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icc hofmann - Ingenieurbüro für technische Informatik Am Stockborn 16, 60439 Frankfurt/M, FRG Tel.: +49 6082-910101 Fax.: +49 6082-910200 E-Mail: info@icc-hofmann.net |
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79211110 - Lohn- und Gehaltsabrechnung
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Erstellung der Entgeltabrechnungen und Auszahlung der Entgelte für die Gedenkstätte Berlin-Hohenschönhausen Stiftung Gedenkstätte Berlin-Hohenschönhausen Genslerstr. 66 13055 Berlin +49 30 986082 - vergabe@stiftung-hsh.de 1 LEISTUNGSBESCHREIBUNG Erstellung der Entgeltabrechnungen und Auszahlung der Entgelte für die Gedenkstätte Berlin -Hohenschönhausen CPV Code 79211110 - 0 (Lohn - und Gehaltsabrechnung) Veröffentlicht am 20 .07.2026 2 Inhaltsverzeichnis 1. Übersicht ...........................................................................................4 2. Ausschreibende Institution ....................................................................8 3. Leistungsbeschreibung .........................................................................8 3.1 Einleitung ........................................................................................8 3.2 Ziel, Aufgabenstellung und Gegenstand der Ausschreibung ......................9 3.3 Leistungsanforderungen und Umfang ...................................................9 3.3.1 Details zur Vergütung und Struktur ............................................. 10 3.3.2 Vertrag, Vertragslaufzeit und Implementierungsphase ..................... 10 3.3.3 Implementierungs - und Übergangsphase ...................................... 10 3.4 Allgemeine Leistungsinhalte ............................................................. 12 3.4.1 Stammdatenpflege und laufende Abrechnung ................................ 12 3.4.2 Aufgaben im Lohnsteuerrecht ..................................................... 13 3.4.3 Meldewesen und Bescheinigungen .............................................. 14 3.4.4 Auswertungen, Buchungsdaten und Reporting ............................... 14 3.4.5 Betriebliche Altersversorgung .................................................... 15 3.4.6 Pfändungen, Abtretungen und Privatinsolvenzen ........................... 15 3.4.7 Jahresarbeiten ........................................................................ 15 3.4.8 Sonstige Leistungen ................................................................. 16 3.4.9 Elektronische Abrechnungsakte .................................................. 16 3.4.10 Datenübergabe ........................................................................ 16 3.5 Tarifliche Grundlagen TV - L und Stufenaufstieg .................................... 17 3.5.1 Tarifliche Grundlagen ................................................................ 17 3.5.2 Stufenaufstieg nach TV - L .......................................................... 17 3.5.3 Umsetzung tariflicher Änderungen TV - L ....................................... 18 3.5.4 Auszahlung der Entgelte an die Mitarbeitenden ............................. 18 3.6 IT- Betrieb, Rechenzentrum und Sicherheit ........................................... 18 3.6.1 Rechenzentrum, Datenverarbeitung und Informationssicherheit ........ 19 3.6.2 Betriebssicherheit, Datensicherung und Wiederherstellung ............. 19 3.6.3 Systemumgebung und Betrieb ..................................................... 19 3.6.4 Datensicherung und Datenorganisation ........................................ 20 3.7 Optionale Leistungen ...................................................................... 20 3.7.1 Optionale Self - Service - Funktionen .............................................. 20 3.7.2 Optionaler Datenaustausch mit Infoma ......................................... 22 3 3.8 Grundsätzliche Rahmenbedingungen .................................................. 23 3.8.1 Anforderungen an Mitarbeitende ................................................. 23 3.8.2 Kommunikation, Ansprechpersonen und Reaktionszeiten ................. 24 3.9 Konzeptanforderungen .................................................................... 25 3.9.1 Ziel und Gegenstand ................................................................. 25 3.9.2 Anforderungen an das Umsetzungskonzept ................................... 25 3.9.3 Anforderungen an das Notfallkonzept .......................................... 26 3.9.4 Anforderungen an das Datenschutz - und Datensicherheitskonzept ... 27 4. Nachweis der Eignung ......................................................................... 29 4.1 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung .................................... 29 4.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit ................................ 29 4.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit ...................................... 29 5. Zuschlagskriterien und Bewertungsmaßstäbe ......................................... 32 5.1 Allgemeine Bewertungsmethodik ........................................................ 32 5.2 Konzeptqualität .............................................................................. 33 5.3 Referenzen .................................................................................... 34 5.3.1 Bewertungskriterien ....................................................................... 35 Anlagen..................................................................................................... 37 4 1. Übersicht Nur vollständig ausgefüllte Angebote unter Nutzung des von uns zur Verfügung gestellten Preisblattes gehen in die Wertung ein. Änderungen an der Leistungsbeschreibung sind unzulässig. Auftraggeberin Stiftung Gedenkstätte Berlin-Hohenschönhausen Genslerstr. 66 13055 Berlin +49 30 986082 - vergabe@stiftung-hsh.de Art der Vergabe Öffentliche Ausschreibung nach 9 UVgO Versand des vollständigen Angebots (inkl. geforderter Angaben und Erklärungen) In deutscher Sprache schriftlich per E-Mail (max. 9 MB) an vergabe@stiftung-hsh.de oder DSGVO-konformer Online File Transfer oder postalisch Stiftung Gedenkstätte Berlin-Hohenschönhausen André Kockisch Genslerstr. 66 13055 Berlin Art und Umfang der Leistung sowie Ort der Leistungserbringung Art und Umfang: Dienstleistungen zur Entgeltabrechnung einschließlich Entgeltauszahlung Ort: EU/EWR 5 Losvergabe Eine Aufteilung in Lose erfolgt nicht. Entgeltabrechnung, gesetzliche Meldeverfahren, Buchungsdaten, Datenhaltung und Entgeltauszahlung bilden einen einheitlichen, zeitkritischen Gesamtprozess. Eine Trennung würde zusätzliche Schnittstellen, parallele Verantwortlichkeiten und erhöhte Abstimmungs- und Fehlerrisiken insbesondere für die fristgerechte Entgeltauszahlung verursachen. Nebenangebote Keine Nebenangebote zugelassen Unteraufträge zugelassen nicht zugelassen Sollen Teile des Auftrags im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte vergeben werden, sind diese Teile mit dem Angebot im Formular Wirt-235 (Unteraufträge/Eignungsleihe) zu benennen. Ausführungsfrist Ab 14.09.2026 Geschätzter Auftragswert 45.000 netto für die gesamte Laufzeit von vier Jahren und inkl. der zweimaligen Verlängerungsoption Vertragsart Dienstleistungsvertrag Bereitstellung der Vergabeunterlagen https://www.service.bund.de https://www.stiftung-hsh.de/stiftung/ausschreibungen Ansprechperson André Kockisch Verwaltungsleiter Gedenkstätte Berlin-Hohenschönhausen Genslerstraße 66 13055 Berlin a.kockisch@stiftung-hsh.de 6 Zusätzliche Auskünfte Schriftlich per E-Mail an o.g. Ansprechperson bis 13.08.2026, 18 Uhr Alle Bieterfragen und Antworten und evtl. weitere die Ausschreibung ergänzende oder berichtigende Angaben werden auf der Website veröffentlicht bzw. den Bietenden mitgeteilt. Angebotsfrist 17.08.2026, 24 Uhr Zuschlags- und Bindefrist 31.08.2026 Eignungsvoraussetzungen Wirt-124 - Eigenerklärung zur Eignung Nachweis der Befähigung bzw. Erlaubnis zur Berufsausausübung (s. unter Punkt 4.1) Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (s. unter Punkt 4.2) Nachweis der beruflichen Leistungsfähigkeit (s. unter Punkt 4.3) Verkehrssprache ist Deutsch Zuschlagskriterien 60% Preis, 30% Konzeptqualität, 10% Referenzen Mit dem Angebot einzureichende (ggf. unterschriebene) Unterlagen Konzept Preisblatt Muster für Auswertungen, Buchungsdaten und Reporting, s. Punkt 3.4.10 mind. 2 Referenzen (s. Punkt 4.3) Nachweis der o.g. Eignungskriterien des Unternehmens unterschriebene Erklärung zur Eignungsprüfung, Wirt-124-UVgO (Formular anbei) 7 ggf. ausgefülltes Formular zur Unterauftragnehmer Eignungsleihe, Wirt-235 (Formular anbei) ggf. unterschriebene Verpflichtungserklärung zur Unterauftragsvergabe und Eignungsleihe, Wirt 236 (Formular anbei) ggf. unterschriebene Erklärung der Bieter- /Bewerbergemeinschaft, Wirt 238 (Formular anbei) unterschriebene Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen, Wirt2140.1 (Formular anbei) unterschriebene besondere Vertragsbedingungen (BVB) zur Frauenförderung, Wirt-2141 P (Formular anbei) Dokumente werden Vertragsbestandteil und verbleiben beim Bietenden BVB zur Tariftreue ab 1000 Teil A, Wirt-214.2 (Formular anbei) Hinweise zur Einhaltung restriktiver Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, Wirt 124-1 (Formular anbei) Besondere Vertragsbedingungen (BVB) zur Einhaltung der ILOKernarbeitsnormen (Teil A), Wirt 2140 (Formular anbei) Besondere Vertragsbedingungen (BVB) Schutzklausel bei Leistungen von Beratungs- und Schulungsunternehmen, Wirt 2142 (Formular anbei) Besondere Vertragsbedingungen (BVB) zur Verhinderung von Benachteiligungen (Teil A), Wirt 2143 (Formular anbei) Optionale Vertragsverlängerung Verlängerung nach der Mindestlaufzeit zweimalig um jeweils 1 Jahr durch die Gedenkstätte. 8 2. Ausschreibende Institution Die Stiftung Gedenkstätte Berlin -Hohenschönhausen ö.R. wurde im Jahr 2000 gegründet. Ihre Aufgabe ist, die Geschichte des Haftortes Berlin -Hohenschönhausen und das System der politischen Justiz in der Deutschen Demokratischen Republik zu erforschen und mit Ausstellungen, Veranstaltungen und Publikationen zu informieren, um zur Auseinandersetzung mit den Formen und Folgen politischer Verfolgung in der kommunistischen Diktatur anzuregen. Die jährlich bis zu einer halben Million Besuchenden besichtigen in der Regel die Gedenkstätte im Rahmen einer begleiteten, kostenpflichtigen Führung. Ca. ein Viertel aller Gruppen stammt aus dem Ausland (skandinavische Länder, Niederlande, Großbritannien, Frankreich, Spanien). Ungefähr die Hälfte der Gäste besteht aus Schulgruppen. Neben Gruppenführungen werden zu festen Zeiten öffentliche Rundgänge für Einzelbesuchende angeboten. Die Angebote der politischen Bildung umfassen darüber hinaus Projekttage und Seminare unterschiedlicher Formate und Dauer. Die historischen Gefängnisgebäude sind nur im Rahmen eines geführten Rundgangs zu besichtigen. Sonder - und Dauerausstellungen stehen kostenfrei zur Verfügung. Die Gedenkstätte ist bis auf die Weihnachtsfeiertage sowie Silvester/Neujahr von Montag bis Sonntag in der Regel zwischen 9 und 18 Uhr geöffnet. Saisonal bieten wir Gruppenführungen auch bis 19:30 Uhr an (März bis Juli und September bis Oktober). Nach aktuellem Stand erfolgt die monatliche Entgeltabrechnung und -auszahlung der Gedenkstätte über einen externen Dienstleister. 3. Leistungsbeschreibung 3.1 Einleitung Das vorliegende Dokument stellt den inhaltlichen Rahmen und Umfang der von der/vom Auftragnehmenden geschuldeten Leistungen zur externen Entgeltabrechnung und -auszahlung dar. Insofern der/dem Bietenden Inhalte oder Ausführungen unklar, unvollständig oder in anderer Art und Weise nicht ausreichend verständlich erscheinen, um ein verbindliches Angebot abgeben zu können, hat sie/er im Rahmen des Vergabeverfahrens selbständig um Aufklärung zu bitten (Bieterfragen). Mit Abgabe eines verbindlichen Angebots erkennt die/der Bietende die Leistungsbeschreibung nebst Anlagen und Klarstellungen als abschließende Angebotsgrundlage an. 9 3.2 Ziel, Aufgabenstellung und Gegenstand der Ausschreibung Die Gedenkstätte strebt die Sicherstellung der Entgeltabrechnung für ihre Beschäftigten durch Beauftragung eines externen Dienstleisters an. Der Vertrag regelt die grundsätzlichen Konditionen über die Durchführung der externen Entgeltabrechnung und Auszahlung der Entgelte einschließlich der im Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung stehenden sozial- und lohnsteuerrechtlichen Beratung, die sich aus der Durchführung der Dienstleistung ergeben. Ziele des Vorhabens sind insbesondere: Sicherstellung einer jederzeit korrekten, TV-L-konformen und fristgerechten Entgeltabrechnung Gewährleistung der Einhaltung aller gesetzlichen, tariflichen und behördlichen Anforderungen (insb. Steuer- und Sozialversicherungsrecht) Bereitstellung aussagekräftiger Auswertungen und Statistiken für Personalund Finanzbuchhaltung Gewährleistung der monatlichen Auszahlung der Entgelte zum Ende des Monats Sicherstellung eines geordneten Übergangs vom bisherigen Dienstleister zur/zum neuen Auftragnehmenden 3.3 Leistungsanforderungen und Umfang Begriffsbestimmungen zu Fristen Arbeitstage im Sinne dieser Leistungsbeschreibung sind Montag bis Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage im Land Berlin. Soweit für die Bearbeitung einer Anfrage oder Mitteilung eine Frist nach Arbeitstagen vorgesehen ist, beginnt die Frist mit dem Zugang der vollständigen und bearbeitungsfähigen Anfrage bei der/dem Auftragnehmenden. Anfragen, die außerhalb der vereinbarten Erreichbarkeitszeiten eingehen, gelten mit Beginn der Erreichbarkeitszeit des folgenden Arbeitstages als zugegangen. Gesetzliche, tarifliche oder behördlich vorgegebene Fristen bleiben hiervon unberührt 10 3.3.1 Details zur Vergütung und Struktur Derzeit werden für ca. 45 Mitarbeitende Entgeltabrechnungen einschließlich entsprechender Korrekturabrechnungen erstellt. Die Abrechnungsdaten werden derzeit von der Gedenkstätte termingerecht an den externen Dienstleister übermittelt. Die Gedenkstätte veranlasst die Herausgabe der vorhandenen Stamm-. Bewegungsund Archivdaten durch den bisherigen Dienstleister und stellt sicher, dass dieser die Daten zum Beginn der Implementierungsphase in den technisch erforderlichen Formaten bereitstellt. Die/Der Auftragnehmende übernimmt die technische Einspielung, Validierung und Abstimmung der bereitgestellten Daten. Abweichungen, fehlende Daten oder erkennbare Qualitätsmängel sind der Auftraggeberin unverzüglich in einem Migrationsprotokoll mitzuteilen. Eine Verpflichtung der/des Auftragnehmenden, Ansprüche gegenüber dem bisherigen Dienstleister durchzusetzen, besteht nicht. Die konkrete Vergütungsstruktur (z. B. Grundpauschalen, fallbezogene Entgelte je abgerechnete Person und Monat sowie etwaige Zusatzleistungen) wird im Preisblatt geregelt und ist Bestandteil des Angebots. 