.
Es wird ein vollumfängliches Cateringkonzept zur individuellen Versorgung der
voraussichtlich zwölf über das Veranstaltungsgelände hinweg verteilten
Cateringflächen benötigt.
Die Umsetzung der beiden Lose beinhaltet  sofern in der Leistungsbeschreibung
nicht anders ausgewiesen  neben der gastronomischen Versorgung jeweils auch
die Koordination aller logistischen Prozesse, die Stellung des Personals, der
notwendigen Infrastruktur, der Ausstattung/des Equipments, sowie die Reinigung
und Müllentsorgung der genutzten Flächen. Darüber hinaus ist besonderer Wert auf
eine möglichst nachhaltige Umsetzung aller mit der gastronomischen Versorgung
verbundenen Leistungen zu legen. Die detaillierten Aufgabenbeschreibungen sind
den jeweiligen Leistungsbeschreibungen zu entnehmen.
d3) Ort der Leistung
Die IdeenExpo 2024 findet auf dem Messegelände in Hannover und der
angrenzenden EXPO-Plaza statt.
Termine zur Abstimmung im Vorfeld finden im Großraum Hannover statt.
Die Teilnahme an mindestens einem Gewerkemeeting im Vorfeld wird vom
Auftraggeber vorausgesetzt.
e) Aufteilung in Lose:
nein.
ja, Möglichkeit, Angebote einzureichen für ein Los, alle Lose.
f) Zulassung von Nebenangeboten:
nein.
ja.
g) Ausführungsfrist:
Die Leistung ist ca. vom 15.02.2024 bis ca. zum 15.07.2024
(Vorbereitung  Veranstaltung  Nachbereitung/Abrechnung) zu erbringen.
Die Veranstaltung IdeenExpo 2024 findet vom 08.  16. Juni 2024 statt.
Entsprechende Auf- und Abbauzeiträume kommen hinzu.
h) -.
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i) Bindefrist:
Bindefrist: 08.03.2024, 24:00 Uhr.
j) Geforderte Sicherheitsleistungen:
gemäß Vergabeunterlagen
k) Wesentliche Zahlungsbedingungen:
gemäß Vergabeunterlagen
l) Zur Beurteilung der Eignung des Bewerbers verlangte Unterlagen:
l1) Zuverlässigkeit
Die Prüfung der Zuverlässigkeit erfolgt anhand folgender Unterlagen, die mit
Angebotseinreichung vorzulegen sind:
 Formblatt: Erklärung entsprechend  123, 124 GWB (Anlage 4)
 Formblatt: Erklärung zu  4 Abs. 1 NTVergG (Anlage 5)
 Soweit die Rechtsform des Unternehmens dies ermöglicht: unbeglaubigter
Auszug aus dem Handelsregister, nicht älter als 12 Monate
 Nachweis über die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft
 Nachweis zur Einhaltung von Hygienerichtlinien im Umgang mit
Lebensmitteln nach Hygiene-Lebensmittelverordnung (DIN10514) oder
vergleichbar (HACCP)
l2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Der Bewerber muss durch Unterschrift auf zur Verfügung gestellten Formularen
(Eigenerklärungen, siehe Anlage 4 und 5) erklären,
 dass er eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden
Mindest-Deckungssummen abgeschlossen hat oder im Fall der
Auftragserteilung die Bereitschaft besteht, eine entsprechende Versicherung
abzuschließen: Personenschäden und Sachschäden 10 Mio. EUR, allgemeine
Vermögensschäden 5 Mio. EUR. Weiter ist zu erklären, dass die
Haftungssumme für mindestens zwei Schadensfälle pro Versicherungsjahr
zur Verfügung stehen wird,
 er die Tariftreue- und Mindestentgeltregelungen des Niedersächsischen
Tariftreue- und Vergabegesetzes  NTVergG  in der derzeit gültigen
Fassung beachtet. Die Tariftreue- oder Mindestentgelterklärung im Sinne
des  4 des o. a. Gesetzes muss, sofern der Bewerber zur Angebotsabgabe
aufgefordert wird, vorgelegt werden.