3.3.2 Vertrag, Vertragslaufzeit und Implementierungsphase Die Vertragslaufzeit beginnt am 1. Januar 2027. Sie ist befristet bis zum 31. Dezember 2030. Verlängerungsoptionen, Kündigungsfristen und weitere Kündigungsrechte ergeben sich aus dem Dienstleistungsvertrag. Grundlage sämtlicher Leistungen ist ausschließlich der von der Gedenkstätte vorgegebene Vertrag einschließlich aller Anlagen, dieser Leistungsbeschreibung sowie der während des Vergabeverfahrens veröffentlichten Klarstellungen. Abweichende, ergänzende oder einschränkende Geschäftsbedingungen der/des Auftragnehmenden, insbesondere Allgemeine Geschäftsbedingungen, finden keine Anwendung, sofern ihrer Einbeziehung nicht ausdrücklich schriftlich zugestimmt wird. 3.3.3 Implementierungs - und Übergangs phase Die/Der Auftragnehmende hat spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zuschlagserteilung mit den Übernahme- und Implementierungsleistungen zu beginnen. Die Implementierungs- und Übergangsphase endet am 31. Dezember 2026 Die Implementierungs- und Übergangsphase umfasst insbesondere: die Übernahme und technische Einrichtung der für die Entgeltabrechnung erforderlichen Stamm -, Bewegungs - und Archivdaten 11 die Prüfung der übernommenen Daten auf Vollständigkeit und technische Verarbeitbarkeit die Einrichtung der für die Entgeltabrechnung, die Entgeltauszahlung und die gesetzlichen Meldeverfahren erforde rlichen Prozesse die Einrichtung der vereinbarten Auswertungen, Buchungsdaten und Buchungsbelege die Abstimmung der Auswertungen und Buchungsbelege mit den Anforderungen der Finanzbuchhaltung der Gedenkstätte die Durchführung der Dokumentation der erforderlichen Funktions - und Qualitätssicherungstests Die technische Implementierung einschließlich der erfolgreich durchgeführten und dokumentierten Funktionstests ist spätestens zum 30. November 2026 abzuschließen. Im Dezember 2026 ist für den Abrechnungsmonat Dezember 2026 eine vollständige Parallelabrechnung durchzuführen. Diese dient dem Abgleich der Abrechnungsergebnisse mit den Ergebnissen des bisherigen Dienstleisters sowie der abschließenden Prüfung der für den Regelbetrieb eingerichteten Prozesse, Auswertungen und Buchungsdaten. Festgestellte Abweichungen sind nachvollziehbar zu dokumentieren, unverzüglich mit der Gedenkstätte abzustimmen und vor Aufnahme des Regelbetriebs zu beheben. Die Gedenkstätte ist über den Abschluss der Implementierungs- und Übergangsphase sowie über die Betriebsbereitschaft in Textform zu informieren. Der produktive Regelbetrieb beginnt verbindlich am 1. Januar 2027. Die Vergütung der Implementierungs- und Übergangsphase einschließlich der Parallelabrechnungen ist im Preisblatt gesondert auszuweisen und Bestandteil des für die Angebotswertung maßgeblichen Gesamtangebotspreises. 12 3.4 Allgemeine Leistungsinhalte Die wesentlichen Leistungsinhalte hinsichtlich der Entgeltabrechnung und Auszahlung der Entgelte setzen sich im Einzelnen wie folgt zusammen: 3.4.1 Stammdatenpflege und laufende Abrechnung Die/Der Auftragnehmende übernimmt insbesondere für alle vom Leistungsumfang erfassten Beschäftigtengruppen (insbesondere Tarifbeschäftigte, geringfügig Beschäftigte, Beschäftigte im Volontariat) folgende Leistungen: Erfassung und Pflege aller entgeltrelevanten Stamm - und Bewegungsdaten sowie ordnungsgemäße Führung der Lohnkonten (Eintritt, Austritt, Vertragsänderungen, Arbeitszeitmodelle, Änderungen des Tabellenentgelts und sonstiger Entgeltbestandteile , tarifliche Zulagen , Zusatzversorgung (VBL) , Sachbezüge, geldwerte Vorteile sowie sonstige Be -/Abzüge ) Berechnung des Tabellenentgeltes unter Berücksichtigung von Teilzeitbeschäftigungen und Unterbrechungen der Arbeitsleistung Berechnung des Entgeltes bei Ausübung einer höherwertigen Tätigkeit Berechnung von Erschwerniszuschlägen und sonstigen Zulagen nach Vorgabe der Gedenkstätte Ermittlung und Überwachung der Besitzstandszahlungen Überwachung der kinderbezogenen Besitzstandszahlungen im Ortszuschlag/Sozialzuschlag Überwachung der Strukturausgleichszahlungen Berechnung von Unterbrechungen der Bezügezahlungen Berechnung der Entgeltfortzahlung o im Krankheitsfall unter Einbeziehung der Krankenkassen sowie Berechnung der Höhe und Dauer etwaiger Krankengeldzuschüsse. o für den 24. und 31. Dezember o während des Erholungsurlaubs/Zusatzurlaubs und der Arbeitsbefreiung Berechnung von Krankenbezügen, Krankengeldzuschuss und Ermittlung der Anspruchsdauer Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld 13 Bearbeitung von Elternzeiten einschließlich der damit verbundenen Unterbrechungen der Bezügezahlungen, Teilzeitbeschäftigungen während der Elternzeit sowie erforderlicher Meldungen Abwicklung von Altersteilzeitberechnungen und Ermittlung des erstattungsfähigen Betrages Berechnung des Gesamtvolumens für die Zahlung von Leistungsentgelten Festsetzung und Berechnung der Jahressonderzahlung Festsetzung von Sterbegeld Bearbeitung von Beendigungen des Arbeitsverhältnisses einschließlich Abwicklung von Erstattungsanforderungen bei Ausscheiden wegen Rentenbezugs Übermittlung von Arbeitsbescheinigungen an die Agentur für Arbeit Erstellung der monatlichen Entgelt abrechnungen für alle im Leistungsumfang enthaltenen Mitarbeitenden einschließlich Korrekturabrechnungen. Abrechnung der Jobtickets unter Berücksichtigung der monatlich anteiligen Kosten der Gedenkstätte sowie der monatlichen Auszahlung an die Gedenkstätte Abrechnung von Kostenanteilen aus der privaten Nutzung dienstlich bereitgestellter Ressourcen (z.B. Diensthandy, Dienstwagen) mit monatlicher Auszahlung an die Gedenkstätte 3.4.2 Aufgaben im Lohnsteuerrecht Festsetzung der Lohnsteuerpflicht Feststellung, welche Bezügebestandteile der Steuerpflicht unterliegen Berechnung und Abführung der Lohn- und Kirchensteuer einschließlich der Berechnung von Pauschalsteuern Erstellung und Übermittlung der Lohnsteueranmeldung Abgabe der Lohnsteuerbescheinigungen Ansprechpartner für Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltung 14 3.4.3 Meldewesen und Bescheinigungen Die/Der Auftragnehmende führt das gesamte Meldewesen durch, u. a.: Elektronische Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften und dem ELStAMServer nach festgelegtem Terminplan (An/Abmeldungen, Monatslisten, Rückmeldungen) Bearbeitung der elektronischen Entgeltersatzleistungsverfahren (EEL), AAGVerfahren und Zahlstellenverfahren Erstellung erforderlicher Bescheinigungen (z. B. Lohnsteuerbescheinigungen) sowie ggf. manueller Meldungen (z.B. Unfallkasse Berlin, DRV) und Verarbeitung der Rückmeldungen 3.4.4 Auswertungen, Buchungsdaten und Reporting Die/Der Auftragnehmende stellt u. a. zur Verfügung: Buchungsdaten für die Finanzbuchhaltung in einer datenschutzkonform verschlüsselten Form, siehe Datenübergabe unter Punkt 3.4.10 o monatliches Lohnjournal mit Auszahlungsbetrag an Mitarbeitende, monatliche Bruttopersonalkostenliste, Übersicht Krankenkassen/Mitarbeitende o Jahreslohnjournal für den Jahresabschluss spätestens zum Ende des 1. Quartals des Folgejahres Die Auswertungen sind in einem strukturierten, maschinenlesbaren und ohne Informationsverlust weiter verarbeitbaren Dateiformat bereitzustellen. Zulässig sind insbesondere XLSX oder CSV. Die Dateien müssen mit marktüblichen Tabellenkalkulationsprogrammen verarbeitet werden können. Welche Dateiformate zur Verfügung stehen, soll mit Angebotsabgabe mitgeteilt werden. Es ist sicherzustellen, dass Auswertungen und Reports kurzfristig innerhalb eines Arbeitstages bereitgestellt werden können. Die in dieser Leistungsbeschreibung ausdrücklich geforderten Standardauswertungen sind mit der vereinbarten Grundvergütung abgegolten. Darüber hinaus gehende individuelle Auswertungen werden nur nach vorheriger schriftlicher Beauftragung durch die Gedenkstätte und auf Grundlage des im Preisblatt angebotenen Stunden- oder Pauschalpreises ausgeführt. Vor der Beauftragung teilt die/der Auftragnehmende den voraussichtlichen Aufwand mit. 15 3.4.5 Betriebliche Altersversorgung Die/Der Auftragnehmende bildet individuell vereinbarte betriebliche Altersversorgung ab, insbesondere: Durchführung der Abrechnung von Zusatzversorgungseinrichtungen (insbesondere Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder - VBL) einschließlich Meldungen, Abstimmungen und Abführung Steuer - und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Verträgen zu Direktversicherungen, Unterstützungskassen etc. (einschließlich Übernahme von Altverträgen bei Neueintritt) sowie Verarbeitung der Beiträge im System 3.4.6 Pfändungen, Abtretungen und Privatinsolvenzen Die/Der Auftragnehmende übernimmt: Beurteilung von Pfändungen, Abtretungen und Privatinsolvenzen Vorbereitung und Abgabe der Drittschuldnererklärungen Erfassung der Pfändungsdaten, Überwachung der Pfändungen und Abstimmung der Restschuld mit den Gläubigern 3.4.7 Jahresarbeiten Die/Der Auftragnehmende führt die notwendigen Jahres- und periodischen Arbeiten durch, u. a.: Jahresabschlussarbeiten (manuelle Ermittlung und Erfassung von Sonderzahlungen gemäß abgestimmter Berechnungsroutine) Übermittlung des Jahreslohnjournals an die Finanzbuchhaltung der Gedenkstätte bis spätestens zum Ende des ersten Quartals des Folgejahres Prüfung des Status der Jahresarbeitsentgeltgrenze und daraus resultierender Beitragspflichten, inkl. Statuswechsel (pflichtversichert/freiwillig/privat krankenversichert) und Benachrichtigung der betroffenen Beschäftigten nach Musterschreiben Pflege und Änderungen bei freiwillig gesetzlich Versicherten und Mitgliedern berufsständischer Versorgungseinrichtungen (Selbstzahler), einschließlich Verarbeitung der vorgelegten Bescheinigungen über gezahlte Beiträge 16 3.4.8 Sonstige Leistungen Abwicklung von Rückforderungsansprüchen bei Überzahlungen (keine gerichtliche Durchsetzung) Ermittlung der zahlungsrelevanten Daten und Führung des anfallenden Schriftverkehrs 3.4.9 Elektronische Abrechnungsakte Die/Der Auftragnehmende führt eine elektronische Abrechnungsakte für alle während der Vertragslaufzeit von der Gedenkstätte zur Verfügung gestellten Unterlagen. 3.4.10 Datenübergabe Für den Austausch der für die Entgeltabrechnung erforderlichen personenbezogenen Daten soll von der/vom Auftragnehmenden ein datenschutzkonformes, dem Stand der Technik entsprechendes und verschlüsseltes Verfahren (z.B. TLS-gesicherte WebVerbindung) zur Verfügung gestellt werden. Die Übermittlung und Verarbeitung der Daten muss unter Einhaltung der Vorgaben der DSGVO sowie der in dieser Leistungsbeschreibung festgelegten Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen erfolgen. Das Verfahren ist mit der Angebotsabgabe zu erläutern. 3.4.10.1 Daten für die Gedenkstätte Die/Der Auftragnehmende stellt die für die Entgeltabrechnung erforderlichen monatlichen Abrechnungsdaten zum Zahllauf für die Finanzbuchhaltung der Gedenkstätte zur Verfügung. Die erforderlichen Abrechnungsdaten sind unter den Punkten 3.4.4 und 3.4.7 aufgeführt. Mit dem Angebot sind ebenfalls Musterdokumente/-dateien für Auswertungen, Buchungsdaten und das Reporting vorzulegen, damit sichergestellt ist, dass sämtliche relevanten Daten übermittelt werden. 3.4.10.2 Daten für die/den Auftragnehmende/n Zu Beginn der Implementierungsphase sowie bei Neueintritten oder personellen Änderungen übermittelt die Gedenkstätte der/dem Auftragnehmenden die jeweiligen Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger für die Gehälter und Sozialabgaben der Mitarbeitenden. Diese sollen nach Möglichkeit in den monatlichen Abrechnungsdaten für die Finanzbuchhaltung der Gedenkstätte berücksichtigt werden. 