 Umsätze: Geben Sie jeweils für die letzten drei abgeschlossenen
Geschäftsjahre den Gesamtjahresumsatz Ihres Unternehmens an.
l3) Leistungsfähigkeit
l3.1) Selbstdarstellung des Unternehmens mit Information über:
 Name, Rechtsform, Sitz und Gründungsjahr des Unternehmens
 Kurzportrait des Unternehmens (Geschäftsfelder, Leistungsportfolio)
 Mitarbeiterzahl (feste und freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) und
fachliche Qualifikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in
Führungspositionen im Unternehmen
 Niederlassungen
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l3.2) Referenzen
Bitte beschreiben Sie Ihre besondere Erfahrung auf dem Gebiet der zu
erbringenden Leistung durch eine Darstellung der im Wesentlichen in den
vergangenen fünf Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen mit Angabe
 der Leistungszeit
 der Projektgröße und Projektvolumen
 sowie des direkten Auftraggebers.
m) -.
n) Zuschlagskriterien:
gemäß Vergabeunterlagen
Weitere Hinweise:
Zeitplanung
Die derzeitige Zeitplanung sieht folgende Termine vor:
 Frist zur Einreichung der Bieterfragen 14.12.2023
 Abgabe der Angebote bis Freitag, 12.01.2024, 12:00 Uhr
 Angebotspräsentation voraussichtlich in KW 6;
Hinweis: Es werden maximal fünf geeignete Bieter zur Angebotspräsentation
eingeladen. Die Auswahl erfolgt anhand der in der Aufforderung zur
Angebotsabgabe genannten Bewertungskriterien.
 Auftragsvergabe / Vertragsschließung voraussichtlich in KW 7
Geländebesichtigung
Das vom Veranstalter angemietete Veranstaltungsgelände kann von den Bietern
am 07. Dezember 2023 besichtigt werden. Bei Interesse wird um Anmeldung bis zum
05. Dezember 2023 unter ideenexpo@eventit.ag gebeten.
Zusammenarbeit
Die Bieter müssen deutschsprachige Ansprechpartner haben. Die zeitliche und
räumliche Verfügbarkeit für den regelmäßigen und direkten Dialog mit dem
Auftraggeber und den weiteren beteiligten Agenturen und Gewerken ist unabdingbare
Voraussetzung.
Eine kurzfristige und flexible Terminvereinbarung muss realisierbar sein.
Bietergemeinschaft
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Angebote von Bietergemeinschaften werden nur
berücksichtigt, wenn dem Antrag folgende Angaben beigefügt sind:
a) ein Verzeichnis der Bietergemeinschaftsmitglieder mit Angaben des
bevollmächtigten Vertreters,
b) eine von allen Bietergemeinschaftsmitgliedern rechtsverbindlich unterzeichnete
Erklärung, dass der bevollmächtigte Vertreter die im Verzeichnis aufgeführten
Bietergemeinschaftsmitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich
vertritt und insbesondere berechtigt ist, mit uneingeschränkter Wirkung für
jedes Mitglied Zahlungen anzunehmen,
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c) alle Eignungsnachweise für den Nachweis der Zuverlässigkeit für alle Mitglieder
der Bietergemeinschaft.
Im Falle von Bietergemeinschaften haftet jedes Mitglied der Bietergemeinschaft
gegenüber dem Auftraggeber als Gesamtschuldner.
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass Mitglieder einer Bewerber-/ Bietergemeinschaft
nicht in anderen Bietergemeinschaften und auch nicht als Unterauftragnehmer anbieten
dürfen. Hingegen ist es grundsätzlich zulässig, wenn ein Unterauftragnehmer für
mehrere Bewerber bzw. Bieter zur Verfügung steht.
Unterauftragnehmer
Soweit der Einsatz von Unterauftragnehmern vorgesehen ist, sollten diese und der zu
erbringende Leistungsumfang mit Angebotsabgabe benannt werden.
Die wesentlichen Zahlen, Daten und Fakten zur IdeenExpo 2022, die
vom 02. bis 10. Juli 2022 stattgefunden hat, lauten:
 Öffnungszeiten: täglich 09:00  18:00 Uhr
 Rund 425.000 Besucherinnen und Besucher
 Die tägliche Besucherzahl variierte zwischen 30.000 und 60.000
 Besucherstruktur:
Rund 272.000 Schülerinnen und Schüler aus dem gesamten Bundesgebiet, über
46.750 Studierende aus zahlreichen Hochschulstädten, 67.500 Eltern sowie
29.750 Lehrkräfte haben die IdeenExpo besucht
Von Montag  Freitag erfolgte der Besuch der Schülerinnen und Schüler
überwiegend geschlossen im Klassenverband (gemeinsam mit ihren
Lehrkräften); an den Wochenenden (Familientage) individuelle Besuche, häufig
begleitet von den Eltern oder Erwachsenen aus dem privaten Umfeld.