17 Die für die Abrechnung relevanten Daten werden der/dem Auftragnehmenden monatlich oder bei Bedarf zu einem zuvor vereinbarten Zeitpunkt übergeben. Hierzu zählen u.a.: Krankheitstage und längerfristige Krankheit der Mitarbeitenden Samstags -, Sonn - und Feiertagsarbeit Änderungen von Stammdaten AT- Zulagen und -Änderungen Kostenanteile aus der privaten Nutzung dienstlich bereitgestellter Ressourcen, wie z.B. Diensthandy oder Dienstwagen Tarifänderungen des TV - L- Berlin 3.5 Tarifliche Grundlagen TV - L und Stufenaufstieg 3.5.1 Tarifliche Grundlagen Die Entgeltabrechnung erfolgt ausschließlich auf Grundlage des jeweils geltenden Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) einschließlich der Entgeltordnung der Länder sowie der einschlägigen landesrechtlichen und betrieblichen Regelungen (Dienstvereinbarungen, Beschlüsse von Personalrat), soweit sie die Entgeltabrechnung betreffen. Die/Der Auftragnehmende stellt sicher, dass alle tariflichen Regelungen des TV-L, insbesondere zu Entgeltgruppen, Stufen, Zulagen, Zuschlägen, Sonderzahlungen und sonstigen Entgeltbestandteilen, korrekt und fristgerecht umgesetzt werden. Tarifänderungen des TV-L und der Entgeltordnung (z. B. Tabellenerhöhungen, Strukturänderungen, neue Entgeltgruppen) werden automatisiert bzw. systemseitig umgesetzt, sobald sie rechtlich wirksam sind; erforderliche Anpassungen der Systeme oder Prozesse erfolgen im Rahmen des vertraglich vereinbarten Änderungsverfahrens. 3.5.2 Stufenaufstieg nach TV - L Die/Der Auftragnehmende stellt sicher, dass die Stufenaufstiege der Beschäftigten tarifgerecht nach den Regelungen der 16 und 17 TV-L erfolgen. Hierzu gehören insbesondere: a) Einhaltung der tariflichen Stufenlaufzeiten je Entgeltgruppe und Stufe, einschließlich Sonderregelungen einzelner Entgeltgruppen, b) Umsetzung von Höher-, Herabgruppierungen und sonstigen statusrechtlichen Änderungen gemäß TV-L nach Meldung durch die Gedenkstätte 18 c) Abbildung von Unterbrechungen, Teilzeit, Beurlaubungen und sonstigen Konstellationen mit Auswirkungen auf die Stufenlaufzeit. Die/Der Auftragnehmende führt die hierfür erforderlichen Daten (Entgeltgruppe, Stufe, Beginn und Ende der Stufenlaufzeiten, Entscheidungen zur Anrechnung von Zeiten) strukturiert und revisionssicher und stellt deren tarifgerechte Berücksichtigung in der Entgeltabrechnung sicher. 3.5.3 Umsetzung tariflicher Änderungen TV - L Tarifliche Änderungen (z. B. neue Entgelttabellen, Strukturänderungen der Entgeltordnung, geänderte Stufenlaufzeiten) werden durch die/den Auftragnehmende/n innerhalb der gesetzlich und tariflich vorgegebenen Fristen umgesetzt. Die/Der Auftragnehmende informiert die Gedenkstätte rechtzeitig über notwendige technische oder prozessuale Anpassungen sowie über etwaige Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung; soweit hierfür eine Anpassung des Vertragsgegenstandes erforderlich ist, findet das Änderungsverfahren Anwendung. 3.5.4 Auszahlung der Entgelte an die Mitarbeitenden Die Auszahlung der unter 3.4.1 aufgeführten Entgelte erfolgt monatlich zum letzten Werktag des Monats durch die/den Auftragnehmende/n. Hierfür wird ein SEPA-Lastschriftmandat für das Geschäftskonto der Gedenkstätte eingerichtet. Einzelheiten hierzu werden im beigefügten Vertrag geregelt. 3.6 IT- Betrieb, Rechenzentrum und Sicherheit Die Leistungen der Entgelt abrechnung werden auf einer technischen Infrastruktur erbracht, die den Anforderungen an Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Entgeltabrechnungsdaten entspricht. Die hierfür eingesetzten Systeme und Betriebsprozesse haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen insbesondere in den Bereichen Datenverarbeitung, Zugriffsschutz, Datensicherung sowie Nutzer -Authentifizierung vorzusehen. Für die eingesetzten Systeme ist ein dokumentiertes Rollen - und Berechtigungskonzept vorzuhalten. Zugriffsberechtigungen sind nach dem Erforderlichkeitsprinzip zu vergeben, regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Die nachfolgenden Anforderungen sind Bestandteil der Leistungsbeschreibung und während der gesamten Vertragslaufzeit durch die/den Auftragnehmende /n sowie etwaige Unterauftragnehmende einzuhalten . 19 3.6.1 Rechenzentrum, Datenverarbeitung und Informationssicherheit 1. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften sowie der beigefügten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO . 2. Für die eingesetzten Systeme und Betriebsprozesse ist auf Anforderung ein angemessenes Informationssicherheitsniveau nachzuweisen. Der Nachweis kann insbesondere durch Zertifizierungen, Prüfberichte oder gleichwertige Nachweise erfolgen . 3. Beim Einsatz von Unterauftragnehmenden (z. B. Hosting - oder Cloud - Dienstleistern) ist sicherzustellen, dass diese ein vergleichbares Informationssicherheitsniveau einhalten. 4. Auf Anforderung ist das Vorliegen eines angemessenen Informationssicherheitsniveaus für die eingesetzten Systeme und Betriebsverfahren nachzuweisen. Der Nachweis kann durch geeignete Zertifizierungen, Prüfberichte oder gleichwertige Nachweise erfolgen. 3.6.2 Betriebssicherheit, Datensicherung und Wiederherstellung 1. Der ordnungsgemäße Betrieb der für die Entgeltabrechnung eingesetzten Systeme und Verfahren ist sicherzustellen . 2. Es sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten vorzuhalten und anzuwenden . 3. Die vertragsgemäße Durchführung der Entgeltabrechnung einschließlich gesetzlicher Meldeverfahren und der termingerechten Entgeltauszahlung ist sicherzustellen . 4. Störungen, Ausfälle oder Wartungsmaßnahmen dürfen die ordnungsgemäße Leistungserbringung nicht beeinträchtigen; geeignete Wiederherstellungsverfahren sind vorzusehen . 5. Schwerwiegende Störungen oder sicherheitsrelevante Ereignisse sind der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen 3.6.3 Systemumgebung und Betrieb 1. Die eingesetzte Systemumgebung muss sich während der Vertragslaufzeit innerhalb eines dokumentierten Wartungs - und S icherheitsaktualisierungs zyklus befinden. Sicherheitsrelevante Aktualisierungen müssen durch den Hersteller, den Anbieter, die betreuende Organisation oder eine vergleichbare Supportstruktur bereitgestellt und zeitnah eingespielt werden . 20 2. Systeme sind so zu betreiben, dass die ordnungsgemäße Durchführung der Entgeltabrechnung gewährleistet ist. 3. Die eingesetzte Software wird während der Vertragslaufzeit in einem vom Hersteller unterstützten und sicherheitsaktualisierten Stand betrieben. 3.6.4 Datensicherung und Datenorganisation 4. Es sind geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit der für die Entgeltabrechnung erforderlichen Daten vorzuhalten . 5. Die Daten der Auftraggeberin sind logisch und technisch von Daten anderer Kunden getrennt zu verarbeiten . 6. Die eingesetzten Maßnahmen haben dem Schutzbedarf der verarbeiteten Daten zu entsprechen und berücksichtigen anerkannte Grundsätze der Informationssicherheit. 7. Administrative Zugriffe sowie sicherheitsrelevante Ereignisse sind nachvollziehbar zu protokollieren. Die Protokolle sind gegen unbefugte Veränderung zu schützen und entsprechend den gesetzlichen sowie betrieblichen Aufbewahrungsvorgaben aufzubewahren. 3.7 Optionale Leistungen Die nachfolgenden Leistungen sind nicht Bestandteil des bewerteten Umsetzungskonzepts. Die zu den optionalen Leistungen geforderten Angaben sind mit dem Angebot gesondert einzureichen. Diese optionale n Leistungen sind keine Mindestanforderungen. Das Nichtanbieten führt weder zum Ausschluss des Angebots noch zu einer schlechteren Bewertung. Die angebotenen Leistungen, ihre technische Ausgestaltung und ihr Preis werden bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots nicht berücksichtig t. Für beide optionale Leistungen sind die nachfolgenden Angaben zu Leistungsumfang, Kostenstruktur sowie zu den Voraussetzungen, Fristen und Rahmenbedingungen für einen Abruf während der Vertragslaufzeit vorzulegen. 3.7.1 Optionale Self - Service - Funktionen Die Lösung ermöglicht Mitarbeitenden einen sicheren, ortsunabhängigen, digitalen Zugriff auf personalbezogene Dokumente, insbesondere Entgeltabrechnungen sowie weitere abrechnungsrelevante Unterlagen. 21 Mit dem Angebot einzureichende Angaben: 1. Leistungsanforderungen Bereitstellung eines digitalen Mitarbeiterportals oder einer vergleichbaren webbasierten Lösung zum Abruf von Entgeltabrechnungen, Jahresmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen und weiteren relevanten Dokumenten. Sicherer Zugriff sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmensnetzwerks (insbesondere Homeoffice) über einen geschützten Webzugang. Gewährleistung eines DSGVO-konformen Betriebs sowie angemessener ITSicherheitsstandards Unterstützung gängiger Authentifizierungsverfahren, insbesondere Passwortschutz sowie Zwei-Faktor-Authentifizierung und optional Single SignOn Unterstützung gängiger Dateiformate, insbesondere PDF Barrierearme bzw. barrierefreie Nutzung gemäß EN 301 549 oder gleichwertig 2. Kostenstruktur Sämtliche einmaligen und laufenden Kosten sind transparent darzustellen, insbesondere für: Einrichtung und Implementierung Lizenzen Nutzerkonten Betrieb und Hosting Wartung und Support Zusatzfunktionen (z. B. App, 2FA, Archivierung) Systemintegration Schulung und Migration optionale Erweiterungen Sofern unterschiedliche Leistungs- oder Lizenzmodelle angeboten werden, sind diese einschließlich ihres Leistungsumfangs sowie der zugehörigen Kosten vollständig und nachvollziehbar darzustellen. 22 3.7.2 Optionale r Datenaustausch mit Infoma Die Gedenkstätte setzt derzeit die cloudbasierte Finanzsoftware von Axians Infoma online in der Version Infoma online - 2025S1P3-Hotfix9 - Build: 27.1.495.31 (Stand 16.07.26) ein. Bietende können eine technische Anbindung zur Übermittlung der unter dieser Ziffer bezeichneten Buchungs- und Abrechnungsdaten anbieten. Ziel der optionalen Leistung ist die strukturierte Übertragung der aus der Entgeltabrechnung resultierenden Buchungsdaten an Infoma online. Der Datenaustausch erfolgt grundsätzlich einmal monatlich nach Abschluss der Entgeltabrechnung sowie nach gegebenenfalls erforderlichen Korrekturabrechnungen. Die Daten sind in einem strukturierten, maschinenlesbaren und für die Weiterverarbeitung geeigneten Format bereitzustellen. Der Gedenkstätte liegen derzeit keine verbindlichen technischen Schnittstellenspezifikationen, API-Beschreibungen oder Angaben zu etwaigen Lizenzund Freischaltungsvoraussetzungen des Herstellers vor. Eine unmittelbare technische Anbindung an Infoma kann daher nur unter Vorbehalt der technischen Realisierbarkeit sowie der Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Mitwirkungsleistungen Axians erfolgen. Der Abruf der optionalen Leistungen erfolgt in Textform. In einer ergänzenden Vereinbarung werden ausschließlich der konkrete Ausführungszeitraum, die benannten Ansprechpersonen und die auf Grundlage des Angebots erforderlichen projektspezifischen Einzelheiten festgehalten. Der angebotene Leistungsumfang und die im Preisblatt angegebenen Preise bleiben verbindlich. Sofern eine Schnittstelle angeboten wird, sind mit dem Anbot insbesondere folgende Angaben einzureichen : Art und Funktionsumfang der angeb otenen Anbindung zu übertragende Date n sowie u nterstütze Daten - und Austauschformate bekannte technische und organisatorische Voraussetzungen für Einrichtung und Betrieb erforderliche Mitwirkung sleistungen der Gedenkstätte oder des Herstellers voraussichtliche Einrichtungs frist nach Abruf Umfang von Einrichtung, Pflege , Wartung und Support einmalige und laufende Kosten 23 3.8 Grundsätzliche Rahmenbedingungen Die/Der Auftragnehmende erbringt ihre/seine Leistungen unter folgenden Rahmenbedingungen: 1. Fachlich geeignete Beratung in allen im Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung stehenden sozialversicherungs - und lohnsteuerrechtlichen Fragestellungen, soweit diese für die vertragsgemäße Durchführung der Entgeltabrechnung erforderlich sind . 2. Es wird eine qualifizierte Ansprechperson in deutscher Sprache zur Verfügung gestellt, die für die fachliche Betreuung der Entgeltabrechnung zuständig ist und im Rahmen der Leistungserbringung Auskünfte erteilt. Die Kontinuität der Ansprechperson ist grund sätzlich sicherzustellen; ein Wechsel soll nur aus sachlichem Grund erfolgen. 3. Die Leistungserbringung ist organisatorisch so auszugestalten, dass sie nicht von einzelnen Personen abhängig ist. Hierfür sind geeignete Vertretungsregelungen für die relevanten Funktionen sicherzustellen. 4. Bereitstellen der für die Entgeltabrechnung erforderlichen Unterlagen, Abrechnungen und Daten entsprechend des zwischen den Vertragsparteien abgestimmten Abrechnungskalenders in vollständiger und fristgerechter Form . 5. Hinweisen auf für die Leistungserbringung erforderliche rechtliche Anforderungen sowie notwendige Mitwirkungsleistungen der Gedenkstätte im Rahmen der Angebotsphase . 6. Informier en der Gedenkstätte während der Vertragslaufzeit über wesentliche gesetzliche, regulatorische oder verfahrensbezogene Änderungen, sofern diese Auswirkungen auf die vertragsgemäße Leistungserbringung haben können . 3.8.1 Anforderungen an Mitarbeitende 1. Einsatz von Mitarbeitenden mit der für die Leistungserbringung erforderlichen fachlichen Qualifikation und Erfahrung . E ntsprechende Nachweise sind mit Angebotsabgabe vorzulegen . 2. Für d ie fachliche Ansprechperson und deren Vertretung gelten die folgenden Mindestanforderungen: mindestens 1 Jahr Berufserfahrung in der laufenden Entgeltabrechnung nachgewiesene Erfahrung mit tariflichen Entgeltsystemen mit Stufenregelungen Kenntnisse im Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht, soweit sie für die vertragliche Entgeltabrechnung erforderlich sind 24 Der Nachweis kann durch Lebensläufe, Tätigkeitsbeschreibungen, Zeugnisse oder andere gleichwertige Unterlagen geführt werden. Eine bestimmte Berufs - oder Ausbildungsbezeichnung wird nicht vorausgesetzt. 3. Austausch eingesetzter Mitarbeitender auf Verlangen der Gedenkstätte aus wichtigem Grund . Der Austausch erfolgt innerhalb einer angemessenen Frist durch gleichwertig qualifiziertes Personal . 3.8.2 Kommunikation , Ansprechpersonen und Reaktionszeiten 1. Sicherstellung der Erreichbarkeit der Ansprechperson bzw. Vertretung Montag bis Freitag von 9:00 bis 15:00 Uhr. 2. Beantwortung von Anfragen zur Entgeltabrechnung innerhalb von maximal zwei Arbeitstagen . 3. Umsetzung von Stammdatenänderungen innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Beauftragung . B ei erforderlicher fachlicher oder rechtlicher Prüfung erfolgt innerhalb der Frist eine Zwischeninformation. 4. Kritische Vorgänge mit Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung, gesetzliche Meldepflichten oder Auszahlungstermine sind unverzüglich zu priorisieren und zu bearbeiten; eine erste qualifizierte Rückmeldung erfolgt innerhalb eines Arbeitstages . Kritische Vorgänge umfassen Sachverhalte mit tatsächlichen oder potenziellen Auswirkungen auf Entgeltabrechnung, gesetzliche Meldepflichten oder Auszahlungstermine. 5. Kritische Störungen, die Auswirkungen auf die termingerechte Entgeltabrechnung oder Entgeltauszahlung haben können, sind der Gedenkstätte unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb einer Stunde nach Bekanntwerden, mitzuteilen. Die Erstmeldung muss, soweit zu diesem Zeitpunkt bekannt, mindestens Angaben zum Umfang der Störung, zu den möglichen Auswirkungen, zu den bereits eingeleiteten Maßnahmen und zur voraussichtlichen Dauer enthalten. 6. Bis zur vollständigen Behebung einer kritischen Störung ist der Gedenkstätte erstmals spätestens zwei Stunden nach der Erst meldung und anschließend mindestens alle vier Stunden während der vereinbarten Erreichbarkeitszeiten eine aktuelle Statusinformation bereitzustellen. Die Statusinformation muss mindestens den bekannten Störungsumfang, die ergriffenen Maßnahmen, die vorauss ichtlichen Auswirkungen auf die Leistungserbringung und den erwarteten Zeitpunkt der Behebung enthalten . 25 3.9 Konzepta nforderungen 3.9.1 Ziel und Gegenstand Mit dem Angebot ist ein Umsetzungskonzept einzureichen. Es dient der Darstellung der geplanten Übernahme, Einführung und Durchführung der Entgeltabrechnung einschließlich der Entgeltauszahlung. Das Umsetzungskonzept wird nach Maßgabe der unter Punkt 5 veröffentlichten Bewertungsmethodik mit maximal 30 Punkten bewertet. Das Notfallkonzept sowie das Datenschutz- und Datensicherheitskonzept sind nicht Bestandteil der Angebotswertung und nicht mit dem Angebot einzureichen. Die/Der Auftragnehmende hat diese Konzepte spätestens bis zum 13.11.2026, in jedem Fall jedoch vor der erstmaligen Verarbeitung personenbezogener Daten und vor der Aufnahme des Regelbetriebs, vorzulegen. Die Prüfung aller Konzepte erfolgt ausschließlich anhand der nachfolgend veröffentlichten Mindestanforderungen. Zusätzliche, in den Vergabeunterlagen nicht enthaltene Anforderungen werden nicht gestellt. Die Auftraggeberin behält sich vor, Nachbesserungen zu verlangen. Nach ihrer Freigabe werden die Konzepte Bestandteil des Vertrages. Der Umfang des Umsetzungskonzepts soll 10 Seiten nicht überschreiten. Anlagen, Organigramme, Zeitpläne, Zertifikate und vergleichbare Nachweise werden hierbei nicht angerechnet. 3.9.2 Anforderungen an das Umsetzungskonzept Das Umsetzungskonzept soll nachvollziehbar aufzeigen, wie die Übernahme, Einführung und Aufnahme des Regelbetriebs der Entgeltabrechnung einschließlich der Entgeltauszahlung umgesetzt werden. Das Umsetzungskonzept muss insbesondere folgende Aspekte berücksichtigen: 1. Projektorganisation Projektstruktur einschließlich Projektleitung, Ansprechpersonen und Eskalationswege Kommunikations- und Abstimmungsprozesse mit der Gedenkstätte 2. Einführung und Migration Vorgehen zur Übernahme der bestehenden Abrechnungsdaten Datenmigration inkl. Sicherstellung von Datenqualität und -vollständigkeit 26 3. Test - und Qualitätssicherung Test- und Parallelabrechnungen oder gleichwertiges Validierungsverfahren Validierung der Ergebnisse sowie Einbindung der Gedenkstätte in die Testphase 4. Zeit- und Meilensteinplanung Wesentliche Projektphasen und Meilensteine bis zur produktiven Aufnahme der Abrechnung und Auszahlung ab dem 01.01.2027 5. Personaleinsatz Für die Umsetzung vorgesehenen Funktionen und Erläuterung der jeweiligen fachlichen Qualifikationen 3.9.3 Anforderungen an das Notfallkonzept Das Notfallkonzept hat darzustellen, durch welche organisatorischen, personellen und technischen Maßnahmen die vertragsgemäße Durchführung der Entgeltabrechnung, die Einhaltung gesetzlicher Melde- und Abgabefristen sowie die termingerechte Entgeltauszahlung auch bei Störungen oder Ausfällen sichergestellt werden. Das Konzept hat sich an den Grundsätzen des BSI-Standards 200-4 oder eines nachweislich gleichwertigen Standards (z. B. ISO/IEC 22301) zu orientieren. Die Orientierung an einem gleichwertigen Standard ist nachvollziehbar darzustellen. Ein Standard gilt insbesondere dann als gleichwertig, wenn er folgende Kernprozesse verbindlich regelt: Analysen: Risikoanalyse und Business-Impact-Analyse (BIA) Strukturen: Krisenorganisation, Alarmierungswege und Verantwortlichkeiten Pläne: Dokumentierte Notfall - und Wiederanlaufpläne für kritische Prozesse Absicherung: Regelmäßige Tests, Übungen, Aktualisierungen Das Notfallkonzept muss insbesondere folgende Aspekte abdecken: 1. Risiko - und Szenarioanalyse Relevante Ausfallszenarien, insbesondere Ausfall kritischer IT-Systeme, Cyberangriffe, Ausfall von Schlüsselpersonal, Ausfall wesentlicher Dienstleister, Ausfall von Kommunikationswegen sowie Verlust oder Nichtverfügbarkeit abrechnungsrelevanter Daten 27 2. Kritische Prozesse und Priorisierung kritische Prozesse für Entgeltabrechnung, gesetzliche Meldepflichten und Entgeltauszahlung Priorisierung dieser Prozesse im Störungs- oder Notfall 3. Notfallorganisation Rollen und Verantwortlichkeiten Vertretungsregelungen für Schlüsselrollen Eskalationswege und Entscheidungsbefugnisse 4. Kommunikation im Notfall interne und externe Kommunikationswege Kommunikation mit der Gedenkstätte Melde- und Eskalationswege bei kritischen Störungen 5. S icherstellung der Abrechnungs - und Zahlungsfähigkeit Verfahren zur Aufrechterhaltung oder Wiederherstellung der Entgeltabrechnung und Entgeltauszahlung Ersatz-, Abschlags-, Korrektur- und Wiederholungsläufe 6. Einhaltung fristenkritischer Termine Maßnahmen zur Einhaltung gesetzlicher Melde- und Abgabefristen Maßnahmen zur Einhaltung vereinbarter Auszahlungstermine 7. Pflege, Überprüfung und Fortschreibung Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Aktualisierung und Weiterentwicklung des Notfallkonzepts 3.9.4 Anforderungen an das Datenschutz - und Datensicherheitskonzept Das Datenschutz - und Datensicherheitskonzept hat nachvollziehbar aufzuzeigen, durch welche organisatorischen und technischen Maßnahmen die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen sowie der unter den Punkten 3.6 und 3. 4. 10 definierten Anforderungen gewährleistet wird. 28 Das Konzept muss insbesondere folgende Aspekte berücksichtigen: 1. Datenschutzorganisation Zuständigkeiten und interne Prozesse zur Sicherstellung der datenschutzkonformen Leistungserbringung Gegebenenfalls bestellte Datenschutzbeauftragte 2. Technische und organisatorische Maßnahmen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten Maßnahmen zur Gewährleistung von Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten 3. Berechtigungs - und Zugriffskonzept Verfahren zur Vergabe, Verwaltung und Kontrolle von Zugriffs- und Berechtigungsrechten 4. Datenübermittlung und Datenverarbeitung Verfahren zur sicheren Übermittlung und Verarbeitung personenbezogener Daten Angaben zur Datenverarbeitung innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums 5. Unterauftragsverarbeitung Einsatz und Steuerung von Unterauftragsverarbeitenden 6. S chulung und Sensibilisierung Maßnahmen zur Schulung der Mitarbeitenden Vertraulichkeitsverpflichtungen 7. Lösch - und Aufbewahrungskonzept Verfahren zur Aufbewahrung, Löschung und Archivierung personenbezogener Daten 8. Umgang mit Datenschutz - und Informationssicherheitsvorfällen Verfahren zur Erkennung, Behandlung und Meldung von Datenschutz- und Informationssicherheitsvorfällen 29 4. Nachweis der Eignung 4.1 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung Mit dem Angebot ist ein Nachweis der erlaubten Berufsausübung einzureichen . Bei Bietergemeinschaften muss jedes Mitglied seine individuelle Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung nachweisen. 4.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit a) Umsätze der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre im Tätigkeitsbereich der hier ausgeschriebenen Leistung b) Berufs - oder Betriebshaftpflichtversicherung 4.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit a) Referenzen Mit dem Angebot sind mindestens zwei geeignete Referenzen über vergleichbare Dienstl eistungen einzureichen . Berücksichtigt werden: abgeschlossene Referenzaufträge, die innerhalb der letzten fünf Jahre erbracht wurden noch laufende Referenzaufträge sind ebenfalls zugelassen, sofern die als Referenz herangezogenen Leistungen seit mindestens zwölf zusammenhängenden Monaten erbracht worden sind. Bei laufenden Referenzaufträgen werden ausschließlich die bis zum Ablauf der Angebotsfrist tatsächlich erbrachten Leistungen berücksichtigt. Noch nicht erbrachte oder lediglich optional vereinbarte Leistungen bleiben unberücksichtigt. 30 Jede eingereichte Referenz muss mindestens folgende Leistungen umfassen: die laufende Entgeltabrechnung, die Erfassung und Pflege entgeltrelevanter Stamm- und Bewegungsdaten sowie die Durchführung der wesentlichen gesetzlichen Melde- und Bescheinigungsverfahren. Darüber hinaus müssen die eingereichten Referenzen insgesamt folgende Erfahrungen nachweisen: Mindestens eine Referenz muss zusätzlich die Entgeltauszahlung an die Beschäftigten umfassen. Mindestens eine Referenz muss zusätzlich die Abrechnung auf Grundlage eines tariflichen Entgeltsystems mit Entgeltgruppen, Stufenregelungen und tariflichen Entgeltbestandteilen umfassen. Die beiden zusätzlichen Anforderungen müssen nicht durch dieselbe Referenz erfüllt werden. Es ist ausreichend, wenn eine Referenz zusätzlich die Entgeltauszahlung und eine andere Referenz die Erfahrung mit einem entsprechenden tariflichen Entgeltsystem nachweist. Eine Referenz kann auch beide zusätzlichen Anforderungen erfüllen. Als vergleichbare tariflichen Entgeltsysteme gelten insbesondere der TV- L , der TVöD (Bund und VKA), der TV -H oder vergleichbare Tarifverträge die hinsichtlich Entgeltgruppen, Stufen, Stufenlaufzeiten und tariflicher Entgeltbestandteile eine vergleichbare Struktur aufweisen. Die ausschließliche Anwendung des TV - L wird nicht vorausgesetzt . Für jede eingereichte Referenz sind mindestens folgende Angaben vorzulegen: Name und Anschrift des Referenzauftraggebers, Leistungszeitraum; bei laufenden Referenzaufträgen zusätzlich Beginn der tatsächlichen Leistungserbringung, Beschreibung der tatsächlich erbrachten Leistungen, Angaben zur Durchführung der laufenden Entgeltabrechnung, Angaben zur Erfassung und Pflege der entgeltrelevanten Stamm - und Bewegungsdaten, Angaben zu den übernommenen gesetzlichen Melde - und Bescheinigungsverfahren, Ansprechperson des Referenzauftraggebers mit Kontaktdaten. 31 Darüber hinaus ist für jede Referenz anzugeben, ob die Entgeltauszahlung an die Beschäftigten Bestandteil der tatsächlich erbrachten Leistungen war und ob die Entgeltabrechnung auf Grundlage eines tariflichen Entgeltsystems mit Entgeltgruppen, Stufenregelungen und tariflichen Entgeltbestandteilen erfolgte. Sofern ein tarifliches Entgeltsystem angewandt wurde, ist das Tarifwerk zu benennen oder das zugrunde liegende Entgeltsystem hinsichtlich Entgeltgruppen, Stufen und Stufenlaufzeiten kurz zu beschreiben. Die zusätzlichen Mindestanforderungen müssen durch die eingereichten Referenzen insgesamt erfüllt werden. Mindestens eine Referenz muss zusätzlich zur Entgeltabrechnung die Entgeltauszahlung umfassen und mindestens eine Referenz muss Erfahrung mit einem tariflichen Entgeltsystem nachweisen. Diese Anforderungen können durch unterschiedliche Referenzen erfüllt werden. Eine Referenz kann auch beide Anforderungen erfüllen . Die Eignungsprüfung beschränkt sich ausschließlich auf die Erfüllung der vorstehenden Mindestanforderungen. Das Ergebnis der Prüfung lautet Mindestanforderungen erfüllt oder Mindestanforderungen nicht erfüllt. Eine qualitative Abstufung oder Bepunktung findet im Rahmen der Eignungsprüfung nicht statt. Eine höhere Zahl eingereichter Referenzen, eine höhere Zahl abgerechneter Beschäftigter, ein höherer Auftragswert oder eine längere Leistungsdauer führen im Rahmen der Eignungsprüfung nicht zu einer besseren Beurteilung. Nur Angebote von Bietern, die die vorstehenden Mindestanforderungen erfüllen, werden in die Zuschlagswertung einbezogen . Die Gedenkstätte behält sich vor, die Referenzangaben beim jeweiligen Referenzauftraggeber zu überprüfen . Bei Bietergemeinschaften können die Referenzanforderungen durch die Mitglieder gemeinsam erfüllt werden. Es ist anzugeben, welches Mitglied die jeweilige Referenzleistung erbracht hat und welche entsprechenden Leistungen dieses Mitglied im ausgeschriebenen Auftrag übernehmen wird. Werden Referenzen eines anderen Unternehmens im Wege der Eignungsleihe herangezogen, muss dieses Unternehmen diejenigen Leistungen erbringen, für die seine berufliche Erfahrung in Anspruch genommen wird . 