 Veranstaltungsgelände/-flächen:
Die Veranstaltungsfläche umfasste mehr als 100.000 qm auf dem Messegelände
in Hannover und der unmittelbar angrenzenden Expo-Plaza. Für das Event
wurden konkret genutzt: Halle 7, 8 und 9, das Convention Center (CC), der Platz
und das Haus der Nationen sowie die EXPO-Plaza.
Auf der IdeenExpo 2019 wurde darüber hinaus erstmalig ein Teilbereich der
Halle 6 (ca. 9.000 qm) als Veranstaltungsfläche für den Themenbereich
MobilitätsArena und für die Austragung der RoboCup Junior Euro (JuniorenEuropameisterschaft der Junioren in der Robotik,
siehe unten) genutzt. Der
Wettbewerb musste 2022 Corona-bedingt ausfallen. Auf die Bespielung der Halle
6 wurde deshalb 2022 verzichtet.
 Bühnen und Showfläche:
o Außenbereich: ShowBühne (Gesamtfläche des Bühnenbereichs: ca.
1.400 qm, inkl. Backstage und Infrastruktur),
o Halle 7: Bühne mit ca. 100 Sitzplätzen, 150 qm Bühnenfläche
o Halle 9: Bühne im ClubZukunft, ca. 70 Sitzplätze, 24 qm Bühnenfläche
Außengelände: Aktionsfläche BlaulichtMeile.
o Auf der IdeenExpo 2022 präsentierten sich Polizei, Feuerwehr,
Rettungskräfte und Hilfsorganisationen erstmalig auf einer eigenen
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BlaulichtMeile. Eine Aktionsfläche bot zusätzlich die Möglichkeit, sich den
Besucherinnen und Besuchern in kurzen Vorführungen und MitmachAktionen vorzustellen und sie mit verschiedenen Szenarien aus dem
Berufsalltag vertraut zu machen.
 Aussteller:
280 Aussteller waren mit rund 720 Mitmachexponaten und mehr als 750
Workshops vor Ort. Die Aussteller ließen sich in die folgende
Ausstellerstruktur unterteilen:
o Wirtschaftsunternehmen: 45 %
o Hochschulen und wissenschaftliche Einrichtungen: 20 %
o Schulen: 10 %
o (Wirtschafts-)Verbände: 10 %
o Bundes- und Landeseinrichtungen: 10 %
o Sonstige: 5 %
In der Aussteller-Übersicht unter
https://www.ideenexpo.de/ausstellerverzeichnis sind die Aussteller und deren
Exponate / Beiträge im Einzelnen aufgelistet. Der weit überwiegende Teil
dieser Aussteller hat bereits sein Interesse an einer erneuten Teilnahme an
der IdeenExpo 2024 bekundet.
Stände der Aussteller waren unterschiedlich groß in einer Bandbreite von
25qm bis zu 1600qm (mit jeweils 1 bis zu 35 Exponat/en).
 Der Mitmachbereich (Veranstaltungsfläche, Flächen für die Aussteller) war
in folgende Themenbereiche gegliedert:
o AgriFoodPark
o DigitaleWelten
o EnergieFeld
o LebensRaum
o LifeScienceArea
o MediaLab
o PlanetNachhaltigkeit
o MobilitätsMeile
o ProduktionsKosmos
o FaszinationWeltraum
o BlaulichtMeile (Außengelände)
o OutdoorPark (Außengelände)
 ClubZukunft
Der ClubZukunft (eingetragene Marke) bot Informationen über
Ausbildungsberufe und akademische Bildungswege. Neben rund 20 weiteren
Ausstellern präsentierte sich auf dieser Sonderfläche die Bundesagentur für
Arbeit als Premiumpartner des ClubZukunfts auf über 266 qm mit einem
eigenen Standbau. Neben der Ausstellungsfläche zählten zum ClubZukunft
(Gesamtgröße: ca. 1.500 qm):
o Bühne mit 70 Sitzplätzen, Gesamtfläche des Bühnenbereichs: 24 qm;
moderiertes Vortragsprogramm
o Zentraler Info-Counter
o ClubRaum für den Empfang/die Information von geführten
Schülergruppen mit rund 75 qm
o GirlsMintCamp mit speziellen Angeboten für Mädchen
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 Besonderheit 2019: RoboCup Junior Euro
Erstmalig wurde auf der IdeenExpo die Europameisterschaft der Robotik vom
21.-23. Juni 2019 ausgetragen. 500 Schülerinnen und Schüler aus Europa traten
gegeneinander an mit ihren selbst gebauten und programmierten Robotern. Titel
wurden in drei Ligen Soccer (Fußball), Rescue (simulierte Rettungseinsätze) und
On Stage (Präsentation einer Bühnenshow) vergeben. Planung, Koordinierung
und regelkonforme Durchführung der RoboCup Junior Europameisterschaft
erfolgten durch einen gesondert beauftragten Dienstleister.