32 b) Fachlich e Qualifikation der vorgesehenen Ansprechperson und ihrer Vertretung Für die vorgesehene fachliche Ansprechperson und ihre Vertretung sind die unter Ziffer 3.8.1 festgelegten Mindestanforderungen nachzuweisen. Der Nachweis ist durch Lebensläufe, Tätigkeitsbeschreibungen, Zeugnisse oder andere gleichwertige Unterlagen zu füh ren. 5. Zuschlagskriterien und Bewertungsmaßstäbe 5.1 Allgemeine Bewertungsmethodik Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Bewertung erfolgt anhand der folgenden Zuschlagskriterien: Preis Konzeptqualität Auftragsbezogener Erfahrungstransfer aus vergleichbaren Referenzprojekten Die Gewichtung der Zuschlagskriterien sowie die maximal erreichbaren gewichteten Punktwerte ergeben sich aus der nachfolgenden Bewertungsmatrix. Kriterium Gewichtung Max. Punktwert Preis 60% 60 Konzeptqualität 30% 30 Referenzen 10% 10 Gesamt 100% 100 33 Für alle qualitativen Zuschlagskriterien gelten ausschließlich die veröffentlichten Bewertungsmaßstäbe. Nicht veröffentlichte Anforderungen bleiben unberücksichtigt. Die qualitative Bewertung erfolgt jeweils auf einer Skala von 1 bis 5 Punkten . Die erreichte Punktzahl wird entsprechend der Gewichtung des jeweiligen Zuschlagskriteriums in den gewichteten Punktwert umgerechnet. Gewichteter Punktwert = (erreichte Punktzahl / 5) x max. Punktwert des Zuschlagskriteriums Die Berechnung der Punktwerte erfolgt mit voller Rechengenauigkeit. Für die Darstellung werden die Ergebnisse auf zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet. Erreichen mehrere Angebote auch bei Berechnung mit voller Rechengenauigkeit dieselbe Gesamtpunktzahl, entscheidet das Los. Der Losentscheid wird dokumentiert. Die Punktwerte aller Zuschlagskriterien werden zur Gesamtpunktzahl addiert. Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl. Die Bewertung des Preises erfolgt nach der folgenden Formel: Preispunkte = (Pbilligst/P) * 60 Beispiel: Angebot A: 100.000 Euro Angebotspreis Angebot B: 125.000 Euro Angebotspreis Angebot C: 150.000 Euro Angebotspreis PreispunkteA = (100.000 / 100.000 ) * 60 Punkte = 60 Punkte PreispunkteB = (100.000 / 123.000 ) * 60 Punkte = 48,78 Punkte PreispunkteC = (100.000 / 150.000 ) * 60 Punkte = 40 Punkte 5.2 Konzept qualität Das Umsetzungskonzept wird von einem Bewertungsgremium aus mindestens drei Personen unabhängig voneinander anhand des nachfolgenden Bewertungsmaßstabs bewertet. Jede bewertende Person erstellt ein eigenes Bewertungsprotokoll . Die Bewertung erfolgt als wertende Gesamtschau. Maßgeblich ist, inwieweit die veröffentlichten Anforderungen vollständig, nachvollziehbar, schlüssig, konkret und auftragsbezogen dargestellt werden. Die Bewertenden vergeben jeweils 0 bis 5 Punkte. Aus den Einzelbewertungen wird das arithmetische Mittel gebildet. Dieses wird nach folgender Formel in den gewichteten Punktwert umgerechnet: Punkte = (arithmetisches Mittel / 5) × 30 34 Beträgt die Differenz zwischen der höchsten und der niedrigsten Einzelbewertung mindestens drei Punkte, werden die Gründe der Abweichung vor Abschluss der Bewertung gemeinsam erörtert und dokumentiert. Jede bewertende Person überprüft anschließend ihre Einzelbewertung und bestätigt sie oder ändert sie unter Angabe der Gründe. Maßgeblich für die Mittelwertbildung sind die abschließend bestätigten Einzelbewertungen. Eine Verpflichtung zur Herstellung einer einheitlichen Bewertung besteht nicht . Punkte Bewertungsmaßstab Umsetzungskonzept 5 Punkte Sämtliche veröffentlichten Inhaltsanforderungen werden vollständig, auftragsbezogen, nachvollziehbar, schlüssig, konkret und in sich widerspruchsfrei dargestellt. 4 Punkte Sämtliche veröffentlichten Inhaltsanforderungen werden beschrieben. Einzelne untergeordnete Aspekte bleiben weniger konkret, ohne die Nachvollziehbarkeit des geplanten Vorgehens wesentlich zu beeinträchtigen. 3 Punkte Die veröffentlichten Inhaltsanforderungen werden im Wesentlichen dargestellt. Mehrere Ausführungen bleiben allgemein, sodass einzelne Abläufe oder Verantwortlichkeiten eingeschränkt nachvollzogen werden können. 2 Punkte Mindestens ein wesentlicher Inhaltsbereich ist unvollständig oder mehrere wesentliche Ausführungen bleiben unklar. Das vorgesehene Vorgehen ist nur teilweise nachvollziehbar. 1 Punkt Mehrere wesentliche Inhaltsbereiche fehlen oder sind so unvollständig beschrieben, dass das konkrete Vorgehen insgesamt nicht nachvollziehbar beurteilt werden kann. 0 Punkte Es liegt keine inhaltlich bewertbare Darstellung des Umsetzungskonzepts vor. 5.3 Auftragsbezogene Erfahrung aus Referenzprojekten Bewertet werden ausschließlich die über die unter Ziffer 4.3 festgelegten Eignungsmindestanforderungen hinausgehenden, tatsächlich erbrachten und konkret beschriebenen Erfahrungen aus den eingereichten geeigneten Referenzprojekten. Die Bewertung erfolgt anhand der nachfolgenden Bewertungsaspekte. Die Bewertungsaspekte können durch mehrere Referenzprojekte gemeinsam nachgewiesen werden. Es ist nicht erforderlich, dass jedes einzelne Referenzprojekt sämtliche Bewertungsaspekte abdeckt. 35 Die Anzahl der eingereichten Referenzen wird nicht bewertet. Der mehrfache Nachweis im Wesentlichen gleichartiger Erfahrungen führt für sich genommen nicht zu einer höheren Punktzahl. Zusätzliche Referenzen werden nur insoweit berücksichtigt, als sie weite re oder vertiefte Erfahrungen in den nachfolgenden Bewertungsaspekten belegen . 5.3.1 Bewertungskriterien 1. Integrierte Übernahme und Verantwortungsumfang Bewertet wird, in welchem Umfang die Referenzprojekte über die Eignungsmindestanforderungen hinaus Erfahrungen mit der integrierten Übernahme wesentlicher Prozesse der Entgeltabrechnung belegen. Berücksichtigt werden insbesondere Erfahrungen mit : der Vorbereitung, Kontrolle und Durchführung von Entgeltauszahlungen, lohnsteuer - und sozialversicherungsrechtlichen Verfahren, Jahresabschluss - und Jahresmeldetätigkeiten, betrieblicher Altersversorgung, Pfändungen, Abtretungen und Privatinsolvenzen sowie der Erstellung von Auswertungen und Buchungsdaten für die Finanzbuchhaltung 2. Erfahrung mit tariflichen Entgeltsystemen Bewertet wird die Breite und Tiefe der tatsächlich nachgewiesenen Erfahrungen mit der praktischen Umsetzung tariflicher Entgeltsysteme mit Entgeltgruppen und Stufenregelungen. Berücksichtigt werden insbesondere Erfahrungen mit : Stufenlaufzeiten und Stufenaufstiegen, Unterbrechungen mit Auswirkungen auf die Stufenlaufzeit, tariflichen Zulagen und Zuschlägen, Jahressonderzahlungen und sonstigen tariflichen Entgeltbestandteilen sowie der Umsetzung von Tarifänderungen. Erfahrungen mit dem TV - L werden gegenüber Erfahrungen mit dem TVöD Bund, dem TVöD-VKA, dem TV -H oder anderen strukturell vergleichbaren Tarifwerken nicht bevorzugt bewertet . 36 3. Implementierungs- und Qualitätssicherungserfahrung Bewertet wird, in welchem Umfang die Referenzprojekte auf den ausgeschriebenen Auftrag übertragbare Erfahrungen mit der Übernahme und Einführung einer laufenden Entgeltabrechnung belegen. Berücksichtigt werden insbesondere Erfahrungen mit: der Übernahme von einem bisherigen Dienstleister, der Migration von Stamm -, Bewegungs - und Archivdaten, der Prüfung und Validierung übernommener Daten, Test - und Parallelabrechnungen, der Dokumentation und Aufklärung von Abweichungen, der Einrichtung von Auswertungen und Buchungsdaten sowie dem Übergang in den produktiven Regelbetrieb. Die Bewertung erfolgt als wertende Gesamtschau der durch sämtliche geeigneten Referenzprojekte insgesamt nachgewiesenen Erfahrungen in den drei veröffentlichten Bewertungsaspekten. Maßgeblich sind die Breite, Tiefe, Konkretheit und auftragsbezogene Übertra gbarkeit der tatsächlich erbrachten Leistungen. Die bloße Anzahl der Referenzen bleibt unberücksichtigt . Punkte Bewertungsmaßstab Referenzen 5 Punkte Die Referenzprojekte belegen in allen drei Bewertungsaspekten besonders umfassende, konkrete und auf den ausgeschriebenen Auftrag übertragbare Erfahrungen. Die dargestellten Tätigkeiten gehen deutlich über die Eignungsmindestanforderungen hinaus und lassen keine wesentlichen Einschränkungen erkennen. 4 Punkte Die Referenzprojekte belegen in nahezu allen Bewertungsaspekten umfassende und auf den Auftrag übertragbare Erfahrungen. Einzelne untergeordnete Aspekte sind weniger ausgeprägt oder weniger konkret dargestellt, ohne die Aussagekraft wesentlich zu beeinträchtigen. 3 Punkte Die Referenzprojekte belegen in mehreren Bewertungsaspekten auf den Auftrag übertragbare Erfahrungen. Einzelne wesentliche Aspekte fehlen oder bleiben allgemein, sodass die Aussagekraft teilweise eingeschränkt ist. 2 Punkte Die Referenzprojekte belegen nur in einzelnen Bewertungsaspekten konkret auf den Auftrag übertragbare Erfahrungen. Mehrere wesentliche Aspekte fehlen oder sind nur eingeschränkt nachvollziehbar. 37 1 Punkt Die Referenzprojekte lassen nur geringe auftragsbezogene Erfahrungen erkennen. Die Angaben bleiben überwiegend allgemein und ermöglichen nur sehr eingeschränkte Rückschlüsse auf die relevanten Erfahrungen. 0 Punkte Die Eignungsmindestanforderungen nach Ziffer 4.3 sind zwar erfüllt; aus den eingereichten Angaben ergeben sich jedoch keine bewertbaren Erfahrungen, die über diese Mindestanforderungen hinausgehen oder einem der veröffentlichten Bewertungsaspekte zugeordnet werden können. Anlagen Vertragsentwurf Formular Wirt-124-UVgO, Erklärung zu Ausschlussgründen und Angaben Formular Wirt 124.1, Einhaltung restriktiver Maßnahmen ggü. Russland Formular Wirt-214.2, Besondere Vertragsbedingungen (BVB) zur Tariftreue ab 1.000 Euro Teil A Formular Wirt-235, Unterauftragnehmer Eignungsleihe Formular Wirt 236, Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen Formular Wirt 238, Erklärung der Bieter-/Bewerbergemeinschaft Formular Wirt-2140, Besondere Vertragsbedingungen (BVB) zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen Formular Wirt-2141, Besondere Vertragsbedingungen (BVB) zur Frauenförderung Formular Wirt 2143, Besondere Vertragsbedingungen (BVB) zur Verhinderung von Benachteiligungen (Teil A) Formular Wirt 2144, BVB Kontrollen und Sanktionen nach dem BerlAVG Teil B 1. Alle Preise netto in Euro angeben. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Pos. Leistung Einheit Menge Einheitspreis () Gesamtpreis () 1.1 Projektorganisation und Projektleitung pauschal 1 - 1.2 Projektplanung und Einführung (inkl. Kick-off) pauschal 1 - 1.3 Datenmigration (Stamm- und Bewegungsdaten) pauschal 1 - 1.4 Übernahme historischer Daten (Archivdaten) pauschal 1 - 1.5 Einrichtung der Abrechnungsumgebung pauschal 1 - 1.6 Test-/Parallelabrechnungen pauschal 1 - 1.7 Produktivsetzung (Go-live) pauschal 1 - 1.8 - 1.9 - 1.10 - 1.11 - 1.12 - - Pos. Leistung Einheit Menge Einheitspreis () Gesamtpreis für 48 Monate () 2.1 Grundpauschale Monat 48 - 2.2 Beschäftigte Person 40 - 2.3 Volontärinnen und Volontäre Person 3 - 2.4 geringfügig Beschäftigte Person 2 - 2.5 Ein-/ Austritt Fall 1 - 2.6 Korrekturabrechnung Korrektur 1 - 2.7 Bescheinigungen Bescheinigung 1 - 2.8 manuelle Meldungen Meldung 1 - 2.9 Pfändungs- oder Insolvenzfälle Fall 1 - 2.10 - 2.11 - 2.12 - 2.13 - 2.14 - - Pos. Leistung Einheit Menge Einheitspreis () Gesamtpreis für 48 Monate () 3.1 Zusätzliche Auswertungen Auswertung 1 - 3.2 Zusätzliche Beratungsleistungen auf Abruf Stunde 1 - 3.3 Sonstige Leistung 1 - 3.4 - 3.5 - 3.6 - 3.7 - 3.8 - - Vergabenummer Vergabeverfahren 2026-05 Entgeltabrechnung und Entgeltauszahlung Hinweise Bieter-Nr. (wird von der Vergabestelle ausgefüllt) Straße, Hausnr. Firma Zusatzbezeichnung Leistungen aufgrund von Fehlern des Auftragnehmers sind nicht gesondert vergütungsfähig. Nur ausdrücklich beauftragte Leistungen mit eigener Preisposition werden gesondert vergütet. Die Mengen dienen ausschließlich der Angebotswertung. Der Gesamtangebotspreis umfasst nur die Implementierung, laufende Leistungen und sonstige Leistungen; optionale und gesondert vergütungsfähige Leistungen zählen nicht zur Preiswertung. Zwischensumme Zwischensumme Zwischensumme Alle gelb hinterlegten Bereiche können befüllt werden. Die Berechnung der Summen erfolgt mittels Formeln. PREISBLATT 1. Implementierung 3. Gesondert vergütungsfähige Leistungen 2. Laufende Leistungen Angebotsdatum Telefon Ansprechperson Weitere Leistungen sind in den zusätzlichen gelb hinterlegten Zeilen oder unter Abschnitt 5 einzutragen. PLZ, Ort Alle Preise umfassen alle Leistungen, soweit keine gesonderte Position vorgesehen ist. Pos. Leistung Einheit Menge Einheitspreis () Gesamtpreis für 48 Monate () 4.1 Self-Service Funktionen 4.1.1 Einrichtung und Implementierung pauschal 1 - 4.1.2 Lizenzen Monat 48 - 4.1.3 Nutzerkonten Monat 48 - 4.1.4 Betrieb/Hosting Monat 48 - 4.1.5 Wartung/Support Monat 48 - 4.1.6 Zusatzfunktionen Monat 48 - 4.1.7 Systemintegration Monat 48 - 4.1.8 Schulung/Migration Stunde 1 - 4.1.9 optionale Erweiterungen pauschal 48 - 4.1.10 - 4.1.11 - 4.1.12 - 4.1.13 - 4.1.14 - 4.1.15 - - Pos. Leistung Einheit Menge Einheitspreis () Gesamtpreis für 48 Monate () 4.2 Infoma-Schnittstelle 4.2.1 Einrichtung pauschal 1 - 4.2.2 Betrieb/Wartung Monat 48 - 4.2.3 Support Monat 48 - 4.2.4 - 4.2.5 - 4.2.6 - 4.2.7 - 4.2.8 - - Pos. Leistung Einheit Menge Einheitspreis () Gesamtpreis für 48 Monate () 5.1 - 5.2 - 5.3 - 5.4 - 5.5 - 5.6 - 5.7 - 5.8 - 5.9 - 5.10 - - Implementierung - Laufende Leistungen (48 Monate) - Sonstige Leistungen - Gesamtangebotspreis - Gesondert vergütungsfähige Leistungen - Optionale Leistungen - Ort Datum Name Unterschrift 6. Preiszusammenfassung Zwischensumme Zwischensumme Zwischensumme 5. Sonstige Leistungen 4. Optionale Leistungen Vertrag über die Erbringung der Entgelt abrechnungen und Auszahlung der Entgelte zwischen der Stiftung Gedenkstätte Berlin -Hohenschönhausen vertreten durch den Direktor Dr. Helge Heidemeyer Genslerstraße 66 13055 Berlin im Weiteren Auftraggeberin genannt und Klicken oder tippen Sie hier, um Text einzugeben. Klicken oder tippen Sie hier, um Text einzugeben. vertreten durch Klicken oder tippen Sie hier, um Text einzugeben. Klicken oder tippen Sie hier, um Text einzugeben. Klicken oder tippen Sie hier, um Text einzugeben. im Weiteren Auftragnehmende /r genannt Seite 2 von 18 1 Vertragsgegenstand 1) Die/Der Auftragnehmende übernimmt für die Auftraggeberin die vollständige Entgeltabrechnung einschließlich der Prüfung der Abrechnungserg ebnisse und der Auszahlung der Entgelte für sämtliche Beschäftigten nach Maßgabe dieses Vertrages und der Leistungsbeschreibung. Die Leistungen sind unter Beachtung der gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Vorgaben ordnungsgemäß, fristgerecht und mit der erforderlichen Sorgfalt zu erbring en. 2) Der Vertragsgegenstand umfasst a) Die Implementierungsphase einschließlich Übernahme und Einrichtung der abrechnungsrelevanten Daten sowie der Durchführung der vereinbarten Test - und Parallelabrechnungen und b) Die anschließende produktive Erbringung der laufenden Leistungen zur Entgeltabrechnung und Entgeltauszahlung. Art und Umfang der jeweiligen Leistungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung gemäß Anlage 1. 3) Die/ Der Auftragnehme nde unterstützt die Auftraggeberin bei steuer - und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen, soweit diese unmittelbar mit der vertragsgegenständlichen Entgeltabrechnung zusammenhängen und die Unterstützung im Rahmen der jeweils geltenden berufsrechtlichen Vorschriften zulässig ist. 2 Vertragsbestandteile 1) Dieser Vertrag über die Erbringung der Entgeltabrechnung hat in Verbindung mit seinen Anlagen die nachfolgenden Vertragsbestandteile, wobei nachstehende Reihenfolge der Auslegung und Anwendung entspricht: a) Vertragstext dieses Vertrages; b) Leistungsbeschreibung und Preisblatt in de n als Anlage n 1 und 2 zu diesem Vertrag beigefügten Fassung en; c) im Rahmen des Vergabeverfahrens auf entsprechende Nachfragen der Biete nden von der Gedenkstätte übersandte Antworten und Unterlagen; d) Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) e) Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO 2) Zu den Vertragsbestandteilen und der Vertragsgrundlage zählen nicht die von der/ vom Auftragnehme nden verwendeten und ihrem/seinem Preisblatt zu Grunde Seite 3 von 18 gelegten Kalkulationsgrundlagen, Wirtschaftspläne etc., auch und soweit sie de r Auftraggeberin offengelegt worden sind. 3) Soweit in diesem Vertrag keine besonderen Vereinbarungen getroffen werden, finden für die Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistungen die Bestimmungen über einen Dienstvertrag ( 611 ff. BGB) Anwendung. Auftragsbedingungen der/ des Auftragnehme nden haben für d ie Auftraggeber in keine Rechtsverbindlichkeit. 3 Weitere Leistungsinhalte 1) Die/ Der Auftragnehme nde sichert zu, dass das für die Vertragserfüllung eingesetzte Personal über die zur ordnungsgemäßen Erbringung der vereinbarten Leistungen erforderlichen fachlichen Qualifikationen und Kenntnisse verfügt. Mit Angebotsabgabe übergibt die/ der Auftragnehme nde eine namentliche Auflistung der vorgesehenen Mitarbeitenden einschließlich einer Vertretung, welche als Anlage 4 (Umsetzungs - und Notfallkonzept ) Bestandteil dieses Vertrages wird. Die/ Der Auftragnehme nde verpflichtet sich, mit Ausnahme rein administrativer Tätigkeiten, ausschließlich dieses benannte Personal für die Erbringung der Hauptleistungen einzusetzen. Die Leistungserbringung erfolgt durch die/ den Auftragnehme nde/n fachgerecht, ordnungsgemäß und unter Beachtung der jeweils geltenden gesetzlichen, tariflichen und sonstigen einschlägigen Vorschriften sowie der anerkannten Regeln der Technik und des jeweils aktuellen Stands der Technik. 2) Die/ Der Auftragnehme nde darf Personal gem. vorstehendem Abs. 1 nach Absprache mit und Genehmigung de r Auftraggeber in gegen Personal mit vergleichbarer Qualifikation austauschen. Der Austausch ist de r Auftraggeber in unter Nennung der Ersatzperson und der Qualifikation zur Genehmigung vorzulegen. Die Auftraggeber in darf die Genehmigung verweigern, wenn die/ der Auftragnehme nde durch den Austausch nicht mehr die geforderten Qualifikationen aufweist. Die Genehmigung gilt als erteilt, wenn d ie Auftraggeber in diese nicht binnen vier (4) Wochen nach o.g. Vorlage in Textform verweigert. Der Austausch von Personal (inkl. Einarbeitung) erfolgt auf Kosten der/ des Auftragnehme nden . 3) Die/ Der Auftragnehme nde wird die Arbeitsausführung überwachen. Die Weisungsbefugnis gegenüber dem leistungserbringenden Personal obliegt der/ dem Auftragnehme nden . 4) Beide Vertragspart eien benennen namentlich jeweils eine ständige Ansprechp erson , der die Abstimmung im Rahmen der vereinbarten Leistungserbringung obliegt. Jede Änderung der Ansprechp erson ist unverzüglich de r anderen Vertragspart ei mitzuteilen. Die Mitteilung muss mindestens der Textform entsprechen (z. B. per E - Mail). Seite 4 von 18 5) Der detaillierte terminliche Ablaufplan der zu erbringenden Leistungen ist zwischen der/ dem Auftragnehme nden und de r Auftraggeber in kontinuierlich abzustimmen. 6) Bei einer Vergrößerung des Leistungsumfangs werden die vertraglich vereinbarten Preise berechnet. Bei einer Verminderung des Leistungsumfangs tritt eine entsprechend e Reduzierung des Preises ein. 7) Die Änderung des Leistungsumfangs erfolgt schriftlich durch d ie Auftraggeber in und ist von der/ dem Auftragnehme nden schriftlich zu bestätigen. In Ausnahmefällen kann die Änderung vorab mündlich beauftragt werden. Aber auch dann sind ein schriftlicher Auftrag sowie die schriftliche Bestätigung unverzüglich nachzuholen. 8) Die Auftraggeber in ist berechtigt, Änderungen in der Abfolge der vertraglich vereinbarten Leistungen kurzfristig unter Umständen telefonisch vorzunehmen. Eine telefonische Änderungsmitteilung wird unverzüglich schriftlich bestätigt. 4 Durchführung der Entgeltabrechnung und Entgeltauszahlung 1) Erstellung und Prüfung der Entgeltabrechnungen Die/Der Auftragnehmende erstellt die monatlichen Entgeltabrechnungen auf Grundlage der von der Auftraggeberin vollständig und fristgerecht bereitgestellten Daten , Unterlagen und personalrechtlichen Entscheidungen . Sie/Er prüft die Abrechnungsergebnisse insbesondere auf rechnerische Richtigkeit, vollständige Verarbeitung der übermittelten Stamm - und Bewegungsdaten, Plausibilität sowie Übereinstimmung mit den für die Entgeltabrechnung maßgeblichen gesetzlichen, tariflichen und vertraglichen Vorgaben. Die Auftraggeberin bleibt für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihr bereitgestellten Daten und der von ihr getroffenen personalrechtlichen Entscheidungen verantwortlich. Offensichtliche oder im Rahmen der vereinbarten Prüfungen erkennbare Unvolls tändigkeiten, Widersprüche und Fehler hat die/der Auftragnehmende der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen und vor Durchführung der betroffenen Auszahlung zu klären, soweit dies unter Berücksichtigung der Auszahlungsfristen möglich und erforderlich ist . 2) Ermittlung und Mitteilung de r Zahlungsbeträge Die/Der Auftragnehmende ermittelt auf Grundlage der geprüften Abrechnungsergebnisse die für die Entgeltauszahlung sowie für die sonstigen vertraglich vereinbarten Zahlungen erforderlichen Beträge. Die für die Auszahlung der Nettoentgelte erforderlichen Beträge und die abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge sind getrennt zu ermitteln und auszuweisen. Seite 5 von 18 Die/Der Auftragnehmende teilt der Auftraggeberin 7 Tage vor jedem vorgesehenen Einzug mindestens die getrennt nach Kostenarten einzuziehenden Beträge und den vorgesehenen Belastungstag in Textform mit. Eine gesonderte Freigabe der einzelnen Entgeltabrechnungen oder Zahlungsbeträge durch die Auftraggeberin ist nicht erforderlich, soweit in der Leistungsbeschreibung für bestimmte Sachverhalte keine abweichende Regelung getroffen ist. 3) Lastschrifteinzug und Durchführung der Zahlungen Die Auftraggeberin erteilt der/dem Auftragnehmenden für die Dauer des Vertrages ein Lastschriftmandat für das von ihr benannte Konto. Das Lastschriftmandat darf ausschließlich zum Einzug der für die vertragsgemäße Durchführung der vereinbarten Zahlungen er forderlichen Beträge genutzt werden. Die für die Auszahlung der Nettoentgelte erforderlichen Beträge und die Sozialversicherungsbeiträge werden jeweils gesondert und unter eindeutiger Bezeichnung der betreffenden Kostenart vom Konto der Auftraggeberin eingezogen . Die Auftraggeberin stellt sicher, dass das benannte Konto zu den angekündigten Belastungszeitpunkten eine ausreichende Deckung aufweist und das Lastschriftmandat wirksam besteht. Die/Der Auftragnehmende zieht die jeweiligen Beträge zu den vereinbarten Zeitpunkten ein und stellt sicher, dass a. die Nettoentgelte zu den vertraglich bestimmten Fälligkeitsterminen auf den von den Beschäftigten benannten Konten gutgeschrieben werden und b. die Sozialversicherungsbeiträge sowie die sonstigen vereinbarten Zahlungen vollständig und fristgerecht an die jeweils zuständigen Zahlungsempfänger abgeführt werden. Die eingezogenen Beträge dürfen ausschließlich für die jeweils bezeichnete Kostenart und den jeweils vorgesehenen Zahlungszweck verwendet werden. Eine Verrechnung zwischen unterschiedlichen Kostenarten, eine Aufrechnung mit eigenen Forderungen der/des Auft ragnehmenden sowie die Ausübung eines Zurückbehaltungsrechts an diesen Beträgen sind ausgeschlossen . 4) Zahlungsstörungen, Fehlerkorrektur und Nachweise Kann ein Einzug wegen fehlender Kontodeckung, einer Kontosperrung, eines unwirksamen oder widerrufenen Lastschriftmandats oder aus einem sonstigen Grund nicht oder nicht rechtzeitig durchgeführt werden, hat die/der Auftragnehmende die Auftraggeberin unverz üglich unter Angabe der betroffenen Kostenart, des Betrages und des gefährdeten Zahlungstermins zu unterrichten. Seite 6 von 18 Soweit die Störung ausschließlich auf einem von der Auftraggeberin zu vertretenden Umstand beruht, gerät die/der Auftragnehmende hinsichtlich der dadurch betroffenen Zahlungspflichten nicht in Verzug. Fehlerhafte, verspätete, unterbliebene oder doppelte Einzüge oder Zahlungen, die die/der Auftragnehmende zu vertreten hat, sind unverzüglich und auf eigene Kosten zu korrigieren. Hierzu gehören auch erforderliche Korrekturzahlungen sowie die Übernahme der durch den Fehler verursachten Bank - und Rücklastschriftkosten. Zu viel oder ohne Rechtsgrund vom Konto der Auftraggeberin eingezogene und nicht bestimmungsgemäß verwendete Beträge sind unverzüglich zurückzuzahlen. Die/Der Auftragnehmende dokumentiert sämtliche Einzüge und Zahlungen vollständig und getrennt nach Kostenarten. Der Auftraggeberin sind nach jedem Zahlungslauf eine Zahlungsübersicht und auf Verlangen geeignete Einzelnachweise zur Verfügung zu stellen . 5 Wesentliche Leistungsänderungen Sollte sich, insbesondere aufgrund von Änderungen der Gesetzes - und/oder Rechtslage das Erfordernis ergeben, wesentliche Änderungen in der Art der von der/ dem Auftragnehme nden zu erbringenden Leistungen vorzunehmen, werden sich die Parteien unter Berücksichtigung ihrer beiderseitigen Interessen und unter Beachtung der anzuwendenden Bestimmungen des Vergaberechts auf die Art der Leistungsänderung und sich ggf. daraus ergebende Ä nderungen im Vergütungssystem und/oder der Vergütungshöhe verständigen. 6 Weitere Pflichten der/ des Auftragnehme nden 1) Die/ Der Auftragnehme nde hat die bei den vertragsgegenständlichen Leistungen üblichen Bräuche, die anerkannten Regeln der Technik sowie die gesetzlichen Vorschriften und behördlichen Bestimmungen in ihrer jeweils gültigen Fassung zu beachten, insbesondere: Arbeitszeit -, Unfallverhütungs - und Brandschutzvorschriften Arbeitsschutzvorschriften geltende Tarifverträge der Branche Mindestlohngesetz lohnsteuerrechtliche - und sozialversicherrechtliche Vorschriften arbeitsrechtliche Bestimmungen die Vorschriften des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz - Grundverordnung (DSGVO) Seite 7 von 18 die handels - und steuerrechtlichen Aufbewahrungs - und Dokumentationspflichten die jeweils gültigen Meldeverfahren und technischen Richtlinien der zuständigen Stellen (z. B. ELStAM, DEÜV - Meldungen, elektronische Entgeltabrechnung) Die vorgenannte Aufzählung einzelner Vorschriften ist nicht abschließend. 