2022 musste die Meisterschaft Corona-bedingt ausfallen.
 Weitere Programmelemente des Events
Folgende Module waren integraler Bestandteil des Events (für
unterschiedliche Zielgruppen):
o über 750 Workshops im CC
(für Schülerinnen und Schüler der Klassen 7 - 13 = Kernzielgruppe)
o KinderUnis im CC
(für Schülerinnen und Schüler der Klassen 5 und 6)
o Science Slam-Finale (studentisches Vortragsformat) im CC
o Eine tägliche Wissenschaftsshow auf der Außenbühne mit prominenter
Moderation, insbesondere mit dem Wissenschaftskünstler Jacob
Beautemps
o Neues Format: Ranga trifft auf der BühneSieben in Halle 7. Der
Wissenschaftsjournalist und Moderator Ranga Yogeshwar interviewte
prominente Gäste aus Politik und Gesellschaft (u.a. Klimaaktivistin Louisa
Neubauer, YouTuber AlexiBexi)
o Konzerte mit Top Acts an drei Abenden jeweils auf der Außenbühne
o Spezielle Formate / Angebote an den Familienwochenenden
Es waren ca. 70 Scouts im Einsatz, die gezielt durch die Veranstaltung
geführt haben (vorrangig Montag  Freitag).
 Sonderveranstaltungen (Ort, Zeitpunkt, Größe):
o Eröffnungsveranstaltung (BühneSieben in der Halle 7, 02.07.2022 um 11:00
Uhr, rund 800 Personen)
o Abschlussevent (BühneSieben in der Halle 7, 10.07.2022 um 17:00 Uhr)
o Bergfest für Aussteller und Crew (Außengelände, Konrad-Zuse-Park
16.07.2022 um 18:00 Uhr, 1.600 Personen)
o Parlamentarischer Abend (Altes Rathaus Hannover, Festsaal, 23.03.2022 um
 19:30 Uhr, ca. 200 Personen)
 Spezielle Veranstaltungs-/Funktionsbereiche:
Dazu zählten im Wesentlichen
o Eingang Ost 3: zentrale Akkreditierung für Lehrer/Schulklassen (bis zu 700
Lehrkräfte nehmen täglich die Anmeldung vor; bis zu 20.000 Schülerinnen /
Schüler im Zeitfenster: 08:30  10:30 Uhr, montags bis freitags)
o Eingang Süd 1: zentrale Akkreditierung überwiegend für
Lehrer/Schulklassen, die mit Bussen oder mit der Bahn (Messe-Bahnhof
Laatzen) anreisen (insgesamt etwa 1000 Reisebusse Mo-Fr)
o Konrad-Zuse-Park/Platz der Ideen: Cateringstationen und Sitzgelegenheiten
für Besucherinnen und Besucher, altersgerechte gastronomische Angebote
o Info-Points für Besucherinnen und Besucher in den Eingangsbereichen der
Hallen 7 und 9
o Ruhezonen
o Presse- und Lehrerlounge
o VIP-Bereich (im Haus der Nationen)
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Nicht-öffentliche Bereiche:
o Crew- und Ausstellercatering (bis zu 3.500 Personen pro Tag)
o Ausstellerakkreditierung und Info-Point für Aussteller (in Auf- und
Abbauphase und während der Veranstaltung, Betrieb ca. 4 Wochen)
o Techniksupport-Bereich
o Lager für Veranstalter und Aussteller
o Sicherheit, Sanitätsbereich und Logistik
o Büroräume für Veranstalter, Dienstleister, Aussteller
o Backstage-Bereiche Bühnen
 Security
Gemeinsam mit den Sicherheits- und Genehmigungsbehörden hat die
IdeenExpo GmbH ein umfangreiches Sicherheitskonzept für die
Veranstaltung erstellt.
Besondere Maßnahmen waren:
o Personen- und Taschenkontrollen (Schleusen) u.a. mit Handscannern
o Exponale Tor Security-Check
o Personenkontrollen und Aufbewahrung sog. Asservate
(Verbotene Gegenstände)
o Videoüberwachung
Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/IdeenExpo-GmbH/2023/11/5296617.html
Data Acquisition via: p8000000
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