2) Die Auftraggeber in ist berechtigt, durch die von ih r benannten Ansprechp erson sich von der vertragsgemäßen Ausführung aller Leistungen zu unterrichten. Auf Wunsch sind der Ansprechp erson die zur Unterrichtung erforderlichen Unterlagen zur Einsicht vorzulegen und die entsprechenden Auskünfte unverzüglich, nach Anforderung seitens der Ansprech perso n auch schriftlich, zu erteilen. 3) Es erfolgt fortlaufend eine Güteprüfung. Güteprüfung ist die Prüfung der Leistung auf Erfüllung der vertraglich vereinbarten qualitativen und technischen und damit verbundenen organisatorischen Anforderungen durch die von de r Auftraggeber in benannten Ansprechp erson . Eine etwaige Abnahme der Leistung durch d ie Auftraggeber in bleibt davon unberührt. Auch Teilleistungen können auf Verlangen der Auftraggeber in geprüft werden, insbesondere in den Fällen, in denen die Prüfung durch die weitere Ausführung wesentlich erschwert oder unmöglich gemacht würde. 4) Die/ Der Auftragnehme nde hat die vertragsgegenständlichen Leistungen unter allen Umständen zu gewährleisten. Sie/ Er ist dafür verantwortlich, dass die Erfüllung ihrer/ seiner Leistungspflichten nicht durch Krankheit, Urlaub, Streik oder sonstige Ausfälle seiner Mitarbeite nden beeinträchtigt wird. Bei Stör -, Havarie - und/oder Katastrophenfällen stellt die/ der Auftragnehme nde die Leistung gem. dem als Anlage beigefügten Notfallkonzeptes sicher. Die für die Erstellung dieses Notfallkonzeptes entstehenden Kosten sind in der Vergütung enthalten. Im Falle der Anwendung des Notfallkonzeptes können Auftragnehme nde die im Rahmen der Anwendung des Notfallkonzeptes entstehenden, erforderlichen und nachgewiesenen zusätzlichen Kosten und Aufwendungen de r Auftraggeber in gesondert in Rechnung gestellt werden. Der Eintritt oder bevorstehende Eintritt von Umständen, die die Umsetzung des Notfallkonzeptes erfordern oder kurzfristig erforderlich erscheinen lassen, sind von der/ vom Auftragnehme nden der Ansprechp erson der Gedenkstätte unverzüglich unter Darlegung der von der/ vom Auftragnehme nden zur Umsetzung des Notfallkonzeptes ergriffenen Maßnahmen mitzuteilen. Seite 8 von 18 7 Ansprechpersonen Zum Zwecke dieses Vertrages benennen die Parteien Ansprechp ersonen sowie mindestens jeweils einen Vertreter mit Entscheidungskompetenz für alle Fragen, die die Durchführung der in diesem Vertrag beschriebenen Verpflichtungen und Aufgaben betreffen und die zur Erteilung und zur Entgegennahme von Weisungen und Zustimmungen nach diesem Vertrag bevollmächtigt sind (Ansprech personen ). Klicken oder tippen Sie hier, um Text einzugeben. Klicken oder tippen Sie hier, um Text einzugeben. Klicken oder tippen Sie hier, um Text einzugeben. 8 Vergütung 1) Die Vergütung richtet sich abschließend nach dem als Anlage 2 beigefügten Preisblatt. Sämtliche Preise sind Nettopreise zuzüglich der jeweils gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer. Mit den Vertragspreisen sind alle zur vertragsgemäßen Leistungserbringung erforderlichen Personal -, Sach -, Reise -, Kommunikation s-, Lizenz - und Nebenkosten abgegolten, soweit im Preisblatt nicht ausdrücklich eine gesonderte Vergütung vorgesehen ist 2) Die Leistungen der Implementierungsphase, insbesondere Datenübernahme, Einrichtung der Abrechnungsprozesse sowie Durchführung der vereinbarten Test - und Parallelabrechnungen , werden gesondert nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung und der hierfür im Preisblatt ausgewiesenen Preise vergütet. Die Rechnungsstellung erfolgt nach vollständiger Erbringung der festgelegten Leistungen und Vorlage eines prüffähigen Leistungsnachweises . 3) Die Vergütung erfolgt ab Beginn der produktiven Leistungserb ringung monatlich auf Grundlage der Anzahl der im jeweiligen Abrechnungsm onat abrechnungsrelevanten Beschäftigten. Für jede abrechnungsrelevante beschäftigte Person wird die im Preisblatt ausgewiesene Monatspauschale höchstens einmal je Kalendermonat berechnet. 4) Als a brechnungsreleva nt gilt eine beschäftigte Person, wenn die/der Auftragnehmende im jeweiligen Kalendermonat mindestens eine der folgenden Leistungen erbringt: a. Erstellung, Änderung oder Wiederholung einer Entgeltabrechnung; b. Verarbeitung von Stamm - oder Bewegungsdaten, die sich auf die Entgeltabrechnung, die Entgeltauszahlung oder ein gesetzliches Meldeverfahren auswirken; c. Erstellung oder Übermittlung gesetzlich oder vertraglich erforderlicher Meldungen, Nachweise oder Bescheinigungen; Seite 9 von 18 d. Bearbeitung eines abrechnungsrelevanten Sachverhalts während eines ruhenden Beschäftigungsverhältnisses. 5) Das bloße Bestehen eines aktiven oder ruhenden Beschäftigungsverhältnisses sowie die ausschließliche Speicherung oder Vorhaltung der Beschäftigtendaten begründen keinen Vergütungsanspruch, sofern im jeweiligen Kalendermonat keine der in Nr. 4) genannten Leistungen erbracht wird. Korrekturen oder Wiederholungsabrechnungen, die aufgrund eines von der/dem Auftragnehmenden zu vertretenden Fehlers erforderlich werden, werden nicht gesondert vergütet . 5) Rechnungen sind nach Kosten - und Leistungsarten nachvollziehbar aufzuschlüsseln. Bei monatlichen Leistungen ist die Anzahl der abgerechneten Beschäftigten und die jeweilige Abrechnungsgrundlage auszuweisen. Die Rechnungsstellung erfolgt in dem von der Auft raggeberin vorgegebenen elektronischen Rechnungsformat. Die Auftraggeberin teilt Übertragungsweg und sonstige erforderliche Rechnungsangaben rechtzeitig mit . 6) Die Rechnungsstellung erfolgt grundsätzlich jeweils zum Monatsende, zahlbar innerhalb von 30 Kalendertagen nach Zugang der Rechnung bei der Auftraggeber in brutto ohne Abzug. Der Rechnungsbetrag ist auf das in der Rechnung angegebene Konto der/ des Auftragnehme nden zu überweisen. 7) Die Rechnungsstellung erfolgt in einem der ERechV konformen Format. Rechnungen, welche diesen Anforderungen nicht genügen, sind nicht geeignet, einen Verzug gem. 286 BGB zu begründen. 9 Preisgleitung 1) Die im Preisblatt vereinbarten Preise für die laufenden Leistungen bleiben bis einschließlich 31.12.2030 unverändert. Eine Anpassung ist erstmals mit Wirkung zum 01.01.2031 und anschließend jeweils nach Ablauf weitere r 12 Monate zulässig . 2) Berechnungsgrundlage für die indexbasierte Anpassung ist der vom Statistischen Bundesamt veröffentlichte Index der Arbeitskosten insgesamt im Produzierenden Gewerbe und Dienstleistungsbereich, Deutschland, 2020 = 100 oder dessen amtlicher Nachfolgeindex. 3) Die Anpassung richtet sich nach dem Arbeitskostenindex (AKI), bekannt gegeben vom Statistischen Bundesamt: https://www.destatis.de/DE/Themen/Arbeit/Arbeitskosten - Lohnnebenkosten/Tabellen/arbeitskostenindex -jahre.html 4) Bei einem Anpassungsverlangen ist der zuletzt veröffentlichte Arbeitskostenindex heranzuziehen und anzugeben (Indexwert Anpassung n). Seite 10 von 18 5) Der Preis wird nach einem Anpassungsverlangen um den Änderungsbetrag angepasst. Dieser wird wie folgt berechnet: Angebotspreis A x Indexwert Anpassung n - Angebotspreis A = Änderungsbetrag Indexwert A 6) Die/ Der Auftragnehme nde hat die Preisanpassung nach Absatz 5 in seinem Anpassungsverlangen für jeden anzupassenden Preis darzustellen. 7) Eine Preisanpassung nach dieser Regelung erfolgt nur, wenn der Änderungsbetrag größer als 3 % des Angebotspreises A ist. Der Änderungsbetrag wird begrenzt auf 10 % des Angebotspreises A. 10 Verzug 1) Für den Verzug der Vertragsparteien gelten die gesetzlichen Vorschriften, soweit dieser Vertrag keine speziellere Regelung enthält. Sind Leistungsfristen oder Termine kalendermäßig bestimmt, tritt Verzug nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften ohne geso nderte Mahnung ein . 2) Erkennt die/der Auftragnehmende, dass ein vereinbarter Leistungs - oder Zahlungstermin gefährdet ist, hat sie/er die Auftraggeberin unverzüglich in Textform über Ursache, voraussichtliche Dauer, betroffene Leistungen und die eingeleiteten Gegenmaßnahmen zu unterrichten. Die Anzeige entbindet nicht von der Verpflichtung, alle zumutbaren Maßnahmen zur Einhaltung des Termins zu treffen . 3) Soweit eine Verzögerung nachweislich ausschließlich auf einem von der Auftraggeberin zu vertretenden Umstand oder auf höherer Gewalt beruht, verlängern sich die betroffenen Leistungsfristen um den tatsächlich verursachten Zeitraum. Die/Der Auftragnehmende bleibt zur Schadensminderung und unverzüglichen Information verpflichtet . 1 1 Gewährleistung 1) Entspricht eine erbrachte Leistung nicht den vertraglichen Anforderungen, hat die/der Auftragnehmende den Fehler unverzüglich nach Kenntniserlangung und innerhalb einer von der Auftraggeberin gesetzten angemessenen Frist zu korrigieren. Bei zahlungs -, meld e- oder fristrelevanten Fehlern ist die Korrektur mit höchster Priorität und erforderlichenfalls durch ein geeignetes Ersatzverfahren vorzunehmen . 2) Die Korrektur umfasst insbesondere erforderliche Wiederholungsabrechnungen, Korrekturmeldungen, Berichtigungen von Zahlungsdateien, Nachberechnungen und die Information der Auftraggeberin über Ursache, Auswirkungen und getroffene Maßnahmen . Seite 11 von 18 3) Sämtliche Kosten einer Korrektur, die aufgrund einer von der/dem Auftragnehmenden zu vertretenden Pflichtverletzung erforderlich wird, trägt die/der Auftragnehmende. Die Auftraggeberin ist nicht verpflichtet, fehlerhafte Leistungen oder hierdurch verursach te Mehrleistungen gesondert zu vergüten . 4) Die Rechte der Auftraggeberin auf Schadensersatz, Minderung, Kündigung aus wichtigem Grund und sonstige gesetzliche oder vertragliche Rechte bleiben unberührt. Eine Freigabe von Abrechnungsergebnissen oder des produktiven Betriebs schließt Ansprüche wegen nicht erkennbarer Fehler nicht aus . 1 2 Ersatzvornahme 1) Kommt die/der Auftragnehmende einer fälligen Pflicht zur Leistungserbringung oder Fehlerkorrektur trotz angemessener Fristsetzung nicht ordnungsgemäß nach, kann die Auftraggeberin die erforderliche Leistung selbst erbringen oder durch Dritte erbringen lass en. Einer Fristsetzung bedarf es nicht, wenn sofortiges Handeln zur Vermeidung einer verspäteten Entgeltauszahlung, einer Fristversäumnis oder eines sonstigen erheblichen Schadens erforderlich ist oder die Fristsetzung gesetzlich entbehrlich ist . 2) Die/Der Auftragnehmende hat die Ersatzvornahme zu unterstützen und die hierfür erforderlichen Daten, Unterlagen, Zugänge und Informationen unverzüglich bereitzustellen . 3) Soweit die Voraussetzungen des Absatzes 1 auf einer von der/dem Auftragnehmenden zu vertretenden Pflichtverletzung beruhen, ersetzt sie/er der Auftraggeberin die erforderlichen und angemessenen Kosten der Ersatzvornahme. Weitergehende Ansprüche bleiben unb erührt . 1 3 Haftung, Versicherung 1) Für die Haftung der/ des Auftragnehme nden gelten die gesetzlichen Vorschriften. Die/ Der Auftragnehme nde haftet für Personen - und Sachschäden, die durch sie/ ihn oder ihren/ seinen Mitarbeit enden oder anderen eingesetzten Erfüllungsgehilfen bei der Erfüllung der vertraglichen Leistungen schuldhaftverursacht werden. 2) Wird die Auftraggeberin wegen einer von der/dem Auftragnehmenden zu vertretenden Pflichtverletzung von Dritten berechtigt in Anspruch genommen, stellt die/der Auftragnehmende sie von diesen Ansprüchen und den erforderlichen angemessenen Kosten der Rechtsve rteidigung frei. Die Auftraggeberin informiert die/den Auftragnehmende/n unverzüglich über die Inanspruchnahme und gibt ihr/ihm Gelegenheit, an der Abwehr oder Erledigung des Anspruchs mitzuwirken. Anerkenntnisse und Vergleiche werden nur im gegenseitigen Einvernehmen geschlossen, soweit dies der Auftraggeberin zumutbar ist . Seite 12 von 18 3) Die Auftraggeberin haftet nach den gesetzlichen Vorschriften bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Zwingende gesetzliche Haftungstatbestände bleiben unberührt. 4) Die/ Der Auftragnehme nde hat vor Beginn ihrer/ seiner Tätigkeit über folgende Risiken und unter folgenden Mindestdeckungssummen Versicherungen abzuschließen und bis zur Beendigung dieses Vertrages aufrecht zu erhalten: Sachschäden EUR 5.000.000,00; Personenschäden je Einzelfall EUR 5.000.000,00, bis zu einer Gesamthöhe in Höhe von EUR 5.000.000,00; Vermögensschäden EUR 2.000.000,00; Datenschutz -/Cyberrisiken EUR 2.000.000,00 Die/ Der Auftragnehme nde hat den Abschluss der Versicherung de r Auftraggeber in auf Verlangen schriftlich nachzuweisen. D ie Auftraggeber in kann jederzeit den Nachweis verlangen, dass die Versicherung noch besteht und die entsprechenden Prämien gezahlt wurden. 5) Der Versicherungsschutz ist vor Beginn der Leistungserbringung und danach auf Verlangen, mindestens jedoch einmal jährlich, durch eine Bestätigung des Versicherers nachzuweisen. Änderungen, Einschränkungen oder der Wegfall des Versicherungsschutzes sind de r Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen. Die Versicherungssummen begrenzen die gesetzliche oder vertragliche Haftung nicht. 1 4 Geheimhaltung/Datenschutz 1) Die Parteien behandeln alle ihnen im Zusammenhang mit diesem Vertrag bekannt werdenden, als vertraulich gekennzeichneten oder nach den Umständen als vertraulich erkennbaren Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie ausschließli ch zur Durchführung dieses Vertrages. Die Verpflichtung gilt auch nach Vertragsende fort . 2) Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die nachweislich bereits allgemein bekannt oder der empfangenden Partei rechtmäßig bekannt waren, von einem berechtigten Dritten ohne Geheimhaltungspflicht erlangt, unabhängig entwickelt oder aufgrund gesetzlicher, gerichtlicher oder behördlicher Verpflichtung offengelegt werden. Soweit zulässig, ist die andere Partei vor einer verpflichtenden Offenlegung zu informieren . Seite 13 von 18 3) Die/Der Auftragnehmende verpflichtet alle zur Vertragserfüllung eingesetzten Personen vor Beginn ihrer Tätigkeit in nachweisbarer Form auf Vertraulichkeit und stellt sicher, dass die Verpflichtung auch nach Beendigung ihres Einsatzes fort besteh t. 4) Soweit die/der Auftragnehmende personenbezogene Daten im Auftrag der Auftraggeberin verarbeitet, gilt die als Anlage beigefügte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Bei Widersprüchen zwischen dieser Vereinbarung und den sonstigen Vert ragsbestandteilen gehen die Regelungen der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung für datenschutzrechtliche Sachverhalte vor . 5) Datenschutz - oder Informationssicherheitsvorfälle, die personenbezogene Daten oder die Leistungserbringung betreffen können, sind der Auftraggeberin unverzüglich nach Bekanntwerden nach Maßgabe der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zu melden. Die/Der A uftragnehmende unterstützt die Auftraggeberin bei der Erfüllung gesetzlicher Melde -, Informations - und Nachweispflichten . 6) Nach Vertragsende sind Daten und Unterlagen nach Maßgabe des 17 und der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zurückzugeben oder zu löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Gesetzlich aufzubewahrende Daten sind für andere Zwecke zu sperren und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu löschen. Die Löschung ist in Textform zu bestätigen . 1 5 Vertragsübernahme 1) Die Übertragung der Parteistellung oder die vollständige oder teilweise Übernahme der aus diesem Vertrag resultierenden Rechte und Pflichten durch einen Dritten ist nur mit vorheriger Zustimmung der Auftraggeberin in Textform und im Rahmen der vergaberecht lich zulässigen Voraussetzungen zulässig . 2) Die Einschaltung oder der Austausch von Unterauftragnehmenden für wesentliche Teile der Leistung bedarf der vorherigen Zustimmung der Auftraggeberin in Textform. Die Zustimmung darf aus sachlichem Grund verweigert werden. Für Unterauftragsverarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten, gelten zusätzlich die Regelungen der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. 3) Die/Der Auftragnehmende bleibt für die vertragsgemäße Leistungserbringung durch Unterauftragnehmende und sonstige Erfüllungsgehilfen in vollem Umfang verantwortlich. Pflichten aus diesem Vertrag sind den eingesetzten Unternehmen in entsprechendem Umfang au fzuerlegen. 4) Änderungen in der Eigentümer - oder Kontrollstruktur der/des Auftragnehmenden, die die Eignung, Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit oder vergaberechtliche Seite 14 von 18 Zulässigkeit der Vertragsfortführung beeinträchtigen können, sind der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen. 1 6 Inkraft treten, Vertragslaufzeit und Kündigung 1) Der Vertrag tritt mit Erteil ung des Zuschlags in Kraft. 2) Die Implementierungsphase beginnt zu dem von der Auftraggeberin festgelegten und der/dem Auftragnehmenden in Textform mitgeteilten Zeitpunkt, spätestens jedoch am 11.09.2026. Die für die Implementierungsphase m aß geblichen Termine, Fristen und Meilensteine ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung . 3) Die produktive Erbringung der laufenden Leistungen zur Entgeltabrechnung und Entgeltauszahlung beginnt am 01.01.2027. Die Grund laufzeit der produktiven Leistungserbringung endet mit Ablauf des 31.12.2030. 4) Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf der Grundlaufzeit a utomatisch um jeweils ein weiteres Jahr , sofern die Auftraggeberin der Verlängerung nicht spätestens 6 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit in Textform widerspricht . Die automatische Verlängerung ist auf zwei Verlängerungszeiträume von jeweils einem Jahr begrenzt. Der Vertrag endet spätestens mit Ablauf des 31.12.2032 , ohne dass es einer gesonderten Kündigung oder sonstigen Erklärung bedarf. Im Falle der nach vorstehend Satz 1 geregelten Verlängerung dieses Vertrages gelten alle in diesem Vertrag geregelten Rechte und Pflichten bis zum Ende der Vertragsverlängerung weiter. 5) Jede Vertragspartei kann den Vertrag aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist kündigen. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn der kündigenden Partei unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Fortsetzung des Vertrags bis zum vereinbarten Ende nicht zugemutet werden kann. 6) Beruht der wichtige Grund auf einer Vertragspflichtverletzung, ist die Kündigung grundsätzlich erst nach erfolglosem Ablauf einer angemessenen Frist zur Abhilfe oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig. Einer Fristsetzung oder Abmahnung bedarf es nicht, we nn sie gesetzlich entbehrlich ist. 7) Ein wichtiger Grund für die Auftraggeberin liegt insbesondere vor bei wiederholten oder schwerwiegenden Fehlern der Entgeltabrechnung oder Entgeltauszahlung, wiederholter Überschreitung wesentlicher Leistungsfristen, schwerwiegenden Datenschutz - oder Infor mationssicherheitsverstößen, unzulässiger Verwendung eingezogener Beträge oder dem Wegfall einer für die Leistungserbringung erforderlichen Erlaubnis, Registrierung oder Qualifikation. Seite 15 von 18 1) Die Kündigung bedarf der Textform. Das Recht zur Kündigung nach zwingenden gesetzlichen oder vergaberechtlichen Bestimmungen bleibt unberührt. 1 7 Vertragsbeendigung und Exit - Management 1) Die Parteien bereiten die geordnete und unterbrechungsfreie Überleitung der Entgeltabrechnung auf die Auftraggeberin oder einen von ihr benannten Nachfolgedienstleister rechtzeitig vor. Bei regulärem Vertragsende beginnt die Exit - Phase spätestens sechs Mon ate vor Vertragsende; bei außerordentlicher Vertragsbeendigung unverzüglich nach Zugang der Kündigung. 2) Die/Der Auftragnehmende erstellt innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Beginn der Exit - Phase gemeinsam mit der Auftraggeberin einen verbindlichen Übergabeplan mit Terminen, Verantwortlichkeiten, Datenformaten, Testschritten, Ansprechpartnern und Eskalations wegen. 3) Spätestens drei Monate vor dem regulären Vertragsende stellt die/der Auftragnehmende einen vollständigen testfähigen Datenbestand in dem vereinbarten strukturierten und maschinenlesbaren Format einschließlich Datenbeschreibung und erforderlicher Verfahrens - und Schnittstellendokumentation zur Verfügung. Nach dem letzten produktiven Abrechnungslauf erfolgt innerhalb von zwei Arbeitstagen eine abschließende Differenzdatenlieferung. 4) Die Datenübergabe erfolgt verschlüsselt und umfasst alle von der/dem Auftragnehmenden verarbeiteten oder geführten abrechnungsrelevanten Stamm -, Bewegungs -, Historien -, Steuer -, Sozialversicherungs -, Zusatzversorgungs -, Pfändungs - und Zahlungsdaten sowie d ie nach der Leistungsbeschreibung erforderlichen Dokumentationen. Eine ausschließliche Bereitstellung als PDF genügt nicht. 5) Die/Der Auftragnehmende unterstützt die Auftraggeberin und den Nachfolgedienstleister während der Exit - Phase bei Testimporten, fachlichen Rückfragen und bis zu zwei vereinbarten Parallel - oder Vergleichsabrechnungen. Der im Preisblatt festgelegte Leistungs umfang und die dort ausgewiesene Vergütung gelten abschließend. Darüber hinausgehende Leistungen bedürfen einer vorherigen Beauftragung in Textform zu den im Preisblatt festgelegten Stundensätzen. 6) Nach Vertragsende unterstützt die/der Auftragnehmende für höchstens drei Monate bei Rückfragen und bei der Korrektur von Sachverhalten, die während der Vertragslaufzeit entstanden sind. Eine produktive Fortführung der laufenden Entgeltabrechnung nach Vertr agsende ist hiervon nicht umfasst. Sie bedarf einer gesonderten, bereits in den Vergabeunterlagen vorgesehenen und bepreisten Option. Seite 16 von 18 7) Ein Zurückbehaltungsrecht an personenbezogenen oder abrechnungsrelevanten Daten, Zahlungsnachweisen und zur Fortführung erforderlichen Dokumentationen ist ausgeschlossen. Gesetzliche Rechte an sonstigen Unterlagen bleiben unberührt, soweit die unterbrechun gsfreie Fortführung nicht beeinträchtigt wird. 8) Nach bestätigter vollständiger Datenübertragung löscht die/der Auftragnehmende die bei ihr/ihm verbliebenen personenbezogenen Daten nach Maßgabe der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Löschung ist in Textform zu bestätigen. 1 8 Migration und Systemübernahme 1) Die/Der Auftragnehmende übernimmt die in der Leistungsbeschreibung bezeichneten abrechnungsrelevanten Daten aus den von der Auftraggeberin oder dem bisherigen Dienstleister bereitgestellten Datenbeständen und überführt sie in das für die produktive Leistun gserbringung eingesetzte System . 2) Die/Der Auftragnehmende prüft die bereitgestellten Daten im vereinbarten Umfang auf Vollständigkeit, technische Verarbeitbarkeit, Plausibilität und erkennbare Widersprüche. Festgestellte Mängel oder fehlende Daten sind der Auftraggeberin unverzüglich in ei ner nachvollziehbaren Fehler - und Klärungsliste mitzuteilen . 3) Die/Der Auftragnehmende ist für die ordnungsgemäße Übernahme und Verarbeitung der im vereinbarten Format bereitgestellten Daten verantwortlich. Sie/Er haftet nicht für Fehler oder Unvollständigkeiten der Ausgangsdaten, die nicht von ihr/ihm verursacht wurd en und auch bei Durchführung der vereinbarten Prüf - und Plausibilitätsmaßnahmen nicht erkennbar waren. Die Haftung für die Verletzung eigener Prüf -, Hinweis - und Verarbeitungspflichten bleibt unberührt . 4) Vor Aufnahme des produktiven Betriebs sind mindestens zwei Test - und mindestens eine Parallelabrechnungen nach den Vorgaben der Leistungsbeschreibung durchzuführen. Abweichungen sind zu analysieren, zu dokumentieren und vor Aufnahme des produktiven Betriebs zu beheben oder mit Zustimmung der Auftraggeberin in einem verbindlichen Maßnahmenp lan zu regeln . 5) Die Implementierungsphase ist abgeschlossen, wenn die in der Leistungsbeschreibung festgelegten Implementierungsleistungen einschließlich Datenübernahme, Einrichtung, Test - und Parallelabrechnungen vollständig erbracht und die dort festgelegten Voraussetzu ngen für die Aufnahme des produktiven Betriebs erfüllt sind . 6) Der produktive Betrieb darf erst nach Freigabe durch die Auftraggeberin in Textform aufgenommen werden. Die Freigabe stellt keine rechtsgeschäftliche Abnahme dar Seite 17 von 18 und schränkt Ansprüche wegen nicht erkennbarer Fehler oder sonstiger Pflichtverletzungen nicht ein. 7) Die Vergütung der Implementierungsphase richtet sich ausschließlich nach 8 und dem Preisblatt. 1 9 Schriftform Jede Änderung und Ergänzung dieses Vertrages bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform, dies gilt auch für eine Vereinbarung über den Verzicht auf das Schriftformerfordernis. 20 Salvatorische Klausel 1) Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt . 2) An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften. Soweit keine gesetzliche Regelung besteht, werden die Parteien eine wirksame und durchführbare Regelung vereinbaren, die dem mit der unwirksamen oder undur chführbaren Bestimmung verfolgten wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommt, ohne die vergaberechtlichen Grenzen einer Vertragsänderung zu überschreiten . 3) Entsprechendes gilt für unbeabsichtigte Regelungslücken . 2 1 Gerichtsstand Gerichtsstand für alle aus und/oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag auftretenden gerichtlichen Auseinandersetzungen ist soweit sich nicht aus zwingenden gesetzlichen Bestimmungen Abweichendes ergibt Berlin . 2 2 Ausfertigungen Es existieren 2 schriftliche Ausfertigungen dieser Vereinbarung. Die Vertragspartner bekennen, je eine schriftliche Ausfertigung dieser Vereinbarung erhalten zu haben. Seite 18 von 18 Anlagen zum Vertrag: Anlage 1 Leistungsbeschreibung der Auftraggeberin Anlage 2 finales Preisblatt der/des Auftragnehmenden Anlage 3 Bieterfragen Anlage 4 Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung der Auftraggeberin Anlage 5 Umsetzungs konzept der/des Auftragnehmenden Anlage 6 Notfallkonzept der/des Auftragnehmenden Anlage 7 Datenschutz und Datensicherheitskonzept der/des Auftragnehmenden Berlin, Datum Ort, Datum Dr. Helge Heidemeyer Titel, Vor - und Nachname Direktor Funktion Gedenkstätte Berlin -Hohenschönhausen Stiftung des öffentlichen Rechts Firma Auftraggeberin Auftragnehmende /r Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Stiftung-Gedenkstaette-Berlin-Hohenschoenhausen/2026/07/6579929.html Data Acquisition via: p8000000 |
